Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в концерне "ЦНИИ "Электроприбор"

Цели и задачи проекта:

В ЦНИИ "Электроприбор" внедряется платформа "1С:Предприятие 8", на базе которой планируется автоматизировать всю деятельность концерна. Для автоматизации процессов по работе с документами внедрена система "1С:Документооборот 8 КОРП". Интегратором выступила группа компаний "СофтБаланс" – официальный партнер фирмы "1С".

Задачи проекта:

• Автоматизация обработки и хранения документов,

• Устранение бумажного документооборота,

• Повышение скорости обработки документов,

• Обеспечение надежности и безопасности хранения и обработки документов,

• Сокращение временных затрат на работу с документами,

• Экономия на бумажных носителях и копировально-множительной технике,

• Сокращение затрат на доставку и хранение документов.

Выполненные работы и ключевые результаты:

• Формирование требований и разработка концепции модернизации системы электронного документооборота "1С:Документооборот 8 КОРП";

• Разработка и утверждение технического задания на модернизацию "1С:Документооборот 8 КОРП";

• Адаптация системы на основании утвержденного ТЗ;

• Обучение и тестовая эксплуатация "1С:Документооборот 8 КОРП".

Внедренная система адаптирована в соответствии с потребностями концерна:

• Доработаны шаблоны документов по макетам концерна,

• Выполнена адаптация начальной страницы руководителя,

• Изменен алгоритм нумерации и автоподстановок;

• Разработан функционал предпросмотра файлов;

• Адаптированы шаблоны процессов работы с документами;

• Настроены права доступа по группам пользователей.

В результате проекта в системе "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизированы процессы:

• Учет договоров;

• Работа с входящими документами;

• Работа с исходящими документами;

• Учет внутренних документов;

• Учет бумажного документооборота;

• Подписание документов ЭЦП.

Полученные результаты:

• В системе настроено порядка 20 видов исходящих документов и около 60 видов внутренних: "Приказы", "Распоряжения", "Служебные и докладные записки", "Ведомости", различные "Заявки", "Протоколы" и многие другие.

• Разработано порядка 120 форм шаблонов документов. Все необходимые шаблоны адаптированы как под операционную систему Windows, так и под Linux.

• Настроено порядка 120 процессов, включающих как простые, так и комплексные сценарии. Гибкие настройки позволяют сотрудникам запускать собственные версии процессов, иногда упрощая их в зависимости от потребностей. 

• Для обеспечения безопасности данных в системе разработана и внедрена матрица доступа.

• С применением платформы роботизации (Robotic Process Automation — RPA) в "1С:Документооборот КОРП" создан электронный архив бумажных документов, накопленных за годы существования предприятия.

Внедрение в концерне системы электронного документооборота "1С:Документооборот 8 КОРП" позволило создать удобную рабочую среду, которая обеспечивает оперативный доступ пользователей к необходимым документам. Сокращен бумажный документооборот, что, в свою очередь, привело к оптимизации затрат на приобретение канцелярии (бумаги и картриджей).