Как при помощи автоматизации управленческого учета адаптироваться к экономическим изменениям? Разбираем на примере наших кейсов.
В этой статье:
-
Использование бюджетного планирования для прогнозирования и анализа.
-
Работа с внешними факторами: изменение кредитных условий, изменение законодательства, валютные колебания.
-
Получение промежуточного финансового результата до закрытия периода и расчета себестоимости.
-
Выбор программного обеспечения для управленческого учета.
Управление финансами – что это?
Для начала стоит определить, что такое управление финансами. В классическом определении говорится, что управление финансами — это совокупность приемов и методов воздействия на объект для достижения определенных результатов, направленных на увеличение финансовых ресурсов и обеспечение развития эффективного функционирования финансовой системы на всех уровнях.
Что же нам нужно для построения эффективной финансовой системы?
У нас должна быть выработана финансовая стратегия, представляющая собой долговременный курс компании для достижения стратегических целей. От финансовой стратегии зависит, какие приемы и методы компания будет использовать.
Однако кроме финансовой стратегии на приемы и методы влияют различные внешние и внутренние факторы.
Факторы влияния
Под внешними факторами мы понимаем изменения законодательства, колебание курсов валют и ставок, взаимодействие с кредитными организациями. Под внутренними – работу с капиталом и денежными потоками.
Направления финансовой стратегии
Направления финансовой стратегии – это план по построению эффективной системы управления финансами, который нацелен на оптимизацию прибыли, измеряет денежный поток, определяет налоговые обязательства, обеспечивает нормативное соответствие и поддерживает устойчивость предприятия в долгосрочной перспективе.
На схеме вы видите основные направления финансовой стратегии, работу с которыми мы будем рассматривать далее.
Методы решения задач
Для эффективного управления финансами нам необходимо:
-
Грамотное планирование
-
Механизмы для принятия быстрых и качественных управленческих решений:
-
Умение своевременно реагировать на изменяющуюся обстановку и новые задачи, выдвигаемые рынком, экономической политикой государства;
-
Четкое представление о состоянии объекта;
-
Определение задач для управляемого объекта.
На сегодняшний день главное назначение процессов планирования – это генерирование информации о реальном положении дел в бизнесе для подготовки управленческих решений.
Для быстрого принятия управленческих решений нужен анализ "здесь и сейчас", а также возможность актуализации данных в зависимости от изменений. Достичь такого результата можно только при автоматизированных бизнес-процессах.
Многообразие ИТ-решений на базе 1С
В мировой практике существует много решений для автоматизации, но в существующих условиях мы смотрим в сторону отечественного ПО. Ведущим в разработке программ для автоматизации бизнеса является фирма "1С".
Среди программ "1С" представлено большое количество типовых, отраслевых и специализированных решений.
Отраслевые и специализированные решения представляют собой инструменты, направленные на решение задач определенной специфики, автоматизацию отдельных блоков учета. Их внедрение обычно происходит более оперативно, что минимизирует стоимость автоматизации.
Автоматизация бюджетного планирования
Начнем разбор кейсов с бюджетного планирования.
В последние годы многие компании для финансового планирования используют подсистему "Бюджетирование", а бюджет стал основным инструментом финансистов.
При этом сейчас мы рассматриваем бюджетирование не только как процесс, связанный со сбором, обработкой и хранением больших объемов данных. С помощью бюджетирования реализуют различные методики прогнозирования и анализа, которые обеспечивают полноту, достоверность и своевременность управленческой информации.
В первом блоке кейсов мы посмотрим, как стандартное планирование, так и какие-то специализированные моменты.
Первый кейс. Бюджетное планирование в специализированном решении Финансы 360°
Наш клиент занимается производством деревопродукции, реализация происходит на внутреннем и внешнем рынках, логистические услуги оплачиваются в валюте. В компании сложный бюджетный процесс: около 100 различных бюджетов.
Бюджетный процесс автоматизирован при помощи специализированного решения Финансы 360° (встраивается в любую 1С, не изменяя основную учетную систему) со следующими особенностями:
-
Стандартные правила планирования.
-
Валютные колебания при планировании:
-
Сценарное планирование
-
Мультивалютное планирование
-
Плановый курс валют
Отраслевое решение Финансы 360° позволяет не только строить сложный бюджетный процесс, но хранить и изменять его сценарии по актуализированному курсу валют.
