Пять условий успешного проекта

Потребность в получении корпоративной информационной системы может быть удовлетворена двумя способами: путем внедрения типового программного продукта либо путем создания и внедрения уникальной информационной системы.

Особенности внедрения типовой системы:

• бизнес-процессы предприятия структурируются под типовой программный продукт;
• обновление системы происходит стандартным способом, что уменьшает стоимость владения системой;
• стоимость внедрения меньшая в сравнении с нетиповой системой.

Особенности внедрения нетиповой системы:

• типовой программный продукт модифицируется под бизнес-процессы предприятия в той мере, в какой это необходимо;
• обновление системы происходит путем перенесения сделанных в ней настроек в новые редакции, выпускаемые производителем;
• в результате внедрения заказчик получает уникальную систему, становящуюся конкурентным преимуществом компании на рынке.

В обоих случаях, заказчику необходимо учитывать множество факторов. На основе нашего опыта внедрений, мы постарались выделить наиболее важные условия, соблюдение которых необходимо для успешной реализации проекта.

Факторы успеха

Назначение руководителя проекта со стороны заказчика

Руководитель проекта со стороны заказчика играет важную роль в реализации проекта. Он обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников обеих сторон проекта, участвует в разработке и согласовании проектных работ. К основным функциям руководителя проекта со стороны заказчика относятся:

• участие в постановке задач внедрения информационной системы;
• планирование загрузки ресурсов заказчика;
• планирование и контроль бюджета проекта;
• контроль выполнения плана и подготовка отчетов о ходе проекта;
• контроль качества работы исполнителя;
• участие в подготовке и согласовании проектной документации;
• информирование руководителя проекта со стороны исполнителя и управляющего комитета проекта о ходе работ;
• контроль выполнения решений управляющего комитета проекта.

Значимость роли руководителя проекта со стороны заказчика обусловливает необходимость его назначения. При несоблюдении этого условия, например, в случае распределения функций руководителя проекта между несколькими сотрудниками заказчика, ответственность перекладывается с одного сотрудника на другого, что значительно снижает эффективность работы.

Наделение руководителя проекта со стороны заказчика необходимыми полномочиями

Стоит упомянуть о ситуациях, в которых у назначенного руководителя проекта отсутствуют реальные полномочия. В этом случае возникают трудности в принятии решений (долгое согласование любых вопросов), и вследствие чего - затягивание сроков проекта.

Поэтому руководителя проекта необходимо наделять полномочиями, достаточными для принятия решений по ходу проекта.

Учитывание интересов всех функциональных подразделений компании

По нашему опыту, в процессе внедрения проектов в компаниях с несколькими функциональными отделами, возникает конкуренция между смежными подразделениями. Она выражается в естественном желании получить большее влияние на распределение ресурсов (денежных и людских) и на принятие решений. В качестве примера можно привести: бухгалтерию и планово-экономический отдел, отдел продаж и производство.

Для успешного внедрения системы на смежных подразделениях, необходимо выяснять и учитывать интересы каждого из них.

Структурирование бизнес-процессов либо «лоскутная» автоматизация

На момент принятия решения о внедрении информационной системы, бизнес-процессы компании могут оказаться неструктурированными. Причиной может быть рост компании, при котором изменения опережают реакцию на эти изменения - структуризацию. Либо руководство сознательно скрывает структуру своего бизнеса от конкурентов.

В таком случае развитие проекта зависит от того, какие виды учета решено автоматизировать. Если автоматизация происходит поэтапно и для отдельных участков (например, бухгалтерского учета, заработной платы, складского учета), то структуризация бизнес-процессов необязательна. Однако она необходима в случае внедрения комплексной системы учета. Скажем, для внедрения бюджетирования, структуру бизнес-процессов нужно понимать.

Поэтому в подобных случаях мы предлагаем описать бизнес-процессы силами наших специалистов (в рамках концептуальной модели), либо внешними аудиторскими компаниями. Если это невозможно, то остается вариант «лоскутной» автоматизации, который тоже имеет место быть.

Реалистичность ожиданий со стороны спонсора проекта

Важным фактором выступает реалистичность ожиданий со стороны спонсора проекта: финансовых и временных. Завышенные ожидания выражаются в нереалистичной оценке стоимости внедрения и времени, необходимого для реализации проекта. Вследствие завышенных ожиданий спонсор проекта может, например, не назначить руководителя проекта, либо не наделить его полномочиями; выделить недостаточно ресурсов и так далее.

Поэтому ожидания спонсора проекта необходимо озвучивать до начала работ над проектом. А также имеет смысл проводить экспертную оценку будущего внедрения.

Мы, как внедряющая компания, исходя из своего опыта и квалификации, можем реалистично оценить финансовые и временные затраты. Даже в случае завышенных ожиданий, мы назовем объем работ, который наши специалисты смогут выполнить за указанное время, и какая цель будет достигнута в итоге. Ожидания будут скорректированы, а эффективность работы - увеличена.

Подведение итогов

Таким образом, для успешного внедрения корпоративной информационной системы необходимо понимать и учитывать следующее:

• внедрение требует серьезного, взвешенного подхода;
• выделяемые ресурсы должны соответствовать поставленным задачам;
• хаос автоматизировать невозможно;
• у проекта должен быть Устав, в котором прописываются все важные моменты (указывается руководитель проекта, его полномочия, схема принятия решений, порядок принятия работ и так далее).

Мы попытались обозначить наиболее важные факторы, исходя из опыта внедрений на предприятиях различного масштаба и отраслей. Учитывая их, вы сможете наиболее эффективно подойти к процессу внедрения корпоративной информационной системы, дать оценку рискам (обозначить пределы нормы для степени риска) и принять взвешенное решение.