Торговая деятельность предполагает наличие большого количества договоров купли-продажи, которые заключаются как с поставщиками, так и с покупателями. Обычно в компаниях, занимающихся оптовой торговлей, используют типовые договоры с покупателями, а с поставщиками – по форме контрагента.
Как обычно выглядит процесс согласования входящих договоров в компании
В компаниях, которые не используют систему электронного документооборота (СЭД), согласование договоров обычно происходит:
-
По электронной почте: сотрудник рассылает ответственным письмо с просьбой согласовать договор;
-
В мессенджерах;
-
На бумажном носителе – распечатанный договор приносят на подпись согласующим лицам.
Процесс согласования входящего договора часто выглядит при этом, как на схеме ниже.
Какие есть риски при такой организации процесса согласования?
-
Человеческий фактор: менеджер может забыть включить в копию важного согласующего или его заместителя во время отпуска. В результате, договор может быть согласован и подписан на невыгодных условиях;
-
Срыв сроков поставки из-за отсутствия контроля сроков согласования договора или дополнительного соглашения – в электронной почте или мессенджерах нет возможности установить срок ответа или напоминания;
-
Недополученная прибыль и финансовые потери.
Пример согласования договоров поставки (закупки) в 1С:Документооборот 3.0
Разберем процесс согласования на примере договора поставки по форме поставщика. При согласовании договора в системе 1С:Документооборот необходимо создать карточку документа.
Создаем договор закупки по шаблону и указываем заголовок "Поставка двигателей на склад". Некоторые поля карточки в примере заполняются автоматически, например, юридическое лицо, строки "Подготовил" и "Подразделение". Автоматически могут быть заполнены и другие поля – система позволяет это настроить.
Также выбираем контрагента и отмечаем его в качестве продавца, указываем сумму договора.
В карточке документа есть реквизит "Срок действия" – он обязателен для заполнения. В нашем примере договор действует с 31 июля до конца года. Здесь же нужно указать вариант продления договора:
-
Не продлевается – срок действия договора заканчивается 31.12.24;
-
Допускает продление – в конце срока действия договора нужно будет указать, продлевается договор или нет;
-
Автоматическое продление: на месяц, на квартал, на полугодие, на год. В этом случае при наступлении крайней даты, например, 31 декабря 2024 года при автоматическом продлении на год, система продлит срок действия договора до 31.12.2025 года и отправит уведомление автору документа.
Также договор может быть бессрочным.
В нашем случае поставка разовая, и продлевать договор не будем.
В карточку договора прикрепляем сам файл договора по кнопке "Добавить файл" – его можно будет найти в системе во вкладке "Файлы". Все добавленные в карточку документы можно просматривать и редактировать.
Также договор необходимо зарегистрировать – поскольку поставщик предоставил договор по своей форме, то указываем его номер в карточке. В дальнейшем по номеру в системе можно будет найти договор и связанные документы.
На вкладке "Обработка" для данного вида договора был заранее настроен процесс обработки документа – он гибко настраивается под специфику процессов конкретной компании. Например, договор могут согласовывать сотрудники последовательно или параллельно, ответственные могут быть закреплены или подбираться автоматически системой.
В нашем случае договор по форме поставщика согласовывается, но не редактируется – готовится протокол разногласий, и уже он согласовывается у контрагента.
Соответственно, когда документ записан, система предложит запустить документ в обработку. Запустим ее, и задача на согласование поступит финансовому директору Буровой Валентине Степановне. При этом у задачи есть дедлайн – в примере на согласование дается 2 дня.
В задаче также будут файлы договора, которые можно открыть в режиме замечаний прямо в системе и не скачивать документ на компьютер – это также позволяет избежать рисков, когда сотрудник по ошибке может согласовать не ту редакцию документа. 1С:Документооборот позволяет просматривать файлы формата .docx и .pdf.
Как выглядит процесс согласования? Например, Валентина Степановна хочет внести изменения в договор и исключит пункт 1.5.
Если по документу есть какие-либо замечания, то согласовать его невозможно. В нашем случае можно только нажать кнопку "Не согласовано", и автору документа поступит задача "Ознакомиться с результатом согласования договора".
Автор документа может изучить все замечания по содержанию договора и принять их либо отказать. В нашем случае выбираем "Отказать", поскольку мы готовим протокол разногласий для согласования с контрагентом и не редактируем документ. При этом нужно обязательно указать обоснование отказа.
Поскольку мы в примере готовим протокол разногласий, то процесс согласования нужно завершить, а не запускать повторно. Напомним, что процесс согласования в 1С:Документооборот можно настроить и под специфику вашей компании.
Соответственно, следующей задачей автору документа будет "Согласовать протокол у контрагента". В данном случае в карточке документа на вкладке "Обработка" есть кнопка "Результаты обработки" – кроме листа согласования здесь формируется и протокол разногласий – если было отказано в приёме замечаний и процесс согласования был завершен. На скриншоте ниже представлена типовая форма протокола разногласий, но печатную форму также можно адаптировать под нужды компании.
Протокол разногласий можно сохранить на компьютер либо направить контрагенту по электронной почте прямо из системы 1С:Документооборот.
