1С:Документооброт 8 - внедрение системы

Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)

Очень часто у руководителя нет точных ответов на такие простые вопросы:

• Какие поручения даны и кому?
• Какие из них выполнены, не выполнены, просрочены?
• Кто следит за исполнением поручений? Как он это делает?
• Как руководитель узнает, что по его поручениям что-то идет не так?
• Все ли исполнители в курсе, какие поручения им были выданы?

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.

Работа с задачами и контроль исполнения в 1С:Документооборот 3.0

скачать презентацию доклада

Задачи исполнения и согласования в 1С Документооборот 3.0

Что стало лучше и удобнее в 1С:Документооборот 3.0?

Выполнение длительных задач, неотработанные документы в 1С:Документооборот 3.0

Демонстрация новых возможностей работы с задачами в 1С:Документооборот 3.0.

Контроль исполнительской дисциплины

Как за 5 дней с минимальными затратами начать контролировать выполнение задач?

Состав работ, проводимых специалистами ГК "СофтБаланс" в рамках данного кейса:

• определение видов поручений и процессов их обработки;

• определение видов поручений и задач;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи", "Организации", "Структура предприятия");

• настройка маршрутов обработки поручений;

• настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;

• тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.

Результат: программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.

Автоматизация канцелярии (делопроизводства)

Кейс по автоматизации канцелярии на базе 1С:Документооборот 8 позволяет вести учет входящей и исходящей корреспонденции (писем, претензий, уведомлений, запросов и т.д.). Идеальное решение, если:

• важные документы остаются необработанными или неотправленными;
• на подпись к руководству попадают незначительные документы, а важные остаются без рассмотрения;
• документы теряются или залеживаются на столах сотрудников;
• нет четкого понимания, какие операции нужно провести с тем или иным документом;
• на обработку и поиск документов уходит много времени.

Входящая корреспонденция в 1С Документооборот 3.0

Что изменилось в процессе рассмотрения входящей корреспонденции в 1С:Документооборот редакции 3.0. Обзор и демонстрация в программе.

1С Документооборот 3.0 входящие, исходящие, внутренние документы

Развитие механизмов обработки документов в 1С:Документооборот редакции 3.0. Обзор и демонстрация в программе.

Автоматизация канцелярии

Как автоматизировать канцелярию (учет корреспонденции, делопроизводство) за 5 дней?

Состав работ, проводимых специалистами ГК "СофтБаланс" в рамках данного кейса:

• определение видов поручений и процессов их обработки;

• определение видов поручений и задач;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи", "Организации", "Структура предприятия");

• настройка маршрутов обработки поручений;

• настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;

• тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.

Результат: определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.

Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

Кейс направлен на оптимизацию процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации. Использование 1С:Документооборота позволяет:

• существенно сократить время ознакомления с приказами и распоряжениями;
• легко контролировать исполнение приказов и распоряжений;
• сократить время и трудозатраты на подготовку и согласование организационно-распорядительной документации;
• снизить риски утраты и порчи документов;
• повысить исполнительскую дисциплину.

Мастер-класс по работе с организационно-распорядительной документацией

Настройка "1С:Документооборот 8" для работы с ОРД; Автоматическое заполнение шаблонов приказов; Исполнение ОРД, ознакомление сотрудников с ОРД; Виды электронных подписей. Законодательное регулирование электронного документооборота.

Переход ЛГУ им. А.С. Пушкина на электронные приказы, 1С ЭЦП

Интеграция 1С:Документооборот государственного учреждения с 1С:Университет и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Состав работ, проводимых специалистами ГК "СофтБаланс" в рамках данного кейса:

• определение видов организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, постановления, инструкции), определение шаблонов типовых форм;

• определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;

• подготовка отчета о предпроектном обследовании в части работы с организационно-распорядительными документами;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи", "Организации", "Структура предприятия", "Виды документов");

• настройка шаблонов организационно-распорядительных документов;

• настройка маршрутов движения организационно-распорядительных документов; тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с организационно-распорядительными документами в программе;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе.

Результат: определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой

Учет совещаний (мероприятий)

Кейс необходим организациям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:

• подготовка к совещаниям и мероприятиям занимает очень много времени;
• согласование программы мероприятия проходит долго, регламенты согласования не соблюдаются;
• решения, принятые на совещаниях, часто теряются;
• материалы, подготовленные к совещаниям, нигде не сохраняются, и потом сложно установить, исходя из какой информации на совещании было принято то или иное решение. 

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• определение видов совещаний и мероприятий;

• определение маршрутов согласования программ мероприятий;

• подготовка отчета о предпроектном обследовании;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи", "Организации", "Структура предприятия", "Виды мероприятий", "Помещения и территории");

• настройка маршрутов согласования;

• тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с мероприятиями;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями.

