Новая версия "1С:Документооборот 3.0" — это не только обновление интерфейса, но пересмотр подходов к работе с задачами, документами и правами доступа, более широкий функционал в части ЭДО и полноценная интеграция с решением "1С:Архив".
Собрали мнения наших клиентов о том, какие изменения в новой редакции кажутся им наиболее значимыми. И попросили специалистов рассказать, каким компаниям стоит перейти на новую версию уже сейчас.
Почему наши клиенты переходят на новую версию 1С:Документооборот
Доступ к нужным документам со стартовой страницы
В "1С:Документооборот 3.0" переработан пользовательский интерфейс: добавлен единый справочник "Документы" и возможность группировки документов в отдельные реестры, доступные с начальной страницы.
Раньше, чтобы найти определенный документ, приходилось просматривать различные списки. Теперь же все нужные документы можно собрать на стартовом экране.
Работа с задачами проще и нагляднее
В новой версии системы появилось больше возможностей для группировки задач.
Раньше, чтобы добавить результаты подзадач к основной задаче, приходилось сначала сохранять документы на компьютере. Теперь это делается одним нажатием кнопки.
Можно предварительно просмотреть задачу и приложенные к ней файлы. Также доступна история выполнения задачи, в которой наглядно отображается, к какому процессу она относится.
Доступ к документам, а не папкам
В новой версии "1С:Документооборот" разработчики отказались от выдачи прав доступа на папки документов. Теперь каждому пользователю просто доступны те документы, с которыми он работает. За счет этого увеличилась и скорость расчета прав доступа: в предыдущей версии системы данный процесс мог занимать много времени.
Больше не нужна вторая учетка для сотрудников, которые числятся в нескольких подразделениях
В "1С:Документооборот 2.1" нельзя назначить сотрудника на разные должности. По логике работы системы, сотрудник не может подчиняться сразу двум руководителям. Это создавало дополнительные сложности для тех, кто работал сразу в нескольких подразделениях компании.
В новой версии системы данная проблема решена. Теперь сотрудник может под одним именем выполнять задачи, соответствующие его обязанностям в разных отделах.
Была пересмотрена структура справочника "Сотрудники" – для стабильного функционирования обмена между "1С:Документооборот" и "1С:Зарплата и управление персоналом".
Удобное делегирование: замещающие и помощники
В "1С:Документооборот 3.0" сотрудник может самостоятельно назначить одного или нескольких заместителей и определить их права. Раньше для этого приходилось писать служебную записку на имя администратора, из-за чего процесс мог сильно затянуться.
Для руководителей же появилась функция назначения помощников. Теперь не нужно давать подчиненным доступ к своей учетной записи: сотрудник может выполнять задачу руководителя под своим логином. Для задач помощника также можно настроить права доступа.
Маршруты движения документов отслеживаются
Сам процесс обработки документов в новой версии выделен в отдельную вкладку, в которой можно увидеть маршрут движения документа, ответственных и сроки выполнения каждого этапа.
Можно разрешить или запретить изменения участников обработки документа. Закрепить участников, которые не могут быть исключены из маршрута.
В предыдущей версии "1С:Документооборот" из маршрута можно было удалить практически любого участника, что повышало риск возникновения ошибок в процесс согласования.
Ограничение задач руководителю
В новой версии системы внедрены правила коммуникации, которые позволяют ограничить постановку задач на верхних уровнях иерархии.
В каких случаях наши специалисты рекомендуют перейти на 1С:Документооборот 3.0 уже сейчас
Необходимость в инвентаризации процессов
За годы использования системы "1С:Документооборот 2.1" в ней могло накопиться множество ненужных процессов, которые только замедляют работу. Переход на новую версию "1С:Документооборот 3.0" поможет провести инвентаризацию процессов, исключить избыточные и дублирующие.
Планируется серьезная доработка системы документооборота
Если вы планируете серьезные работы по адаптации системы, целесообразнее сначала обновиться, а после – выполнять доработки. Это сэкономит вам время и деньги, поскольку доработки в любом случае придется переносить в новую систему, когда версию 2.1 снимут с поддержки.
Полноценная работа с ЭДО
Функциональность ЭДО в версии "1С:Документооборот 2.1" была ограниченной, многим компаниям приходилось использовать сторонние решения для комфортной работы.
В версии 3.0 этот функционал значительно доработан: теперь система поддерживает все виды электронной подписи, полностью соответствует требованиям Федерального закона "Об электронной подписи" и позволяет обмениваться документами в форматах, утвержденных ФНС.
Архивное хранение электронных документов
С ростом объема электронного документооборота становится актуальным вопрос надежного хранения документов, особенно юридически значимых.
"1С:Документооборот 3.0" имеет типовую интеграцию с решением "1С:Архив".
"1С:Архив" предлагает эффективный и надежный способ долгосрочного хранения как бумажных, так и электронных документов, и обеспечивает сохранность их юридической силы.
Сохранение интеграционных механизмов
Многие пользователи выбирают 1С благодаря возможности интегрировать продукты в рамках единой экосистемы. Для корректной работы интеграционных механизмов необходимо поддерживать актуальные версии программного обеспечения.
Например, после снятия с поддержки "1С:Документооборот 2.1" типовой обмен 1С:ДО 2.1 – 1C:ERP перестанет работать с новыми релизами 1C:ERP, учитывайте это при планировании перехода на 3.0.
Работа на перспективу
Внедрение нового программного обеспечения процесс не быстрый: нужно получить согласования, утвердить бюджет, выбрать исполнителя. Кроме того, само внедрение (особенно при большом объеме данных) может быть длительным и ресурсоемким.
Если начать переход на новую версию системы "1С:Документооборот" сейчас, то вы избежите ситуации, когда версию 2.1 с поддержки уже сняли, а ваша компания ещё не успела перейти на 3.0.