Автоматизация документооборота группы компаний имеет свои нюансы по сравнению с тем же процессом на предприятии с более простой структурой. В данной статье мы разберем, как с помощью 1С:Документооборот 3.0 облегчить согласование договоров между несколькими организациями (юридическими лицами), входящими в группу компаний.
Как правило, в структуре такой организации есть головная (управляющая) компания, принимающая ключевые решения в отношении всей группы компаний. К примеру, она определяет стратегию развития, согласовывает значимые расходы. При этом основную операционную деятельность каждая фирма (филиал) осуществляет самостоятельно.
Ниже схематично представлена структура такой организации.
Как же происходит согласование договоров на предприятии с подобной структурой? В большинстве случаев в нем принимают участие сотрудники организации-инициатора процесса и согласующий из головной компании. Все остальные процессы обработки договора зачастую выполняются в организации-инициаторе.
Обычно выделяют следующие этапы согласования договора в группе компаний:
Важный нюанс: согласующие сотрудники могут физически находиться друг от друга на большом расстоянии и в разных часовых поясах. Эти и другие моменты создают следующие сложности при согласовании документов:
-
Передача договора между юрлицами затягивается из-за несогласованных действий сотрудников – они подчиняются разным людям и работают только в рамках своей части процесса, не видя его целиком;
-
Физическая передача бумажных документов задерживается ввиду расстояний между организациями;
-
Согласование документов по электронной почте может занимать много времени из-за разницы в часовых поясах, а также утери писем среди большого потока;
-
Сотрудники нижестоящих компаний могут не включить в согласование сотрудников управляющей организации – либо чтобы ускорить процесс и без лишних проблем провести нужный договор, либо по незнанию;
-
Сотрудникам управляющей организации сложно получить доступ ко всем документам нижестоящих компаний.
Избежать этих сложностей поможет внедрение 1С:Документооборот.
Процесс согласования договора в 1С:Документооборот 3.0 группой компаний
Предположим, что процесс согласования договора в группе компаний происходит следующим образом: сначала договор согласовывают сотрудники предприятия-инициатора, а затем документ уходит на согласование с сотрудниками головной компании. Давайте посмотрим, как этот процесс можно реализовать в 1С:Документооборот 3.0.
Справочник "Сотрудники и подразделения" в системе необходимо заполнить в соответствии с фактической структурой вашего холдинга. Если в структуре вашего предприятия есть какой-то управляющий комитет или совет директоров, которому подчиняются все остальные юридические лица, это необходимо отметить. Для этого нужно создать здесь иерархическую структуру подчинения.
В нашем примере каждая организация является самостоятельным юридическим лицом со своим директором, главным бухгалтером и прочими сотрудниками, которые необходимы для обеспечения деятельности. Однако ООО "НПЦ "Меркурий" является организацией, которая принимает значимые решения по ключевым договорам и контролирует затраты компаний ООО "Меркурий Проект" и ООО "Меркурий Трейдинг".
Для того чтобы правильно настроить процесс обработки документов, необходимо создать вид договора, в котором будет настроена обработка с этапами согласования, регистрации, подписания, исполнения договора.
При этом требуется правильно указать всех участников этих действий, это можно сделать, нажав на кнопку Правила обработки.
При обзоре настройки каждого шага мы можем увидеть автоподстановки, например, Непосредственный руководитель подготовившего документ. Этот участник будет вычисляться автоматически в зависимости от того, кто создаст карточку документа. То есть если договор создал сотрудник из компании ООО "Меркурий проект", то здесь появится его непосредственный начальник из этой же компании.
Далее мы видим согласующих из административно-хозяйственного департамента/управления разных организаций. Обратите внимание, что в настройках указано условие, при котором тот или иной участник попадает в маршрут. Так, если в карточке документа будет указана организация ООО "Меркурий проект", то документ будет согласовывать Мальцева Наталья Ивановна, случае с ООО "Меркурий Трейдинг" – Коровин Евгений Степанович.
Николаев Дмитрий Антонович будет согласовывать данный документ в любом случае, так как он работает в головной компании ООО "НПЦ "Меркурий". То же самое касается и Буровой Валентины Степановны, которая является руководителем финансово-экономического управления головной компании.
Следующие шаги обработки документа – регистрация и подписание, в данном случае аналогично в зависимости от того, какая организация указана в карточке проекта, задача будет попадать к специалисту из этой организации.
