Учет аренды в распределенной торговой сети на базе "1С:ERP Управление холдингом": РСБУ, УУ и МСФО в единой системе

С 01.01.2022 в силу вступили изменения ФСБУ 25 – стандарта для договоров финансовой аренды. Чтобы автоматизировать операции по учету аренды к необходимому сроку к нам обратилась крупная торговая сеть.

В результате специалистами группы компаний "СофтБаланс" реализован учет арендных операций во всех видах в единой системе "1С:ERP Управление холдингом":

• ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ

• Учтены разные даты первого применения в соответствии с МСФО (IFRS) 16 (01.01.2019) и ФСБУ 25/2018 (01.01.2022)

• Разработана методология ведения регламентированного учета

В новом кейсе рассказываем, как нам удалось разработать "с нуля" и запустить подсистему учета аренды на базе "1С:ERP Управление холдингом" за 6 месяцев.

О клиенте

Наш клиент – крупная российская торговая сеть. Входит в ТОП-3 в своей отрасли, охватывает более 80 городов, в которых располагается 250+ магазинов.

В торговой сети использовалось большое количество информационных систем для разных видов учета:

• 1С:Бухгалтерия КОРП

• 1С:Управление производственным предприятием

• Инталев (две базы – для МСФО и для управленческого учета)

Сам же учет аренды имел ряд специфических особенностей, которые требовалось отразить в новой системе:

• Мультивалютные, трехсторонние договоры с индивидуальными курсами

• Разные критерии признания краткосрочных договоров аренды

• Разные ставки дисконтирования в БУ и МСФО

• Разные сроки закрытия периода и внесения правок в БУ и МСФО

• В НУ операционный учёт аренды с прозрачным учётом ОНО/ОНА

• Наличие возвратного и невозвратного обеспечительного взноса

Решение

Для внедрения была выбрана информационная система "1С:ERP. Управление холдингом". С одной стороны, она обладает широкими и гибкими возможностями для реализации узкоспециализированных задач, а с другой – является комплексным корпоративным решением.

Команды исполнителя и заказчика работали в едином цифровом пространстве для обеспечения совместного доступа к дереву бизнес-процессов, списку требований и списку инструкций.

В качестве среды разработки была выбрана 1С:EDT, интегрированная с системой контроля версий Git: при помощи этой связки разработана методика выпуска релизов.

Методика реализации проекта – "водопад" со всеми проектными этапами. При этом все функциональные требования были разделены на несколько групп, каждая из которых учитывала реализацию во всех видах учета. Этапы проекта шли независимо по каждой группе – это позволило нам уложиться в поставленные сроки.

Ниже рассмотрим решение основных задач нашего клиента в части учета аренды в "1С:ERP. Управление холдингом".

Управление объектами аренды и договорами аренды

В системе "1С:ERP.Управление холдингом" отражены все варианты учета аренды:

• У арендатора

• У арендодателя

• Субаренда

Реализована возможность ведения общего договора аренды со своими уникальными характеристиками. Он соответствует бумажному и содержит актив в праве пользования со всеми условиями: несколько арендодателей, разные ставки, разные валюты и т.п.

На основании общего договора аренды в системе формируются детальные – отдельно на переменную и на постоянную части договора. Позднее заказчиком была доработана возможность согласования договора аренды в системе "1С:Документооборот". 

Доработан документ "Заключение договора аренды":

• Реализована возможность разделения арендных платежей на компоненты: арендный, коммунальный, маркетинговый

• Добавлены способы зачета обеспечительных взносов

• Автоматизировано формирование сумм по обеспечительным взносам, показателям расчетов, формулам расчета доплат и т.д.

• Автоматизировано заполнение "Графика оплат" и "Графика начислений"

• Автоматизирован расчет обеспечительного платежа

Расчет графиков оплат и начислений арендных платежей

• Реализована возможность ведения графика платежей по договору с указанием вида платежа

• При расчете графика оплаты учитываются различные показатели: арендная ставка, маркетинговый платеж, коммунальные услуги, коэффициент индексации и др.

