УК «Соло»

Цели и задачи проекта:

• Устранение ошибок, связанных с потерей документов;
• Установление контроля над сроками исполнения и согласования документов;
• Повышение эффективности работы с документами;
• Упорядочение хранения накопленных внутренних документов;
• Систематизация входящих и исходящих документов.

Ключевые результаты:

• Внедрение программного продукта «1С:Документооборот»;
• Формализованы существующие процессы документооборота в компании;
• Построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации «1С:Документооборот»;
• Проработана структура справочной информации;
• Разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов;
• Произведено первичное обучение пользователей работе в системе;
• Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются секретариатом в единой информационной системе, что обеспечило упорядоченный ввод документов. Для учета документов разработана классификация видов документов, в соответствии с которой документам присваиваются уникальные номера;
• Входящие и исходящие документы имеют привязку к контрагенту, что позволяет сотрудникам быстро "поднять" всю историю переписки по контрагенту;
• Для хранения внутренних документов разработан иерархический справочник в соответствии с подразделениями и видами внутренних документов, что позволило систематизировать весь архив документов;
• Разработаны шаблоны бизнес-процессов для разных видов документов, и в соответствии с этими шаблонами автоматизированы процедуры согласования, исполнения и ознакомления сотрудников с документами. Автоматизация соответствующих процедур обеспечила соблюдение исполнительской дисциплины;
• Возможности полнотекстового поиска данных позволяют любому сотруднику оперативно находить и получать требуемую информацию;
• Возможности гибкой настройки прав доступа позволили разграничить доступ пользователей к документам и задачам по нескольким параметрам, например, по видам документов, грифам секретности, авторам задач, принадлежности документа подразделению.