Управление ликвидностью в холдинге: как устранить риски с помощью автоматизации

Автор статьи:

Точность данных по дебиторской и кредиторской задолженности в холдинге – не просто вопрос корректного учёта, а ключевой фактор финансовой устойчивости. Искажённая картина расчётов ведёт к ошибочной оценке финансового состояния, а неточности в планировании авансов напрямую подрывают ликвидность предприятия. Последствия этого носят системный характер: кассовые разрывы, финансовые потери и правовые риски.

При этом само по себе наличие ERP-системы (1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ или 1С:УХ) не гарантирует контроль над ликвидностью. Если логика системы не синхронизирована с реальными бизнес-процессами, то вместо инструмента управления компания получает набор разрозненных данных, требующих ручной сборки и дополнительной проверки.

Почему важно синхронизировать логику работы системы с управленческими процессами

На практике основные сложности при управлении ликвидностью возникают не из-за ошибок в системе, а из-за несогласованности её логики работы с управленческими процессами компании. Рассмотрим наиболее распространённые ситуации, их последствия и влияние на управляемость бизнеса.

Много разрозненных отчётов вместо одного рабочего места.

• Рабочий сценарий. Данные "разбросаны" по разным отчётам: для проверки задолженности с учётом графиков и заявок сотрудникам приходится вручную собирать и сверять информацию.

• Риски. Значительная часть рабочего времени сотрудников уходит на рутинные операции, из-за чего вырастает риск пропустить важные события, снижается исполнительская дисциплина, растут операционные затраты.

• Влияние на управляемость и контрольные процедуры. Отсутствие единой картины ликвидности вынуждает принимать решения в условиях неопределённости и снижает прозрачность информации для руководства.

Платёжный календарь строится по заявкам, а не по договорным обязательствам.

• Рабочий сценарий. Если заявка не создана, то система не отражает предстоящую финансовую нагрузку, в результате обязательный по договору платёж остаётся "невидимым".

• Риски. Возникают внеплановые платежи, упускаются возможности получить скидки за досрочную оплату, увеличивается потребность в краткосрочном финансировании.

• Влияние на управляемость и контрольные процедуры. Невозможность прогнозировать нагрузку по договорным обязательствам повышает вероятность кассовых разрывов.

Нет автоматических напоминаний об оплатах, расчёта дат с учётом рабочих дней и расчёта плановых платежей с учётом фактических оплат и уже созданных заявок.

• Рабочий сценарий. Высокая доля ручных операций снижает степень контроля: возникают ошибки при расчётах, задержки выставления счетов и многократные пересогласования.

• Риски. Растёт количество просрочек, штрафов и пеней, ухудшается платёжная дисциплина, увеличиваются потери из-за упущенных скидок.

• Влияние на управляемость и контрольные процедуры. Потеря контроля над сроками приводит как к прямым убыткам (штрафам и пеням), так и к косвенным – срыву поставок и ухудшению отношений с поставщиками.

Архитектурное решение: единое рабочее пространство вместо набора отчётов

Ключевой архитектурный принцип решения, представленного в статье, – отказ от постоянного наращивания количества отчётов. Вместо этого можно организовать в системе единое рабочее место, в котором обязательства по договорам контролируются и управляются в режиме реального времени. Такой подход устраняет фрагментацию данных и переводит контроль из режима "постфактум-анализа" в проактивное управление.

Данный подход был реализован в рамках проекта по автоматизации учёта аренды в группе компаний. Специалисты группы компаний "СофтБаланс" привели учетные процессы в соответствие с требованиями ФСБУ 25/2018. Помимо выполнения нормативных требований, при переходе заказчика на 1С:ERP Управление холдингом была переработана логика учёта обязательств, что позволило повысить прозрачность взаиморасчётов и эффективность управления ими.

Рассмотрим подробнее основные возможности решения.

