В статье мы поделимся своим опытом доработки финансовых инструментов системы 1С:ERP Управление холдингом под потребности заказчика на примере одного из наших проектов автоматизации.
Информация о заказчике:
Цели и задачи автоматизации работы с финансовыми инструментами:
-
Снизить объем ошибок, связанных с человеческим фактором, и ручного труда при ежемесячном расчете платежей по кредитам и процентам по ним. На предприятии работа с финансами велась в Excel: из-за большого объема данных возникали ошибки, часть данных терялась;
-
Консолидировать данные по условиям работы с финансовыми инструментами. До автоматизации пользователи не могли пользоваться таблицами одновременно;
-
Планировать денежные потоки с учетом поступлений и списаний по финансовым инструментам. У заказчика большое количество кредитных линий, поэтому при распределении платежей важно было корректно учитывать финансовые потоки;
-
Отразить особенности ведения договоров финансовых инструментов в системе, в целях формирования максимально информативной отчетности.
Почему заказчик выбрал систему 1С:ERP Управление холдингом?
-
Требовалась автоматизация как производства, так и консолидации отчетности, работы с финансовыми инструментами, внутригрупповыми оборотами;
-
Требование заказчика: внедрение одной учетной системы, обладающей всем необходимым функционалом.
В системе 1С:ERP Управление холдингом большая вариативность заполнения условий договоров, но потребности каждого предприятия сильно различаются. Покрыть их полностью типовым функционалом сложно, поэтому доработки во многом касались реквизитного состава договоров. Учитывались все пожелания заказчика.
Доработки в формах, используемые для анализа данных:
-
Векселя
-
Депозиты
-
Залог и поручительство
-
Овердрафты
-
Страхование
Доработки в формах, влияющие на расчетные механизмы:
-
Аккредитивы
-
Гарантии
-
Займы выданные
-
Кредиты полученные
-
Факторинг
Доработки, используемые для анализа данных
На предприятии активно используются векселя, и заказчик хотел их систематизировать. Для этого в документ были добавлены новые реквизиты: серия, номер и форма выпуска. Впоследствии реквизиты можно выводить в отчет по движению векселей и вести учет в разрезе данных в соответствии с потребностями заказчика.
В договоры страхования была добавлена возможность указывать один или несколько объектов эксплуатации. Это было сделано для вывода в отчеты и удобства работы в системе.
Для договоров залога был добавлен выбор типов данных для объекта залога.
У заказчика большой объем полученных кредитов и были сложности в учете и расчете процентов – все расчеты хранились в разрозненных таблицах Excel. Для выданных аккредитивов и договоров депозитов специалисты группы компаний "СофтБаланс" добавили возможность настройки плавающей ставки комиссии за открытие. Индикативная ставка есть и в типовом функционале, но в доработке было настроено автоматическое получение значений, а также ограничение диапазона для процентной ставки. Для заказчика такое условие было важным.
Также специалисты расширили варианты периодов уплаты комиссий, добавив возможность указания календарной даты окончания периода.
Для банковской гарантии была доработана возможность рассчитывать комиссию с указанной периодичностью по ставке годовых. В типовом функционале 1С:ERP Управление холдингом доступен только расчет комиссии простым процентом от суммы гарантии, что не покрывает потребности заказчика.
Для договоров займа добавлена возможность капитализации процентов по выданным предприятием займам: размер можно увеличить на размер недополученных процентов и рассчитывать процент уже от новой суммы.
Доработки по полученным кредитам
У заказчика большое количество кредитных линий. Для каждого кредита предусмотрены свои условия, их необходимо было отразить в рамках системы.
В первую очередь была добавлена возможность хранения в договоре значения фиксированной части плавающей процентной ставки. Разработано рабочее место, где фиксированная часть процентной ставки может добавляться вручную с указанием даты, с которой начинает действовать новый размер. График платежей также был доработан, чтобы данные учитывались при расчете.
Для траншей кредитной линии была добавлена возможность хранить в договоре дополнительную справочную информацию: конкретные виды субсидий и цели финансирования. Заказчику такой функционал нужен для отслеживания движений по кредитам в разрезе целей и анализа данных.
В рамках типового функционала 1С:ERP Управление холдингом есть возможность указать комиссию за открытие счета. Но заказчику необходимо было учитывать и контролировать другие комиссии, например, за неиспользованные лимиты. Для этого в рамках договора были добавлена возможность указать дополнительные платежи по кредитам. Был доработан и график расчетов – он формируется с учетом всех комиссий. Кроме того, в заявках на оплату также можно увидеть типы комиссии – сразу понятно на что расходуются денежные средства и в каком объеме.
Были настроены регламентные задания. Раньше на предприятии заказчика данные по котировкам межбанковских ставок заносились в систему вручную. Специалисты ГК "СофтБаланс" доработали функционал по загрузке данных регламентным заданием из Интернета.
Из-за большого количества кредитных документов пересчитывать графики вручную при изменении условий каждый раз затруднительно, поэтому был добавлен функционал регламентного задания. Оно запускало автоматический расчет графиков и добавление в них фактических данных, чтобы сократить ручной ввод и оптимизировать процесс.
В рамках системы 1С:ERP Управление холдингом на вкладке Расшифровка платежа можно добавить договор и производить оплату. Заказчику такой вариант не подходил: кредитов много и делать несколько заявок на оплату поскольку из-за разных договоров неудобно. Функционал доработали таким образом, чтобы в рамках одной заявки на оплату можно было загружать данные по разным кредитным договорам.
Такой подбор данных был удобен еще и тем, что предварительно можно посмотреть Элемент структуры задолженности и принять решение, нужно ли загружать строчку в документ на оплату.
Также был реализован дополнительный функционал по изменению статьи движения денежных средств. В рамках заявки на оплату можно выделить группу строк и для них назначить новую статью.
Факторинг
Типовая конфигурация системы 1С:ERP Управление холдингом содержит функционал факторинга в случае, если предприятие – поставщик товаров. Наш заказчик – покупатель, поэтому требовались доработки.
После анализа за основу для нового договора "Факторинг (на поставщика)" взяли договор с поставщиком. Форма была доработана для учета операций факторинга, в которых предприятие заказчика – дебитор (покупатель товара). График платежей заполнялся автоматически.
У заказчика была непростая схема факторинга – три итерации. В начале месяца в оплату поступает два авансовых платежа и по факту уже потребленных услуг происходит окончательный расчет. Поэтому в рамках одного договора каждый месяц осуществлялось три транша. Первый и второй рассчитывались как процент от плановой суммы выборки: 35% и 50%. Третий платеж автоматически рассчитывался как разность фактической суммы поставки и проведенных платежей.
Промежуточные итоги проекта
Проект внедрения еще не завершен, но на предприятии заказчика уже пользуются блоком финансовых инструментов, о которых мы рассказали. Результаты на данный момент следующие:
-
Информация по всем финансовым инструментам собрана в одной информационной системе;
-
Трудозатраты сократились на 55%, снизился объем "ручного" труда при работе с финансовыми инструментами;
-
Минимизация ошибок при расчете сумм, подлежащих уплате;
-
Появилась возможность использовать данные графиков платежей по финансовым инструментам при планировании денежных потоков предприятия;
-
Повысилась оперативность реагирования на быстро изменяющиеся внешние условия.
