Автоматизация документооборота помогает решить множество задач: ускорить процессы согласования, сократить рутину, повысить исполнительскую дисциплину, выстроить процессы работы с документацией и организовать удобное хранение файлов.
Технология типового запуска специалистов группы компаний "СофтБаланс" позволяет внедрять системы 1С, в частности и "1С:Документооборот", в достаточно сжатые сроки с фиксированным количеством работ и гарантированным результатом. В статье предлагаем рассмотреть примеры внедрения "1С:Документооборот" по технологии типового запуска в компаниях с разными видами деятельности:
-
С какими задачами пришел наш заказчик;
-
Какие работы были выполнены в ходе проекта;
-
Что клиент получил в результате.
Внедрение системы документооборота в управляющей организации и масштабирование системы на филиалы
Заказчик – один из лидеров в промышленной переработке стекла. В состав компании входит управляющая организация и 14 заводов на территории России, где работает более 2 500 сотрудников.
До автоматизации работы с документами заказчик сталкивался со следующими трудностями:
-
Нарушение сотрудниками процедуры согласования договоров;
-
Отсутствие единого электронного хранилища документов;
-
Отсутствие инструментов для отслеживания сроков действия договоров, доверенностей и т.д.
Регламенты работы с документами не решали эти проблемы полностью, поскольку не исключали влияние человеческого фактора. Руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП".
В ходе внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс" выполнили следующие работы:
-
Определение видов документов и маршрутов их обработки;
-
Первоначальная настройка системы, настройка типовых шаблонов документов и маршрутов движения документов;
-
Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
-
Проверка работоспособности модели;
-
Обучение сотрудников работе в системе, подготовка инструкций.
Сначала система "1С:Документооборот КОРП" была запущена в управляющей организации и на одном из заводов, в следующем году состоялся запуск ещё одного завода. Остальные 12 заводов были автоматизированы в течение следующих двух лет.
В системе "1С:Документооборот КОРП" ведется учет следующих документов:
-
Договоры;
-
Доверенности;
-
Входящая и исходящая корреспонденция.
Во внедренную систему переведена работа всех коммерческих отделов, отдела закупок, отдела качества, инженеров, юристов и секретариата. В "1С:Документооборот КОРП" автоматизировано порядка 350 мест.
В результате проекта процесс согласования стал прозрачным и контролируемым, а все документы находятся в одном месте, что существенно упрощает их поиск, позволяет вести статистику и быстро формировать необходимую отчетность.
Ускорение работы с договорами и коммерческими предложениями на производственном предприятии
Заказчик – крупное производственное предприятие, специализирующееся на выпуске трубопроводных систем. Ассортимент продукции превышает 10 тыс. наименований, объем производства измеряется в десятках тысяч тонн в год. На предприятии работает порядка 300 сотрудников.
До внедрения документооборот в компании автоматизирован не был, договоры и коммерческие предложения проходили длительные согласования, из-за чего компании сложно было масштабироваться. В связи с этим руководство приняло решение о внедрении системы "1С:Документооборот 8 КОРП", редакция 3.0.
В ходе внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс":
-
Настроили маршруты согласования договоров, коммерческих предложений и документов для отгрузок;
-
Определили и внедрили типовые шаблоны договоров и маршруты их движения;
-
Настроили систему, ввели необходимую нормативно-справочную информацию;
-
Выполнили доработки системы под задачи клиента, включая разработку печатной формы "Протокол разногласий";
-
Реализовали интеграцию "1С:Документооборот 8 КОРП" с "1С:ERP Управление предприятием" через API и настроили правила обмена данными;
-
Провели обучение сотрудников, подготовили инструкции.
В результате:
-
Организована централизованная работа с договорами и коммерческими предложениями;
-
Обеспечен оперативный обмен данными между "1С:Документооборот" и "1С:ERP";
-
Пользователи уверенно работают в системе.
В ходе проекта автоматизировано 60 рабочих мест. Внедрение заняло 6 месяцев.
Сокращение рутинных операций и повышение исполнительской дисциплины в проектной организации
К нам обратилась крупная проектная организация, участвующая в развитии дорожной инфраструктуры одного из крупнейших мегаполисов страны. В компании работает порядка 150 сотрудников.
До внедрения ключевые документные процессы – работа с входящими и исходящими письмами, поручениями, договорами – не были автоматизированы. Отсутствие единой системы для работы с документами затягивало сроки согласования, не давало прозрачности в части исполнительской дисциплины, увеличивало нагрузку на сотрудников.