Давайте проверим, как это работает на практике в 1С:Документооборот 3.0. В списке документов необходимо создать договор закупки.
В него следует добавить нашу организацию и контрагента. Последний выбирается из справочника контрагентов либо его придется завести – все зависит от того, как выстроен процесс в вашей организации. Далее мы заполним в реквизитах сумму по договору и срок его действия. К карточке документа необходимо прикрепить соответствующие файлы и нажать кнопку Записать.
Перейдем на вкладку Обработка, чтобы увидеть маршрут согласования.
В качестве первого согласующего указан Сергеев Сергей Сергеевич – непосредственный руководитель автора документа. Так как в карточке была указана организация ООО "Меркурий проект", то следующим согласующим является Мальцева Наталья Ивановна. Николаев и Бурова по условиям наших настроек в любом случае участвуют в согласовании, так как они работают в управляющей организации.
В шагах Регистрация и Подписание договора указаны сотрудники ООО "Меркурий проект". Обработка заполнилась корректно, и сотрудники разных юрлиц группы компаний будут участвовать в обработке документа.
Теперь запустим обработку, нажав кнопку Начать обработку.
Зайдем поочередно в 1С:Документооборот под разными пользователями-участниками процесса, чтобы посмотреть, как они видят документы в своем списке.
Откроем систему от имени Сергеева Сергея Сергеевича. Поскольку он работает в головной компании, ему доступно большое количество документов.
В списке Задачи мне у него появляется соответствующая задача по согласованию договора. Он может согласовать или не согласовать документ.
Затем зайдем в 1С:Документооборот под Мальцевой Натальей Ивановной. Обратите внимание, что список доступных ей документов значительно меньше, чем у Сергеева. Она может видеть только те документы, в которых принимала участие.
Если мы попробуем поискать документы по другим организациям, то увидим, что они ей недоступны.
В списке Задачи мне у Мальцевой появится задача по согласованию договора закупки.
Немного другая ситуация у пользователя Кочкиной, она тоже работает в ООО "Меркурий проект" и видит документы по этой организации.
Соответственно, документы по другим юрлицам группы компаний ей недоступны.
Зато по своей организации все документы ей доступны. Таким образом, функционал 1С:Документооборота позволяет очень гибко настроить права доступа для сотрудников и сделать так, чтобы рядовые сотрудники не видели документы других организаций. Получается, что у сотрудников, которые не принимают решение на уровне нескольких юридических лиц, будет ощущение, что они работают в системе одни и других пользователей и документов здесь просто нет.
Документы, которые недоступны сотруднику, не показываются в отчетах, не находятся в поиске, то есть разграничение прав работает достаточно надежно. Исходя из этого, можно настраивать любые, даже довольно сложные процессы, разграничивать права доступа и работать в системе совместно, что довольно удобно для участников.
Рассмотренный пример обработки документов в 1С:Документообороте позволяет сделать вывод, что автоматизация процесса согласования договоров в группе компаний позволяет:
-
Сократить время согласования договоров в несколько раз;
-
Минимизировать риски утери документов;
-
Не допустить исключения из процесса согласования важных участников;
-
Выдавать доступ к документам с учетом разграничения прав.
Наша практика показывает, что процесс автоматизации документооборота в группе компаний лучше всего разбить на несколько этапов. На первом этапе мы рекомендуем реализовать проект автоматизации в головной компании и в одном из нижестоящих юрлиц или обособленных подразделений филиалов – это зависит от структуры вашей организации. После того как процесс полностью протестирован, передан в эксплуатацию и прошел обкатку пользователями, можно масштабировать этот опыт на другие компании в составе корпорации. Таким образом, постепенно в процесс автоматизации можно включать все последующие юрлица.
Такой подход позволяет быстро получить первые результаты, равномерно распределить как затраты на внедрение, так и нагрузку на сотрудников предприятия.
В процессе внедрения системы электронного документооборота наши специалисты проводят следующие работы:
-
Сбор требований, проведение интервью с ключевыми лицами заказчика;
-
Настройка системы, моделирование процесса согласования договоров;
-
Тестирование полученной модели учета;
-
Подготовка пошаговых инструкций для пользователей;
-
Обучение пользователей работе в системе.
Планируете автоматизировать документооборот в вашей организации? Заполните форму на сайте или закажите обратный звонок – будем рады обсудить вашу задачу!