• При расчете арендной платы по договору используются данные о площади объекта АПП (актива в форме права пользования)

• Автоматизировано заполнение графиков начислений и платежей на основании формул расчета и условий договора

Из-за разных дат закрытия в МСФО (IFRS) 16 и ФСБУ 25 в процесс вводятся понятие начисления "Accruals" – предварительного расхода. Начислять Accruals можно как в одном виде учета, так и во всех видах учета. При получении документов начисление Accruals сторнируется.

Оплаты и формирование заявок на оплаты происходит на основании графика оплат при заключении договора аренды, а также по начисленным арендным платежам. Чтобы ничего не упустить, доработано рабочее место по управлению обязательствами – АРМ "Управление отклонениями"

АРМ позволяет анализировать задолженности и расхождения графика оплат с фактом, формировать пакет заявок по внесенным изменениям. Данные отбираются по договорам аренды и договорам с контрагентом, которые созданы на основании общего договора.

Закладка "Расхождение графиков с заявками" в АРМ предназначена для работы с уже созданными заявками на расход и на оплату. Она позволяет увидеть функциональные разрывы и сформировать новый пакет заявок на расходование денежных средств.

Учет обеспечительных взносов

• В системе отражено наличие возвратного и невозвратного обеспечительного взноса (ОВ)

• Настроены правила зачёта невозвратного ОВ по особому графику

• Настроен расчёта дисконта по возвратным ОВ и включение дисконта в стоимость АПП

• Реализована возможность ведения разных ставок дисконтирования для арендных платежей и для обеспечительного взноса

Модификация договоров аренды

Модификация договоров аренды происходит на основании типового документа "Изменения условий договора аренды". В документ добавлены виды операций:

• Модификация,

• Уменьшение срока аренды,

• Уменьшение арендных площадей.

Все расчеты происходят автоматически.

Изменен алгоритм пересчета графиков при модификации договора аренды: теперь он осуществляется перспективно с даты модификации без пересчета сумм за прошлые периоды.

В типовой документ "Взаимозачет задолженности" добавлены вкладки по авансам и задолженности. На его основании происходит корректировка взаиморасчетов по аренде. Поскольку причины корректировки расчетов могут быть разными (изменение статуса ОВ, смена арендодателя, зачет аванса из постоянной части в переменную и т.д.), в системе реализованы дополнительные автоматически расчеты.

Учет обесценений АПП и обязательств

Для учета обесценений в 1С:ERP.УХ разработан документ "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества". После выбора объекта арендованного имущества в системе автоматически заполняются данные по статьям расходов ГФУ (групп финансового учета), в которых указаны амортизационные счета, а также данные по связанным по праву пользования объектам.

Благодаря этому в системе автоматически выполняется расчет остаточной стоимости (остаток резерва до обесценения). При выполнении расчета учитывается амортизация за текущий месяц.

После заполнения документа "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества" вводится справедливая стоимость. По кнопке "Рассчитать" происходит перерасчет и восстановление или обесценение стоимости арендованного имущества.

Отчетность по финансовой аренде

Для получения данных по финансовой аренде используются типовые отчеты регламентированного учета и МСФО.

Основной аналитический отчет – "Сводный отчет по аренде". Показывает данные как в разрезе бухгалтерского учета, так и в разрезе МСФО. Выводит строки по детальным договорам, но в группировке с общими договорами. Выводит договоры аренды, по которым период действия пересекается с периодом отчета.

Другие разработанные аналитические отчеты:

• Аналитический отчет по активам в форме права пользования,

• Аналитический отчет по обязательству по финансовой аренде,

• Ведомость расчетов по финансовым инструментам.

Для детального анализа данных во всех разрезах также используются отчеты по аренде:

• Графики по договору аренды

• Расчет дисконта ОВ

• Расчет процентного дохода

Результаты

Заказчик получил систему на базе "1С:ERP Управление холдингом", в которой он полностью решает задачи по учету аренды в ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ, и в которую поэтапно переводит учет из других систем, создавая единое корпоративное пространство.  

Внедрение "1С:ERP.Управление холдингом" позволило компании получить ряд экономических эффектов:

• Трудозатраты в подразделениях сократились на 20%.

• Получения регламентированной отчетности ускорилось на 10%.

• Сдача МСФО ускорилась на 30%.

• Объемы бумажного документооборота сократились на 45%.

Кроме того, компания заказчика успешно прошла аудиторскую проверку. Независимые налоговые эксперты отметили высокий уровень автоматизации операций.