Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Создание электронной информационно-образовательной среды в ЛГУ им. А.С. Пушкина, электронные приказы, 1C ЭЦП

ЛГУ им. А.С. Пушкина
Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Ленинградской области "Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина" — крупнейшее высшее учебное заведение в Ленинградской области. Состоит из головного учреждения и пяти филиалов. Штат университета составляет более 1500 сотрудников.
О проекте
Схемы, скриншоты
Отзыв клиента

Цели и задачи проекта:

Цель проекта – создание электронной информационно-образовательной среды вуза. В рамках проекта необходимо было решить следующе задачи:

  • Обеспечение информационной открытости и соответствия современным образовательным стандартам;

  • Переход на электронное согласование и подписание внутренних приказов по сотрудникам и студентам для обеспечения бесперебойной работы в условиях дистанционного обучения и пандемии.

  • Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности;

  • Переход на единую систему расчёта заработной платы сотрудников с сохранением разделения между головной организацией и филиалами.

До проекта в Университете использовались разрозненные системы в каждом из филиалов. Это были продукты фирмы "1С" и "Парус" в части регламентированного и кадрового учетов. Для организации учебного процесса использовалась система "Парус-Вуз", документооборот автоматизирован не был. 

Ключевые результаты:

Создание единой электронной информационно-образовательной среды в Университете обеспечивает прозрачность учебной деятельности, свободный доступ к необходимой информации как преподавателей, так и студентов, удобное взаимодействие всех участников образовательного процесса. Настроенные интеграции между системами позволяют оперативно обмениваться данными и создают условия для эффективной работы представителей всех структурных подразделений вуза.

Автоматизация учета образовательной деятельности университета по разным уровням бюджетов – федеральному и региональному – позволяет быстрее распределять целевые денежные средства. Реализованный при помощи интеграций с Личными кабинетами студента и абитуриента процесс онлайн-согласования договоров на оказание платных образовательных услуг значительно упростил работу юридического отдела вуза.

Использование ЭДО и ЭЦП увеличило эффективность учреждения в плане согласования и подписания Приказов по контингенту и сотрудникам, договоров, служебных записок, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Для соответствия новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+), а именно для обеспечения информационной открытости, в вузе была внедрена система "1С:Университет ПРОФ", что позволило автоматизировать следующие задачи:

  • Планирование учебного процесса, ведение учебных планов.

  • Учет контингента обучающихся и выпускников.

  • Учет успеваемости обучающихся, формирование документов об образовании, выгрузка в ФРДО.

  • Организация и проведение приемной кампании.

  • Учет платных образовательных услуг.

  • Учет дополнительного профессионального образования.

Выполнена интеграция системы "1С:Университет ПРОФ" с "1С-Битрикс: Внутренний портал учебного заведения" (Личный кабинет студента и Личный кабинет преподавателя). Интеграции с Личным кабинетом абитуриента, с ФИС ГИА и Приема, с Суперсервисом "Поступи в вуз онлайн" обеспечивают онлайн формирование рейтинговых списков поступающих.

Также выполнена интеграция "1С:Университете ПРОФ" с "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" в части обмена информацией о профессорско-преподавательском составе и интеграция с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" в части учета платных образовательных услуг.

Для автоматизации документооборота в Университете внедрена система "1С:Документооборот государственного учреждения". 

  • Определены виды внутренних документов, соответствующие типам приказов по студентам и сотрудникам;

  • Заведены подразделения, пользователи, номенклатура дел;

  • Роли исполнителей в системе закреплены за ответственными сотрудниками;

  • Настроены шаблоны процессов работы с приказами по сотрудникам, студентам и табелю.

Для того, чтобы Университет смог отказаться от бумажных приказов, система "1С:Документооборот государственного учреждения" бесшовно интегрирована с системами "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Университет ПРОФ". При настройке и доработке системы учитывалась специфика учета в Университете. 

Отражение особенностей регистрации приказов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":

  • Добавлен реквизит "Заполнять вопросы деятельности по номенклатуре дел" в вид внутреннего документа "1С:ДГУ", что обеспечивает автоматический подбор номенклатурных дел по выбранному вопросу деятельности.