Результат: определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, пользователи обучены работе с системой.

Организация внутренней почты

Почтовый клиент 1С:Документооборот прост и удобен в использовании, это лучшее решение в случае, когда:

• нет возможности использовать привычные почтовые программы вроде MS Outlook (например, в ситуации импортозамещения);
• необходимо всю переписку хранить в единой базе;
• есть риск потерять информацию при увольнении сотрудника.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• настройка почтового клиента 1С:Документооборот;

• обучение сотрудников работе с почтой;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом.

Результат: программа настроена для приема/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с системой.

Управление проектами

Под проектом можно понимать любую деятельность в компании, которая имеет ограничения по времени и ресурсам (например, офисный переезд, организация корпоратива или специализированной выставки, внедрение ПО). В результате запуска кейса:

• повышается исполнительская дисциплина;
• в любой момент можно провести анализ исполнения проекта;
• исполнители проекта всегда в курсе своих задач, поэтому вероятность завершения проекта повышается в 2-3 раза;
• снижается риск превышения бюджета проекта. 

Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• определение видов проектов;

• определение контрольных точек проектов;

• подготовка отчета о предпроектном обследовании в части управления проектами;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников "Пользователи", "Организации", "Структура предприятия", "Виды проектов", "Шаблоны контрольных точек");

• настройка видов проектов;

• тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников проектной работе в программе;

• подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами.

Результат: программа настроена для управления проектами, пользователи обучены работе с системой.

Организация архива документов, файлового хранилища

Использование 1С:Документооборота в качестве файлового хранилища позволяет:

• сократить время поиска документов в 10 раз благодаря полнотекстовому поиску;
• хранить все файлы и документы в одном месте;
• четко разграничить права доступа к документам;
• хранить версии файлов, просматривать историю их изменения;
• сократить риски утери и порчи документов.

Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• определение структуры хранения информации;

• определение прав доступа к файлам и документам;

• подготовка отчета о предпроектном обследовании в части хранения файлов и документов;

• ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Файлы»);

• настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;

• тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с файлами в программе;

• подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами

Результат: определена структура и параметры хранения файлов, пользователи обучены работе с системой.

Учет рабочего времени и трудозатрат, отсутствий сотрудников

Запуск этого кейса позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу. 1С:Документооборот позволяет:

• вести хронометраж выполнения задач;
• вести ежедневные отчеты по работам;
• учитывать отсутствия сотрудников;
• вести календарь событий;
• анализировать трудозатраты на выполнение задач.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;

• обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;

• подготовка пошаговой инструкции для пользователей.

Результат: программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.

Работа с претензиями, обращения граждан

Обработка претензий – это обособленный процесс, требующий особого контроля и учета. Запуск данного кейса позволит:

• хранить всю информацию по претензиям в одном месте;
• быстро находить любое письмо или файл;
• увидеть на каком этапе находится обработка той или иной претензии;
• упростить и ускорить процесс реагирования на обращения.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

• определение видов претензий (обращений граждан), ознакомление с регламентными документами по работе с претензиями (обращениями граждан);

• определение маршрутов обработки претензий (обращений граждан);

• настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

• тестовое создание претензий (обращений граждан), проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с претензиями (обращениями граждан) в программе;

• подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе с претензиями (обращениями граждан).

Результат: определены виды обращений, определены и настроены маршруты обработки претензий, пользователи обучены работе с программой.

Служебные записки

Состав работ, проводимых специалистами ГК "СофтБаланс" в рамках кейса "Служебные записки":

• определение видов служебных записок (служебные, объяснительные, докладные записки, заявки), ознакомление с регламентными документами по работе со служебными записками;

• определение маршрутов обработки служебных записок;

• настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

• тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе со служебными записками в программе;

• подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со служебными записками.

Результат: определены и настроены виды документов (служебные, докладные, объяснительные записки, внутренние заявки), настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой.

Служебные записки

Перевод служебных записок в электронный вид:

• Готовность предприятия отказаться от бумажной формы документа.
• Настройка 1С:Документооборот 8 для работы со служебными записками.
• Регистрация служебных записок.
• Контроль исполнения.

Заявки на оплату

Состав работ, проводимых специалистами ГК "СофтБаланс" в рамках кейса "Заявки на оплату":

• определение видов заявок на оплату, ознакомление с регламентными документами по работе с заявками на оплату;

• определение маршрутов обработки заявок на оплату;

• настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

• тестовое создание заявок, проверка работоспособности модели;

• обучение сотрудников работе с заявками на оплату в программе;

• подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со заявками на оплату.

Результат: определены и настроены виды заявок, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой