Статья поможет специалистам производственных предприятий понять, как оптимизировать процесс работы с договорами и не допустить срыва сроков согласования и подписания документов, в том числе по государственным оборонным заказам (ГОЗ), благодаря использованию системы 1С:Документооборот.
В силу специфики своей деятельности производственные предприятия сталкиваются с необходимостью оформления большого количества документов, для регулирования этой работы создается множество различных бизнес-процессов. При этом значительная часть документных процессов посвящена договорной работе, которая нередко может повлечь за собой риски для организации.
Риски при работе с договорами
Договор подготовлен по устаревшему шаблону
Если сотрудник подготовил договор по устаревшему шаблону, то высока вероятность того, что будет подписан документ, в котором будут указаны неверные данные. К примеру, у предприятия могли измениться реквизиты или условия отгрузки, оказания услуг. Также нельзя исключать вероятность внесения корректировок в формулировки, связанные с ответственностью по договору.
В такой ситуации в лучшем случае договор придется переделать, что приведет к трудозатратам как со стороны предприятия, так и со стороны контрагента. В худшем случае предприятие будет вынуждено исполнять договор на условиях, которые сейчас уже невыгодны для организации. Кроме того, при любом из этих вариантов компания несет репутационные риски.
Договор отправлен контрагенту без внутреннего согласования, или в список согласующих добавлены не все участники
Например, в договоре могут быть указаны сроки отгрузки, которые невозможно соблюсти, такое может случиться в силу загруженности производства или задержки сроков поставки материалов. Об этом мог не знать специалист, составлявший договор и отправивший его без внутреннего согласования. В этом случае так же может быть подписан договор на условиях, которые компании в данный момент не выгодны или вообще невыполнимы.
Согласование договора происходит слишком долго
Поскольку в основном согласование происходит либо на бумаге, либо по электронной почте, то нет возможности контролировать срок согласования каждым участником. Длительное согласование чревато тем, что можно не успеть подписать договор в нужный срок и, соответственно, сорвать сделку или не успеть вовремя подать тендерные документы.
Нет понимания, на каком этапе находится договор
Данный риск является близким по степени критичности к предыдущему. В этом случае сотрудники вынуждены тратить время на выяснение информации об этапе согласования договора, что задерживает дальнейшие действия.
Договор, который необходимо согласовать или подписать, утерян
Встречаются ситуации, когда по ошибке сотрудники выбрасывали бумажные договоры или удаляли письма с просьбой согласовать договор по электронной почте.
Все эти риски приводят к тому, что работа с договорами становится более сложной, длительной и нервной. Система электронного документооборота в 1С:Документообороте является инструментом, который позволяет оптимизировать процесс согласования договоров и контролировать исполнительскую дисциплину.
Процесс подготовки и согласования договора в 1С:Документооборот
Рассмотрим в качестве примера процесс подготовки и согласования договора на закупку с помощью программы 1С:Документооборот 3.0. Процесс обработки договоров закупки может отличаться на разных предприятиях. Однако наиболее распространенный вариант схематично выглядит так:
Подготовка заявки на закупку
В этом процессе используются заявка на закупку в отделе материально-технического обеспечения (ОМТО), заявка на договор и непосредственно сам договор.
Предположим, что в один из цехов необходимо закупить новую оснастку, без которой невозможно выпустить продукцию для заключенного гособоронзаказа. Начальник цеха делает заявку на закупку в ОМТО, ее согласуют начальник производства и экономист. В системе 1С:Документооборот заявка на закупку – это отдельный вид документа, который имеет свою карточку с реквизитами и свой маршрут обработки.
После заполнения реквизитов автор заявки закрывает карточку документа, и система автоматически запускает маршрут обработки, который состоит из следующих этапов: согласование, выбор поставщика и создание заявки на договор.
Первый этап обработки документа – это согласование. В нашем примере оба согласующих получают задачу одновременно, так как настроено параллельное согласование.
Каждый из них в своем списке "Задачи мне" видит задачу "Согласовать заявку". В данном случае такую задачу можно обработать прямо в текущем окне, не открывая карточку, поскольку вся необходимая информация по заявке отображается в окне ее обзора.
Процесс согласования происходит по стандартной схеме – если документ не согласован, то он возвращается автору для корректировки и направления на второй круг согласования, в остальных случаях процесс идет дальше.
Выбор поставщика
После согласования заявки закупщику поступает задача выбрать поставщика.
Аналогично в своем списке "Задачи мне" закупщик видит задачу, которая называется "Выбрать поставщика". В кратком описании видно, что требуется купить, к какому сроку и для какого контракта.
Поиск и подбор поставщика происходит вне системы 1С:Документооборот. Результатом выполнения задачи является уже итоговое заключение о выборе наиболее подходящего поставщика.
Нередко бывает так, что процедура выбора поставщика на предприятии является довольно сложной и многоступенчатой, она имеет свой процесс согласования и заполнения необходимых стандартных форм. Если на вашем предприятии происходит именно так, то, вероятно, имеет смысл создать отдельный вид документа "Заявка на подбор поставщика" и настроить для него маршрут обработки, прикрепив соответствующие шаблоны файлов.
