Контроль исполнительской дисциплины в 1С:Документооборот, выполнение задач и поручений

Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения ими поручений (исполнительской дисциплины) – важные аспекты в работе руководства организаций. Традиционно они реализуются посредством создания бумажных приказов и инструкций, обмена сообщениями по электронной почте и в мессенджерах. Однако эти инструменты не позволяют отслеживать сроки постановки задач и своевременность их исполнения.

В статье мы расскажем о важности контроля исполнительской дисциплины в организации и о возможностях автоматизации этого процесса с помощью 1С:Документооборот.

Компании, не применяющие в своей работе систему автоматизированного контроля исполнительской дисциплины, могут столкнуться со следующими проблемами:

• Снижение эффективности производства

Без контроля исполнительской дисциплины сложно выявить и устранить нарушения, это приводит к задержкам, ошибкам и потере времени. В конечном итоге это чревато снижением производительности и качества работы.

• Сложности в управлении и анализе

В отсутствие автоматизированного контроля исполнительской дисциплины руководству организации проблематично организовать сбор данных о выполнении его поручений и задач. Кроме того, зачастую такая информация бывает неточной и субъективной, что затрудняет принятие управленческих решений.

• Демотивация сотрудников

Если говорить о сотрудниках, то отсутствие прозрачности в их нагрузке может привести к неравномерному распределению задач и, как следствие, к перегруженности одних и недостаточной загрузке других. Из-за этого возможно снижение мотивации и возникновение конфликтных ситуаций.

В целом, если контроль исполнительской дисциплины не автоматизирован, в работе предприятия имеет место фактор непредсказуемости, что негативно сказывается на всех аспектах деятельности компании. В свою очередь автоматизация контроля в этой области позволяет решить все перечисленные проблемы и повысить эффективность работы.

Программа 1С:Документооборот помогает автоматизировать процесс постановки и исполнения поручений и задач, а также отследить этапы их исполнения. В рамках исполнительской дисциплины в системе можно:

• Настраивать правила назначения задач разным исполнителям. Например, назначать задачи в зависимости от содержания документа или его атрибутов. Как вариант, договоры могут согласовывать разные уполномоченные сотрудники, исходя из его суммы или вида договора;

• Устанавливать сроки выполнения (это важно, потому что если срок выполнения задачи не установлен, то и указать исполнителю на несоблюдение сроков сложно);

• Контролировать статус задач (выполнено/не выполнено);

• Формировать отчеты о выполнении задач.

Давайте посмотрим, как это реализовано на практике в 1С:Документообороте.

Контроль задач и поручений в 1С:Документооборот

Начнем с самого наглядного и востребованного руководством – отчетов по исполнительской дисциплине. Именно они позволяют анализировать выполнение задач и поручений, контролировать сроки исполнения, оценивать производительность и эффективность работы персонала.

В 1С:Документооборот есть следующие отчеты по исполнительской дисциплине:

Еще один показательный для руководителей и делопроизводителей отчет – Справка об исполнительской дисциплине. Многие компании на совещаниях регулярно рассматривают вопрос об исполнительской дисциплине, и такая справка очень наглядно все демонстрирует. Она показывает загруженность специалистов и исполнение поручений по каждому сотруднику.

При необходимости можно настроить регулярную отправку такого отчета на электронную почту руководителям. При этом отчет можно настроить так, чтобы каждый руководитель получал информацию только по своим подчиненным. Таким образом руководители смогут своевременно реагировать на несоблюдение сроков исполнения поручений и принимать соответствующие организационно-распорядительные решения.

Это лишь часть отчетов по исполнительской дисциплине, которые можно создавать в системе. В целом отчеты могут быть настроены и адаптированы под требования и особенности деятельности конкретной организации.

Благодаря 1С:Документооборот также можно отслеживать действия исполнителей по конкретным документам. Это позволяет анализировать загруженность, исполнительскую дисциплину, оценивать, оптимальны ли сроки, запланированные для работы с теми или иными документами, а также насколько хорошо выстроена логика заданных маршрутов.

В 1С:Документооборот есть следующие задачи:

• Ознакомление;

• Согласование;

• Рассмотрение;

• Утверждение;

• Регистрация.

