Цели и задачи проекта:
Цель проекта – создание электронной информационно-образовательной среды вуза. В рамках проекта необходимо было решить следующе задачи:
-
Обеспечение информационной открытости и соответствия современным образовательным стандартам;
-
Переход на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам для обеспечения бесперебойной работы в условиях дистанционного обучения и пандемии.
-
Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности;
- Переход на единую систему расчёта заработной платы сотрудников с сохранением разделения между головной организацией и филиалами.
До проекта в Университете использовались разрозненные системы в каждом из филиалов. Это были продукты фирмы "1С" и "Парус" в части регламентированного и кадрового учетов. Для организации учебного процесса использовалась система "Парус-Вуз", документооборот автоматизирован не был.
Ключевые результаты:
Создание единой электронной информационно-образовательной среды в Университете обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции между системами позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза.
Автоматизация учета образовательной деятельности университета по разным уровням бюджетов – федеральному и региональному – позволяет быстрее распределять целевые денежные средства. Реализованный при помощи интеграций с Личными кабинетами студента и абитуриента процесс онлайн-согласования договоров на оказание платных образовательных услуг значительно упростил работу юридического отдела вуза.
Использование ЭДО и ЭЦП увеличило эффективность учреждения в плане согласования и подписания Приказов по контингенту и сотрудникам, договоров, служебных записок, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
Для соответствия новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+), а именно для обеспечения информационной открытости, в вузе была внедрена система "1С:Университет ПРОФ", что позволило автоматизировать следующие задачи:
-
Планирование учебного процесса, ведение учебных планов.
-
Учет контингента обучающихся и выпускников.
-
Учет успеваемости обучающихся, формирование документов об образовании, выгрузка в ФРДО.
-
Организация и проведение приемной кампании.
-
Учет платных образовательных услуг.
-
Учет дополнительного профессионального образования.
Выполнена интеграция системы "1С:Университет ПРОФ" с "1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения" (Личный кабинет студента и Личный кабинет преподавателя). Интеграции с Личным кабинетом абитуриента, с ФИС ГИА и Приема, с Суперсервисом "Поступи в вуз онлайн" обеспечивают онлайн формирование рейтинговых списков поступающих.
Также выполнена интеграция "1С:Университете ПРОФ" с "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" в части учета платных образовательных услуг.
Для автоматизации документооборота в Университете внедрена система "1С:Документооборот государственного учреждения".
-
Определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;
-
Заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;
-
Роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;
-
Настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.
Для того, чтобы Университет смог отказаться от бумажных приказов, система "1С:Документооборот государственного учреждения" бесшовно интегрирована с системами "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет ПРОФ". При настройке и доработке системы учитывалась специфика учета в Университете.
Отражение особенностей регистрации приказов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":
-
Добавлен реквизит "Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел" в вид внутреннего документа "1С:ДГУ", что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.
-
Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.
Настройка правил интеграции "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" с "1С:Документооборот государственного учреждения":
-
Определены реквизиты, которые должны заполняться из реквизита объекта "1С:ДГУ" при передаче в "1С:ДГУ". У части реквизитов добавлены правила заполнения из выражения на встроенном языке.
-
Выбран формат файла печатной формы, особое внимание уделено макетам печатным форм приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.
-
Для получение документов из "1С:ДГУ" также определены реквизиты (даты регистрации и регистрационные номера).
-
Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в "1С:ДГУ" после регистрации в формате Word документов из "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ".
Отражение особенностей подписания документов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":
-
Добавлен реквизит "Разрешено многократное подписание" в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа "Табель учета рабочего времени" несколькими участниками.
-
Доработан функционал "1С:ДГУ" и макеты печатных форм Табеля и приказов "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.
-
В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.
Настройка регламентных заданий при бесшовной интеграции:
-
В шаблонах процесса в "1С:ЗКГУ" и "1С:Университет" в регламентном задании "Интеграция с 1С:Документооборотом - Выполнить обмен данными" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 120 и 60 секунд соответственно.
-
В регламентном задании "Формирование сообщений обмена для интегрированных систем" в "1С:ДГУ" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 300 секунд, настроен отложенный старт подписания и проверка подписания ЭЦП.
-
Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в "1С:ЗКГУ" на форму кадровых документов добавлены реквизиты "На подписании" и "Подписан ЭЦП". В правилах интеграции с "1С:ДГУ" определено получение значений по этим реквизитам.
Обмен электронными документами с контрагентами
Особенности учета Университета подразумевают визирование входящей корреспонденции ответственными лицами, поэтому было принято решение обеспечить ЭДО через "1С:ДГУ". Это позволило согласовывать и подписывать входящую корреспонденцию в качестве внутреннего документа, а затем передавать в другие отделы.
Процесс обработки электронных документов от контрагентов выглядит следующим образом:
-
Приём входящих документов во встроенном в "1С:ДГУ" модуле 1С-ЭДО.
-
Формирование документа внутреннего учета на основе входящего.
-
После подписания документ автоматически уходит контрагенту с проставленной отметкой электронной подписи.
Для автоматизации регламентированного учета, планирования и санкционирования расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений, учета закупок в Университете внедрена система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Создана единая автоматизированная информационная система кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП", которая позволяет получать информацию как на уровне отдельных филиалов, так и на уровне учреждения в целом.
Подробнее о данном внедрении
Результаты проекта:
-
Соответствие электронной информационно-образовательной среды Университета новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+) и обеспечение информационной открытости.
-
Хранение документов централизовано, ведется контроль исполнения, согласования и подписания.
-
Обеспечен удобный доступ к документам и поиск необходимой информации.
-
Процессы согласования и подписания документов унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП.
-
Ускорены процессы согласования и подписания приказов – для подписания документов нужен только доступ в систему.
-
Автоматизирован бухгалтерский и налоговый учета, учет по планированию и санкционированию расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений и учет закупок.
-
Информация из разных исторических систем кадрового учета собрана в единую систему, при этом сохранено разделение между головной организацией и филиалами.
-
Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников Университета.
- Снизилось количество использованной бумаги.