Для клиента был доработан источник по введению плановых курсов валют.
Таким образом, формируя бюджетный процесс, компания может использовать разные курсы валют, заносить их на необходимую дату и в дальнейшем перерассчитывать бюджеты в различных сценариях.
Чтобы рассмотреть скриншот, нажмите на него.
Второй кейс. Планирование бюджета через документ в 1С:ERP+PM
Компания является поставщиком комплексных решений по проектированию, строительству и оснащению лабораторий для промышленных предприятий. Вся деятельность компании является проектной, то есть любая закупка или выполнение работ осуществляется только под проект. При этом сами проекты могут быть совершенно разные по срокам и составу работ.
Для оценки проектов в 1С:ERP+PM создан документ "Расчет коммерческой программы" (РКП), который предоставляет данные по этапам, срокам и физическим показателям проекта, а также формирует бюджет. В документе учитываются планируемые доходы и расходы по каждому разделу проекта: закупочная и продажные цены заполняется по прайс-листам. Для работ, выполняемых собственными силами, по спецификации заполняются необходимые материалы и виды, рассчитывается плановая себестоимость.
Данный документ позволяет рассчитать доходы и расходы по всем разрезам проекта, включая "Прочие расходы" – командировочные, банковские гарантии и т.п. Изначально на отдельной закладке мы построчно закладывали плановые курсы валют, чтобы рассчитывать возможные колебания.
Третий кейс. Скользящее планирование в специализированном решении Финансы 360°
Наш клиент – торговое предприятие, которое имеет достаточно большую сетку розничных магазинов и интернет-магазин.
Клиент хотел актуализировать плановые данные следующих периодов с учетом фактического расходования денежных средств, чтобы в периоде принимать решения и изменять планы на будущий период.
Для быстрого и гибкого реагирования на изменения внешних факторов и актуализации информации негибкое годовое планирование дополняют скользящим бюджетированием и прогнозированием, ведь планы и бюджеты устаревают практически сразу после их утверждения и принятия.
На основе специализированного решения Финансы 360° мы внедрили "Бюджет движения денежных средств" (БДДС). Данные по БДДС позволяют вовремя принять решения о размере и периоде использования тех или иных финансовых инструментов.
В ходе проекта был доработан документ "Корректировка плановых значений": добавлена возможность по окончании периода сравнивать план с фактом и относить излишки и недочеты на планы будущих периодов.
Распределение происходит автоматически по определенным правилам. На скриншоте ниже представлено равномерное распределение на следующие периоды. Мы относили на них недостачи, что позволяло скорректировать будущие траты относительно текущего периода.
Оптимизация оперативной деятельности
Для работы с внешними факторами в компании необходимо обеспечить непрерывное усовершенствование и оптимизацию оперативной деятельности. В следующей подборке кейсов мы подробнее поговорим о работе с такими внешними факторами как изменение кредитных условий, изменение законодательства и валютные колебания.
Четвертый кейс. Изменения внешних поставщиков (кредиты и займы) в 1С:ERP Управление холдингом
Наш клиент – производитель промышленной химии. Обладает огромным портфелем финансовых инструментов.
В связи с изменениями макроэкономических показателей, у клиента возникла потребность обновления условий кредитных и депозитных договоров.
Понятно, что вносить все изменения последовательно вручную – утомительно и трудозатратно. Поэтому мы доработали в "1С:ERP Управление холдингом" возможность произвести массовую загрузку изменившихся условий в выбранные договоры: фиксацию периодов для процентов, изменение ставок, дат начислений и выплаты процентов.
Также была реализована возможность расчета и контроля лимита по траншам в рамках одного кредитного договора и его траншей и по группе кредитных договоров. При этом система показывает остаток как по текущему договору, так и по всей группе, что достаточно удобно при работе с большим пулом финансовых инструментов.
Пятый кейс. Изменения законодательства в 1С:ERP Управление холдингом
В 2018 году вышел новый стандарт бухгалтерского учета аренды (ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды").
Кто-то легко перешел на финансовую аренду, но компании, у которых много торговых и арендованных площадей задумались об автоматизации данного процесса.