Единая модель сальдо взаиморасчётов

Сальдо отражает полный объём значимых операций, поэтому ни одна существенная транзакция не остаётся вне учёта. В расчёт включаются взаимозачёты, ввод начальных остатков (в том числе по договорам аренды и авансам), корректировки задолженности, поступление услуг, списание задолженности и другие операции.

Бизнес-эффект: повышение точности и прозрачности расчётов по договорам, сопоставимость данных для управленческой отчётности.

Мультивалютное планирование платежей

Механизм планирования поддерживает указание валюты оплаты независимо от валюты взаиморасчётов с учётом курса и даты пересчёта.

Бизнес-эффект: снижение валютных рисков при планировании и более точный прогноз нагрузки на денежные потоки.

Рабочее место "Управление отклонениями"

Объединяет анализ расхождений, их корректировку и формирование платёжных документов в едином интерфейсе с поддержкой автоматического и полуавтоматического режимов работы.

Бизнес-эффект: контроль обязательств в режиме реального времени, снижение вероятности ошибок, связанных с человеческим фактором, и сокращение трудозатрат.

Как решение работает на практике

Концепция разработанного решения построена вокруг типовых управленческих задач, позволяющих контролировать ключевые риски по договорам финансовой и операционной аренды.

Контроль просроченной задолженности

На вкладке "Просроченная задолженность" пользователь видит перечень договоров по аренде, детализацию структуры задолженности и может сразу сформировать заявки на оплату – как по всей сумме долга, так и по отдельным позициям.

Результат: снижение количества просрочек и штрафов, повышение платёжной дисциплины.

Выявление и анализ расхождений между графиком и фактическими данными

Вкладка "Расхождения графиков с фактом" позволяет отслеживать отклонения по датам, суммам и статьям расходов, а также выявлять отсутствие закрывающих документов. Для договоров финансовой и операционной аренды используются отдельные правила анализа расхождений между начислениями и оплатами.

Результат: комплексный контроль отклонений, повышение прозрачности операций и снижение рисков при внутренних и внешних проверках.

Контроль расхождений между графиком и заявками на оплату

Вкладка "Расхождения графиков с заявками" предназначена для анализа проведённых документов "Заявка на оплату". Она позволяет детально анализировать документы с учётом признака просроченности, а также автоматически пересчитывать валюту для документов в условных единицах, созданных до появления актуального курса.

Результат: система 1С:ERP УХ автоматически выявляет несоответствия, например, если график оплат был изменён, а заявка осталась прежней. Это снижает вероятность ошибок и ускоряет выявление подобных ситуаций.

Планирование и создание заявок на оплату

На вкладке "Оформление заявок на оплату" автоматический расчёт суммы выполняется с учётом графика договора и фактических оплат. При необходимости пользователь может скорректировать дату и сумму платежа, а также объединить несколько однотипных платежей в один документ. При формировании заявки дополнительно выполняется контроль общей суммы относительно установленных лимитов и контрольных значений.

Результат: повышение точности планирования, предотвращение перерасхода денежных средств и сокращение ошибок, связанных с ручными расчётами.

Измеримые выгоды для бизнеса

• Прозрачность и достоверность данных. Единое рабочее место заменяет множество разрозненных отчётов: данные становятся сопоставимыми, а расхождения выявляются сразу. Это повышает доверие к управленческой отчётности со стороны руководства, собственников и инвесторов.

• Управление ликвидностью на основе договорных обязательств. Система отражает фактическую нагрузку по действующим договорам, что позволяет заранее перераспределять денежные потоки, планировать платежи и снижает вероятность возникновения кассовых разрывов.

• Снижение финансовых и налоговых рисков. Контроль валютных операций и автоматическое выявление расхождений помогают минимизировать ошибки в расчётах и влияние курсовых разниц.

• Экономия ресурсов. Автоматизация рутинных операций сокращает трудозатраты, ускоряет согласование документов, даёт прямую экономию ФОТ и повышает эффективность казначейских процессов.

• Масштабируемость решения. Подход применим не только к договорам аренды, но и к другим видам обязательств, формируя основу для комплексного управления финансами группы компаний.