ПАО «Химпром»

Цели и задачи проекта:

В компании работает около 3700 сотрудников, работающих с большим количеством документов. Потребность в автоматизации документооборота была связана с желанием создать единую базу всей организационно-распорядительной документации в организации, уменьшить бумажный документооборот, повысить исполнительскую дисциплину за счет обеспечения продуктивного взаимодействия работников.

Ключевые результаты:

В соответствии с целями и задачами заказчика, специалисты ГК "СофтБаланс" выполнили работы по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП":

• Изменен бизнес-процесс работы с входящими документами, что ускорило рассмотрение документов руководством и доведение информации до исполнителей. Штрихкодирование входящей корреспонденции и автоматическая загрузка файлов позволили оптимизировать трудозатраты канцелярии.

• В системе "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизированы бизнес-процессы работы с документами. Заложена база для анализа и классификации документов по видам в зависимости от специфики обслуживаемых бизнес-процессов. Настроено около 200 комплексных процессов обработки документов, что позволило ускорить обработку документов авторами и упростить работу с ними.

• Маршруты движения документа привязаны к совокупности полей. Реализована функция автоматического определения руководителя первого, второго и третьего уровня по организационной структуре и подстановка их в маршрут, а также определение системой должности и подразделения сотрудника по юридическому лицу.

• Автоматизирована работа с претензиями, в ходе которой возникает большое количество документов и взаимодействий между сотрудниками. Работа с претензиями требует высокой оперативности и связана с финансовыми рисками предприятия. В системе 1С:Документооборот настроено автоматическое формирование маршрутов согласования документов по лицам, входящим в претензионную комиссию. Устранено возможное дублирование согласующего лица в маршруте.

• Настроено более 150-ти шаблонов документов. Созданные в системе шаблоны позволяют любому подразделению создавать необходимые для него виды документов, затрачивая на это минимальное количество времени. Внесение изменений в шаблон происходит централизованно.

• Настроена интеграция с Abbyy Recognition Server, позволяющая проводить распознавание пакетов документов в потоковом режиме и сохранять их в формате PDF (текст и изображение) в системе 1С:Документооборот для дальнейшей работы. В результате большой поток входящей корреспонденции обрабатывается в полностью автоматическом режиме.

• Настроена интеграция с Microsoft Active Directory.

• Реализована подстановка виз согласования в шаблон документов, drug’n’drop файлов между задачами, жёсткое разграничение прав доступа по рабочим группам.

• Разработан виджет «Задачи подчиненным», который дает возможность руководителю в режиме реального времени контролировать выполнение задач сотрудниками и видеть загрузку своего подразделения в целом.

• Настроена пакетная передача оригиналов и копий документов, объединенных в дела.

• Настроено и используется официальное типовое мобильное приложение «Мобильный документооборот», в котором производится работа с текущими задачами и документами.

Примеры схем бизнес-процессов, реализованных в системе

Система "1С:Документооборот 8" успешно используется на предприятии, эффект от внедрения:

• Сократилось время согласования документов за счет возможности параллельного согласования.

• Количество ошибок в маршрутах документов существенно сократилось.

• Скорость реакции на претензии увеличилась на 55%, неотработанные претензии отсутствуют.

• В разы сократилось время на поддержание бумажного документооборота.

Общие количественные показатели эффективности:

• Сокращение трудозатрат в подразделениях: 80%

• Ускорение получения управленческой отчетности: 15%

• Ускорение получения регламентированной отчетности: 15%

• Ускорение обработки заказов: 20%

• Снижение объемов материальных запасов: 5%

• Сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%

• Сокращение операционных и административных расходов: 10%

• Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 40%