Для нашего клиента мы адаптировали "1С:ERP Управление холдингом" по следующим направлениям:
Изменения НСИ:
-
Мультивалютные договора
-
Сложный договор в рамках одного объекта аренды
Новые справочники и документы:
-
Справочник "Виды арендных платежей" (арендный, коммунальный, маркетинговый и т.д.)
-
Документ "Расчет дисконта и процентного дохода по договору субаренды"
-
Документ "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества"
-
Изменение условий договора аренды: Вид операции
Автоматический расчет:
-
Расчет графиков оплат и начислений
-
Расчет приведенной стоимости
-
Расчет сумм корректировок обязательств
-
Расчет сумм корректировок АПП
-
Расчет графика процентов
Валютные колебания и взаиморасчеты в валюте. Способы определения курса на примере кейсов
Далее рассмотрим два разных проекта с похожей задачей: реализовать возможность планирования и расчетов разными способами в зависимости от взаимоотношений с поставщиком.
Решение этой задачи мы разберем на примере двух программных продуктов: "1С:ERP Управление холдингом" и "1С:ERP+PM Управление проектной организацией".
На уровне систем поставленная задача решается двумя способами.
Первый способ – определение даты в заявке на расходование денежных средств. Это актуально, когда у вас взаиморасчеты ведутся в управленческой валюте, а оплаты идут в рублях, поэтому необходимо зафиксировать какой-то курс.
В "1С:ERP Управление холдингом" мы реализовали механизм автоматического выбора даты определения курса, где день и месяца определения курса установлены условием договора, а месяц и год определяется в заявке на оплату через аналитику статьи движения денежных средств (ДДС). Таким образом устанавливается дата, на которую берется курс при пересчете.
В 1С:ERP+PM мы использовали другой подход: фиксацию даты курса в заявке на расходование денежных средств вручную. Реализована возможность выбирать эту дату построчно, то есть использовать несколько расшифровок платежа в одном документе.
Второй способ – фиксированная дата платежа. Чтобы обезопасить себя от риска колебаний курса, компания может обратиться в банк, чтобы зафиксировать курс. Банки могут зафиксировать курс, когда им известна точная дата покупки валюты и её количество. Если предложенный банком курс оказывается приемлем, заключается сделка.
Для того, чтобы отразить это в системе "1С:ERP Управление холдингом", мы доработали возможность поставить фиксированную дату на весь документ.
Для другого нашего клиента мы реализовали возможность фиксировать курс каждой строкой платежной позиции в 1С:ERP+PM. Доработка позволяет зафиксировать не только курс, но и сумму, на которую договорились с поставщиком, в результате чего происходил перерасчет курса. Построчное определение курса позволяет запланировать платеж по разным правилам и разным курсам в одном документе, а также произвести расчет одним платежным поручением и сэкономить банковские расходы. Система работает довольно гибко, но подстановка данных производится вручную.
Получение промежуточного финансового результата на примере кейсов
Многим компаниям надо получать быстрый финансовый результат. Далее рассмотрим инструменты, позволяющие получить точные данные управленческого учета в оперативной детальности до закрытия периода и расчета себестоимости.
Для получения финансового результата "здесь и сейчас" можно использовать документ Accruals, который позволяет фиксировать расход или предположительный расход, если точная сумма нам неизвестна.
Именно этим путём мы пошли, когда выполняли задачу для нашего клиента в "1С:ERP Управление холдингом". Accruals вводится до получения первичных документов, фиксируется документом "Регистрация расходов" и позволяет получать управленческие данные буквально "на лету", не дожидаясь первичной документации.
После получения "первички" Accruals сторнируется. Управленческий баланс же доработан таким образом, чтобы показывать и Accruals тоже.
Следующий пример также касается управленческого оперативного учета. Наш клиент – вертикально интегрированный холдинг. Перед нами стояла задача оптимизировать процесс интеркампани и реализовать контроль получения прибыли юридических лиц уже на уровне формирования документов. Для того, чтобы по каждому юридическому лицу оставалась прибыль, клиенту необходимо было знать в моменте себестоимость партий, ТМЦ и выполненных работ.