Когда протокол разногласий будет согласован, то его можно будет также прикрепить к карточке документа и отправить документы на подписание директору. Таким образом, работа с протоколом разногласий будет завершена.
Процесс обработки исходящих договоров в компании
Когда компания сама формирует договоры, то чаще всего это исходящие договоры по типовым шаблонам. Как правило, процесс согласования таких договоров выглядит как на схеме ниже.
Какие риски есть при отсутствии автоматизации процесса подготовки типовых договоров?
-
Сотрудники могут тратить значительное количество времени на подготовку документов. При этом создание нового документа происходит путем копирования аналогичного документа. Зачастую сотрудники не проверяют актуальность шаблонов, поэтому высока вероятность, что будет использован устаревший шаблон договора с неактуальными условиями сотрудничества;
-
Если менеджеры самостоятельно готовят договоры и меняют текст документа по своему усмотрению, то может возникнуть ситуация, когда внесены существенные правки, но договор ни с кем не согласован и сразу отправлен на подписание контрагенту. Известны случаи, когда менеджер менял сроки отгрузки товара, давал рассрочку своим клиентам и не согласовывал условия с коллегами из отдела закупок и финансовой службы. В результате, компания может понести как репутационные, так и финансовые риски.
Минимизации рисков компании способствует автоматизация работы с типовыми договорами. Посмотрим на примере, как выглядит процесс согласования в системе 1С:Документооборот.
Примеры согласования типовых и нетиповых исходящих договоров в 1С:Документооборот 3.0
Предположим, менеджер по продажам готовит договор продажи. Если это типовой договор, то сотрудник изначально не может корректировать документ – весь текст формируется в 1С:Документооборот по шаблонам, и система автоматически заполняет его данными из карточки документа.
В карточке договора можно настроить перечень реквизитов и добавить дополнительные поля, которые подставляются в договор и могут регулироваться менеджером, например, если есть плавающая гарантия на товар или гибкие условия оплаты.
Типовой договор не требует согласования в компании – он сразу будет отправлен для рассмотрения и подписания контрагенту.
При этом во вкладке "Файлы" сразу подгружен файл шаблона, который менеджер может только посмотреть – если он внесет какие-то правки и попытается сохранить, то система не позволит подменить файл.
Если же договор нетиповой либо контрагент внес существенные правки в документ, то тогда при создании карточки документа нужно выбрать соответствующий вид документа. Тогда файл договора в карточку нужно подгрузить самостоятельно, а процесс обработки будет включать этап согласования договора у ответственных лиц внутри компании – менеджер не сможет сам утвердить договор и сразу направить контрагенту.
Систему 1С:Документооборот можно гибко настроить, например, разграничить права доступа разными видами документов или разрешить создание нетиповых договоров только некоторым менеджерам.
Возможности и преимущества внедрения системы 1С:Документооборот
Описанные примеры автоматизации процесса договорной работы хорошо иллюстрируют возможности системы 1С:Документооборот:
-
Закрепить список согласующих. При необходимости в системе можно выдать права отдельным сотрудникам на добавление произвольных участников в процесс согласования;
-
Настроить поэтапный процесс обработки документов;
-
Контролировать сроки согласования документов – автор документа всегда может посмотреть в обработке документа, у кого и на каком этапе сейчас находится договор;
-
Автоматически заполнять документы по типовым шаблонам;
-
Разделять права доступа к документам в зависимости от полномочий сотрудников.
Внедрение системы 1С:Документооборот позволит значительно улучшить процесс согласования договоров:
-
Значительно сократить сроки согласования: в нашей практике есть проекты, где в результате автоматизации срок согласования сократился в 16 раз;
-
Снизить вероятность утери документов: обычно этот показатель снижается до нуля;
-
Повысить прозрачность процесса – в любой момент понятно, у кого в работе находится документ;
-
Хранить всю историю работы с документом и при необходимости быстро обратиться к ней;
-
В несколько раз повысить скорость поиска договора и всех связанных с ним документов. Практика показывает, что процесс сбора всех связанных документов может занимать не один час, но при автоматизированных процессах нужную информацию можно найти за несколько минут;
-
Снизить вероятность ошибок при подготовке договора;
-
Сократить время и трудозатраты на подготовку договора.
Запуск процесса согласования договоров в системе 1С:Документооборот за 20 рабочих дней
Если в организации используется до 10 видов договоров, то специалисты группы компаний "СофтБаланс" могут автоматизировать процесс согласования договоров за 20 рабочих дней.
Наша практика показывает, что за это время специалисты с заказчиком могут:
-
Классифицировать виды договорных документов,
-
Определить и настроить маршруты обработки документов,
-
Настроить автоматическое заполнение типовых шаблонов договоров,
-
Подготовить пошаговые инструкции и обучить сотрудников работе в системе в части договорных процессов.
Наш подход к внедрению за много лет зарекомендовал себя как эффективный способ получения быстрых результатов с минимальными затратами.
Если у вас остались вопросы и вам нужна консультация – обращайтесь, наши специалисты будут рады вам помочь.