Мы же рассматриваем более простой пример, когда хранение информации о процессе выбора поставщика не требуется. Просто в результате этой процедуры закупщик при помощи специальных кнопок прикрепляет к задаче необходимые файлы, изображения или объекты системы, дополняет карточку заявки необходимой информацией.
Добавив все сведения, он нажимает кнопку "Выполнена".
Подготовка заявки на договор
После подбора поставщика начальник отдела закупки делает заявку на подготовку договора.
Также в списке "Задачи мне" появится задача создать заявку на договор с поставщиком. Теперь пользователю необходимо дважды кликнуть по самому документу, чтобы открыть его.
В карточке открытого документа необходимо нажать кнопку "Создать на основании" – "Документ".
В окне подбора следует найти документ "Заявка на заключение договора".
После этого требуется заполнить карточку нового документа. Если мы создаем документ на основании другого, некоторые поля карточки заполняются автоматически, а также появляется информация о связанных документах.
В нашем примере по заявке на договор проходит согласование контрагента. В случае, когда контрагент согласован, задачу получает сотрудник договорного отдела.
Подготовка договора
На основании заявки юристы готовят договор закупки.
Этот договор согласуют начальник производства, руководитель финансово-экономического отдела и главный бухгалтер.
После согласования проект договора направляется контрагенту. Если контрагент согласовал нашу версию договора, то документ направляется на подписание и регистрацию. В противном случае проводится повторное внутреннее согласование, а затем вторая версия договора снова направляется контрагенту на согласование. И так до тех пор, пока документ не будет согласован обеими сторонами.
После подписания и регистрации договор уходит на исполнение: закупщик получает задачу запросить счет у поставщика, проконтролировать оплату и получение оснастки.
Схема данного процесса выглядит так:
Все задачи обрабатываются в стандартном режиме по аналогии с обработкой других документов. Поэтому подробно на этих моментах в рамках данной статьи мы останавливаться не будем, а вместо этого сделаем акцент на контроле соблюдения сроков.
Для того чтобы не допустить просрочку по госконтракту, на каждом этапе жизненного цикла договора закупки был назначен контролер, который отслеживает выполнение той или иной задачи и при необходимости принимает соответствующие меры. Для постановки объекта системы на контроль необходимо нажать пиктограмму с изображением буквы "К".
В открывшемся окне следует указать, кого требуется контролировать по данному объекту.
При соответствующих настройках контролеру будут приходить напоминания о том, что задача по данному документу скоро будет просрочена или она уже просрочена. Таким образом можно осуществлять дополнительный контроль за сроками исполнения задач по документу. В нашем настроенном процессе могут быть не только задачи согласования и подписания, но и исполнения – их также можно поставить на контроль.
Кроме контролера любой заинтересованный сотрудник, который имеет доступ к документу, может подписаться на изменение событий по конкретному договору.
Например, начальник цеха может подписаться на событие, связанное с регистрацией документа, и получить уведомление, когда документ будет зарегистрирован. Этот факт для данного пользователя будет означать, что все формальные процедуры пройдены и теперь можно будет ожидать поставку.
Уведомления можно получать не только по электронной почте, но и в мессенджеры Telegram и ВКонтакте. Для этого в системе нужно выполнить настройки чат-бота, который будет отправлять уведомления в мессенджер по настроенным подпискам.
Пользователь получает в мессенджер только уведомление, открыть из него документ или задачу не получится. Однако в данном случае сотрудники максимально оперативно получают уведомления, даже если в этот момент они не находятся возле компьютера. Такие меры позволят не пропустить важные сроки по согласованию и исполнению договоров, ведь это очень важно как в деятельности, связанной с гособоронзаказами, так и в любой другой деятельности.
Какие именно уведомления будут приходить пользователю в мессенджер, указывается в персональных настройках и подписках по документу.
Пользователь получает в мессенджер только те уведомления, на которые он самостоятельно подписался.
Таким образом, автоматизация процесса работы с договорами позволит:
-
Сократить до минимума ошибки, которые связаны с использованием неактуальных шаблонов документов;
-
Добавить всех согласующих, которые должны участвовать в процессе;
-
Сократить сроки согласования в 3-5 раз;
-
Получать в любой момент информацию о том, на каком этапе и у кого находится договор;
-
Сократить до минимума риск утери документов.
Специалисты группы компаний "СофтБаланс" имеют большой опыт автоматизации договорных процессов. Наша практика показывает, что первые результаты можно получить в достаточно сжатые сроки. Запуск процесса согласования договоров в системе 1С:Документооборот за 20 рабочих дней включает в себя следующие этапы:
-
Определение видов договоров и настройка типовых шаблонов;
-
Определение маршрутов согласования договоров;
-
Подготовка отчета о предпроектном обследовании в части согласования договоров;
-
Ввод нормативно-справочной информации;
-
Тестовое создание договоров, проверка модели;
-
Обучение сотрудников работе в программе;
-
Подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе.
Хотите обсудить возможность внедрения системы электронного документооборота на вашем предприятии? Оставьте заявку на сайте, и наши специалисты свяжутся с вами.