  • Используется нумератор по формату для сохранения возможности регистрировать приказы прошедшей датой.

Настройка правил интеграции "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" с "1С:Документооборот государственного учреждения":

  • Определены реквизиты, которые должны заполняться из реквизита объекта "1С:ДГУ" при передаче в "1С:ДГУ". У части реквизитов добавлены правила заполнения из выражения на встроенном языке.

  • Выбран формат файла печатной формы, особое внимание уделено макетам печатным форм приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.

  • Для получение документов из "1С:ДГУ" также определены реквизиты (даты регистрации и регистрационные номера).

  • Реализована автоматическая подстановка регистрационного штампа в "1С:ДГУ" после регистрации в формате Word документов из "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ".

Отражение особенностей подписания документов в системе "1С:Документооборот государственного учреждения":

  • Добавлен реквизит "Разрешено многократное подписание" в вид внутреннего документа, что позволяет подписывать документа "Табель учета рабочего времени" несколькими участниками.

  • Доработан функционал "1С:ДГУ" и макеты печатных форм Табеля и приказов "1С:Университет" и "1С:ЗКГУ" для вывода ЭЦП в определенном месте, между должностью и расшифровкой подписи.

  • В шаблонах процессов настроен отложенный старт подписания после регистрации приказа и добавлен этап проверки подписания.

Настройка регламентных заданий при бесшовной интеграции:

  • В шаблонах процесса в "1С:ЗКГУ" и "1С:Университет" в регламентном задании "Интеграция с 1С:Документооборотом - Выполнить обмен данными" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 120 и 60 секунд соответственно.

  • В регламентном задании "Формирование сообщений обмена для интегрированных систем" в "1С:ДГУ" выполнена настройка расписания: каждый день с интервалом 300 секунд, настроен отложенный старт подписания и проверка подписания ЭЦП.

  • Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в "1С:ЗКГУ" на форму кадровых документов добавлены реквизиты "На подписании" и "Подписан ЭЦП". В правилах интеграции с "1С:ДГУ" определено получение значений по этим реквизитам.

Обмен электронными документами с контрагентами

Особенности учета Университета подразумевают визирование входящей корреспонденции ответственными лицами, поэтому было принято решение обеспечить ЭДО через "1С:ДГУ". Это позволило согласовывать и подписывать входящую корреспонденцию в качестве внутреннего документа, а затем передавать в другие отделы.

Процесс обработки электронных документов от контрагентов выглядит следующим образом:

  • Приём входящих документов во встроенном в "1С:ДГУ" модуле 1С-ЭДО.

  • Формирование документа внутреннего учета на основе входящего.

  • После подписания документ автоматически уходит контрагенту с проставленной отметкой электронной подписи.

Для автоматизации регламентированного учета, планирования и санкционирования расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений, учета закупок в Университете внедрена система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Создана единая автоматизированная информационная система кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП", которая позволяет получать информацию как на уровне отдельных филиалов, так и на уровне учреждения в целом. Подробнее о данном внедрении

Результаты проекта:

  • Соответствие электронной информационно-образовательной среды Университета новым образовательным стандартам ФГОС ВПО, ФГОС ВО (3+) и обеспечение информационной открытости.

  • Хранение документов централизовано, ведется контроль исполнения, согласования и подписания.

  • Обеспечен удобный доступ к документам и поиск необходимой информации.

  • Процессы согласования и подписания документов унифицированы и разработаны правила согласования и подписания приказов с использованием ЭЦП.

  • Ускорены процессы согласования и подписания приказов – для подписания документов нужен только доступ в систему.

  • Автоматизирован бухгалтерский и налоговый учета, учет по планированию и санкционированию расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений и учет закупок.

  • Информация из разных исторических систем кадрового учета собрана в единую систему, при этом сохранено разделение между головной организацией и филиалами.

  • Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников Университета.

  • Снизилось количество использованной бумаги.