Внедрение 1С:Документооборот государственного учреждения 8 в НГУ имени П.Ф. Лесгафта

Цели и задачи проекта:

В ходе создания единой системы учета образовательной деятельности и развития электронной информационно-образовательной среды Университета было принято решение об автоматизации работы канцелярии и процесса согласования приказов по контингенту обучающихся. Для решения этих задач в Университете внедрена современная СЭД-система "1С:Документооборот государственного учреждения". По результатам конкурса поставщиком услуг выступила группа компаний "СофтБаланс". 

Ключевые результаты:

Специалисты ГК "СофтБаланс" обеспечили выполнение в системе "1С:Документооборот государственного учреждения" следующих процессов:

• Создание и получение документов;

• Включение документов в систему, их регистрацию, индексирование и классификацию;

• Отбор и поиск документов;

• Хранение документов и обеспечение их сохранности;

• Разграничении прав доступа пользователей, настройка ролей;

• Применение шаблонов документов в соответствии с требованиями к их оформлению;

• Контроль сроков исполнения документов;

• Предоставление пользователям информации о документах, находящихся у них на исполнении;

• Формирование уведомлений о получении документа на ознакомление, согласование или подписание, наличие резолюций по его исполнению;

• Движение документов по маршрутам согласования;

• Возможность подписания документов с использованием электронной подписи.

В ходе проекта специалистами выполнены следующие работы:

• Определение видов и шаблонов документов;

• Определение маршрутов согласования договоров и приказов;

• Настройка типовых шаблонов документов;

• Настройка маршрутов движения документов;

• Ввод нормативно-справочной информации;

• Обучение сотрудников работе в системе.

Результаты внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения":

• Повышение эффективности ведения учета образовательной деятельности;

• Снижение временных затрат на обработку первичной информации;

• Повышение прозрачности учета;

• Повышение контроля при вводе данных в систему;

• Снижение сроков предоставления отчетности.