В ходе внедрения системы "1С:Документооборот КОРП" специалисты группы компаний "СофтБаланс":
-
Определили виды входящих и исходящих документов – письма, запросы, уведомления и т.д.,
-
Определили шаблоны форм документов;
-
Определили маршруты движения входящих и исходящих документов;
-
Настроили шаблоны входящих и исходящих документов, их маршруты движения;
-
Определили виды поручений и задач, определили и настроили процессы их обработки;
-
Настроили типовые отчеты по исполнительской дисциплине;
-
Определили виды договоров, настроили шаблоны форм типовых договоров и маршруты их согласования;
-
Заполнили основные справочники для начала работы с системой;
-
Провели обучение сотрудников;
-
Выполнили тестирование системы и запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.
В системе автоматизированы:
-
Канцелярия;
-
Контроль исполнительской дисциплины;
-
Согласование договоров.
В результате проекта:
-
Документные процессы в компании автоматизированы;
-
Процессы согласования ускорены;
-
Существенно сокращено количество рутинных операций.
Система развернута на 50 рабочих местах. Длительность проекта – 2 месяца.
Создание единого информационного пространства для работы с распоряжениями и приказами в крупной компании с централизованной структурой
Для модернизации работы с документами к нам обратилось крупное приборостроительное предприятие. Общая численность персонала – 1 200 человек. Ранее учет велся в самописной системе, что ограничивало гибкость и мешало выстраиванию прозрачных бизнес-процессов.
В ходе проекта требовалось создать централизованную цифровую среду с удобным доступом к документации и четким контролем за всеми процессами. Для решения этой задачи в компании была внедрена система "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0.
В рамках проекта специалисты ГК "СофтБаланс" выполнили:
- Определение видов организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, постановления, инструкции;
- Настройку маршрутов обработки этой документации;
- Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
- Настройку шаблонов документов и маршрутов их движения;
- Обучение сотрудников работе в системе.
Автоматизированные процессы:
-
Работа с корреспонденцией;
-
Согласование и учет договоров;
-
Оформление и движение приказов и служебных записок.
Результаты:
-
Новая система полностью заменила устаревшее решение;
-
Создано единое информационное пространство для работы с ключевыми видами документации;
-
Выросла скорость оформления и поиск документов;
-
Упрощен контроль за внутренними процессами;
-
Сотрудники прошли обучение и включились в работу в новой системе.
Решение внедрено на 50 рабочих местах. Сроки проекта – 7 месяцев.
Внедрение единых стандартов для всех документов и ускорение поиска информации по заказам
К нам обратилась проектная компания, занимающаяся разработкой мебели, элементов декора и отделкой помещений.
Увеличение клиентской базы и рост числа проектов обострили проблемы бумажного документооборота: стало сложно отслеживать задачи, контролировать исполнение и быстро находить нужную информацию. Чтобы оптимизировать работу с документами была внедрена система "1С:Документооборот 8 КОРП".
В рамках внедрения специалисты группы компаний "СофтБаланс":
-
Определили виды договоров и настроили шаблоны типовых форм;
-
Настроили маршруты согласования договоров;
-
Настроили шаблоны и маршруты обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
-
Внедрили работу с организационно-распорядительной документацией;
-
Настроили отчеты по исполнительской дисциплине;
-
Заполнили основные справочники для начала работы с системой;
-
Обучили сотрудников;
-
Доработали печатную форму "Протокол разногласий" для вывода ключевых данных из договора и правок к нему.
Автоматизированные процессы:
-
Согласование договоров;
-
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
-
Обработка внутренних и организационно-распорядительных документов;
-
Контроль исполнительской дисциплины.
Результаты:
-
Все ключевые виды документов заведены в систему и стандартизированы;
-
Документооборот стал прозрачным и управляемым;
-
Заметно ускорилось формирование и согласование документов;
-
Упростился контроль исполнения задач;
-
Обеспечен быстрый поиск документов и доступ к истории работы с Реализованы индивидуальные доработки под бизнес-процессы компании.
В ходе проекта автоматизировано порядка 40 рабочих местах. Длительность внедрения – 1,5 месяца.
Структурирование процессов работы с договорами и корреспонденцией для добывающей компании
Компания, специализирующаяся на добыче и разработке месторождений углеводородов, обратилась за автоматизацией документооборота – для упорядочивания работы с договорами и входящей и исходящей корреспонденцией.
В ходе внедрения системы "1С:Документооборот" были выполнены следующие работы:
-
Предпроектное обследование и аудит процессов документооборота;
-
Заполнение основных справочников для начала работы с системой;
-
Настройка шаблонов и маршрутов движения документов;
-
Тестовое создание документов и проверка работы системы;
-
Обучение пользователей и подготовка подробных инструкций.
Автоматизация позволила структурировать работу с договорами и письмами, повысить прозрачность процессов и упростить поиск документов.
В результате проекта в системе работают 40 человек. Длительность – 1 месяц.
Планируете внедрение системы "1С:Документооборот"? Наши специалисты подберут оптимальный сценарий запуска под задачи вашей компании и реализуют проект в понятные сроки.