АО «ОЭЗ «Санкт-Петербург»

Цели и задачи проекта:

Ведение документооборота от обращений до договоров требует скрупулезной работы с документами. Важно своевременно ответить и рассмотреть обращения, учесть и проанализировать весь пакет документов, направить запросы в разные инстанции и получить ответы. Поэтому все бизнес-процессы в компании связаны с документооборотом.

В целях обеспечения высокого качества обработки документации АО "ОЭЗ "Санкт-Петербург" приступило к реализации проекта внедрения системы электронного документооборота с плановыми задачами:

• минимизировать время согласования договоров;

• обеспечить единый прозрачный подход к работе с корреспонденцией;

• ввести контроль исполнительской дисциплины не только по письмам, но и по устным поручениям и задачам для сотрудников;

• получать отчеты по результатам обработки запросов и обращений;

• осуществлять быстрый поиск актуальных редакций документов, в том числе для представления по запросам других организаций.

Ключевые результаты:

Специалисты группы компаний «СофтБаланс» выполнили внедрение системы "1С:Документооборот" на основе специально разработанных "кейсов": 

• Согласование договоров

• Автоматизация канцелярии (входящие, исходящие документы)

• Контроль исполнительской дисциплины. 

Данный подход предусматривал запуск информационной системы "1С:Документооборот" в кратчайшие сроки с максимальным использованием существующего (типового) функционала программы. Работы включали:

• Ввод нормативно-справочной информации (справочников);

• Настройка актуальных маршрутов согласования договоров по видам договоров;

• Классификация входящих, исходящих и внутренних документов;   Обучение пользователей системы;

• Подготовка инструкций и запуск системы в эксплуатацию.

Система успешно запущена и эксплуатируется заказчиком.