На базе 1С:ERP+PM мы реализовали автоматизированное рабочее место (АРМ), которое до закрытия периода рассчитывало передаваемые работы и ТМЦ в разрезе себестоимости. Таким образом, в компании могли заложить проценты норма прибыли.
Заложенные нормы процента прибыли, определенные для каждой организации, а также учет накладных расходов позволяют формировать цены реализации между организациями для каждого документа.
Для этой же компании мы доработали возможность промежуточного закрытия месяца. Промежуточное закрытие месяца позволяет распределить все расходы – как относимые напрямую, так и накладные – по направлениям деятельности/проектам. Если же клиент видит отклонение от плана, низкую маржинальность проекта и т.д., то может не только понять причины, но и оперативно принять управленческие решения.
Прагматичный подход при выборе ПО
В текущих условиях выбор IT-решений необходимо осуществлять исходя из принципов практичности и целесообразности. Упрощенно процесс выбора программного продукта может выглядеть следующим образом:
-
Формируете требования к программному продукту: какие блоки учета, процессы и функции необходимо автоматизировать.
-
Определяетесь с бюджетом проекта автоматизации. Необходимо сразу определить не только свои желания, но и возможности. И если ваши желания в текущий момент не совпадают с вашими возможностями, эффективнее будет ранжировать желания по степени важности и реализовывать их постепенно.
-
Определяетесь с порядком внедрения: самостоятельное внедрение или через системного интегратора.
-
Выбираете соответствующий пунктам 1 и 2 программный продукт.
Благодаря многообразию имеющихся на рынке программ 1С, отечественное ПО может удовлетворить потребности в автоматизации деятельности предприятий разного масштаба и различных отраслей, с учетом определенного вами бюджета.
Если для внедрения вы решили воспользоваться услугами интегратора, то можете смело рассчитывать на квалифицированную помощь в выборе решения в соответствии с вашими потребностями и возможностями.
О чем подумать перед выбором программного решения
Предлагаем вам список вопросов, которые помогут сделать осознанный выбор продукта для автоматизации.
-
Готова ли компания в данный момент вкладываться в автоматизацию? Необходимо оценить не только материальную готовность вложиться в развитие бизнеса, речь также о возможности выделения трудовых ресурсов для работы над проектом.
-
Готовы ли ваши сотрудники к изменениям процессов? Подумайте о том, каким образом вы можете помочь персоналу принять грядущие изменения и минимизировать риски увеличения срока или даже срыва проекта автоматизации. Важно донести до участников проекта мысль о том, что все производимые изменения предназначены, в том числе, для облегчения их работы и снижения ручного труда.
-
Какое время вы готовы потратить на реализацию проекта по автоматизации? Если перед вами стоит задача комплексной автоматизации бизнес-процессов, стоит понимать, что вы вряд ли уложитесь в пару месяцев. Если же вы хотите быстро автоматизировать только отдельные участки учета, то для сокращения срока реализации проекта воспользуйтесь отраслевым или специализированным решением.
-
Каким образом будут распределены зоны ответственности на проекте? Есть ли у вас сотрудники, которые способны и готовы принимать решения в процессе реализации проекта и конструктивно взаимодействовать с партнерами по внедрению?
В случае, когда программное обеспечение еще не выбрано, рекомендуем провести предпроектное обследование. Так квалифицированные специалисты-внедренцы смогут подобрать ту систему, которая не только подойдет для автоматизации необходимых процессов, но и будет максимально эффективна именно для вашей компании.
Ошибки, увеличивающие сроки и бюджет проекта
Отдельно выделим ошибки, которые ведут к удорожанию проекта:
- Не формализована цель проекта.
-
Неправильно выбрано ПО.
-
Нет возможности или желания реорганизовывать бизнес-процессы.
-
Не установлен приоритет проекта для сотрудников.
-
Отсутствие управления проектом.
И дадим несколько рекомендаций:
-
Не жертвуйте стадией предпроектного анализа. Привлекайте профессиональных консультантов для обследования вашего предприятия и постановки задач менеджмента. Ваши затраты непременно окупятся.
-
Установите высокий приоритет процессу внедрения системы среди остальных организационных и коммерческих процессов. Наделите высокими полномочиями руководителя проекта.
-
Создайте среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения. Старайтесь организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.
Внедрение системы как ремонт: его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.