Исполнители и сроки по этим задачам и процессам могут быть заранее зафиксированы в маршрутах обработки. Чем более продуманы и детализированы этапы работы с документом, тем легче потом осуществлять контроль по исполнению. На скриншоте ниже в качестве примера представлен маршрут обработки приказа. Для каждого из его этапов задан исполнитель и срок, в течение которого он должен завершить задачу.

Другой пример связан с разделом Задачи мне – в нем списком перечислены все задачи сотрудника. Обратите внимание, что во всех задачах указан срок исполнения. Это необходимый атрибут для анализа исполнительской дисциплины.

1С:Документооборот также позволяет выдать поручение по документу на любом этапе его жизненного цикла. Такого рода поручения не связаны с маршрутом обработки, о котором мы говорили ранее. Для чего нужны такие поручения? Для ситуаций, когда необходимо поставить поручение, которое не содержится в тексте документа, но может быть с ним логически связано.

На примере ниже руководителю структурного подразделения на согласование пришел приказ об открытии дополнительного офиса, и он на основании этого документа формирует задачу для подчиненного с просьбой актуализировать список оборудования для дополнительных офисов.

Что касается поручений, оформленных документами, то, как правило, такие поручения оформляются в распорядительных документах (приказах и протоколах) и резолюциях руководителя на входящих и внутренних документах. На скриншоте ниже вы можете увидеть, как в 1С:Документообороте в маршрут обработки приказа можно включить этап Исполнение по пунктам приказа. Пункты детализирует исполнение: что, кому и когда поручено. Пункты исполнения можно автоматически заполнить из вложенного файла документа, в ручном режиме указывается только исполнитель.

Такая автоматизированная обработка:

• Избавит от создания отдельных поручений для каждого пункта вручную;

• Позволит отследить исполнение каждого пункта;

• Предоставит возможность добавить несколько исполнителей для каждого пункта;

• Позволит указать различных проверяющих по отдельным пунктам.

Аналогично можно формировать исполнение по пунктам протоколов и контролировать исполнение протокольных поручений.

На следующих скриншотах представлен пример оформления поручения резолюции по входящему письму. Такие поручения обычно оформляют руководители организации или их заместители. Если исполнителей несколько, то система дает возможность оформить резолюцию отдельно для каждого исполнителя и определить свой срок исполнения. Также можно установить ответственного для группы, ему будут поступать отчеты других членов группы. При необходимости можно установить проверяющего или контролера и срок проверки.

В 1С:Документооборот предусмотрена возможность создания инициативных поручений, которые не привязаны к конкретному документу. Например, начальник производства поставил задачу инженеру по обслуживанию оборудования о необходимости проведения инвентаризации оборудования на производственной линии. В таком инициативном поручении также можно указать срок и назначить проверяющего.

Подобная постановка поручений в системе позволяет не потерять их, поставить на учет и проконтролировать. Данный механизм постановки инициативных поручений можно и нужно внедрять для всех устных поручений.

В системе также есть рабочее место контролера, в нем отображаются все карточки, в которых текущий пользователь является контролером. Из этого окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря. На контроль в системе можно поставить:

• Документы на исполнении;

• Поручения по документам;

• Поручения общего характера (инициативные).

Постановку на контроль чаще всего осуществляет руководитель или другое уполномоченное лицо. Он устанавливает срок и назначает сотрудника-контролера.

Сам руководитель может контролировать исполнительскую дисциплину с помощью рабочего стола руководителя. Он отличается от рабочего стола рядовых сотрудников, на нем присутствует виджет Задачи подчиненных. Эта опция позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым и просроченным задачам, а также ознакомиться с содержанием задач подчиненных.

Подытожим, инструменты 1С:Документооборот в части контроля исполнительской дисциплины позволяют:

• Повысить качество работы и снизить показатель срыва сроков;

• Оптимизировать бизнес-процессы;

• Улучшить коммуникацию и взаимодействия между сотрудниками;

• Повысить прозрачность и управляемость компании – благодаря системе можно отслеживать все действия с документами и, следовательно, выявлять и устранять узкие места. При этом руководство получает доступ к аналитическим отчетам, что помогает им принимать более обоснованные решения.

Опыт нашей компании позволяет осуществить запуск контроля исполнительской дисциплины
в 1С:Документооборот за 10 рабочих дней. Этот процесс состоит из следующих этапов:

• Определение видов поручений и процессов их обработки;

• Настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;

• Настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

• Тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;

• Обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;

• Подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.