Опыт внедрения электронного документооборота в концерне "ЦНИИ "Электроприбор"

Масштаб проекта

Как было сказано ранее, в рамках проекта была автоматизирована работа с входящими, исходящими и внутренними документами. В системе было настроено порядка 20 видов исходящих документов и около 60 видов внутренних: "Приказы", "Распоряжения", "Служебные и докладные записки", "Ведомости", различные "Заявки", "Протоколы" и многие другие.

Важно отметить, что автоматизация создания документов требует обеспечить их единообразие, т.е. следует создать шаблоны для каждого их видов документа. Процесс создания шаблонов документов в системе шел параллельными потоками для каждого из процессов. Это было обусловлено тем, что исторически значительная часть документов готовилась в офисных пакетах, от которых в будущем планировалось отказаться. В общей сложности было разработано порядка 120 таких форм и, на момент внедрения, все необходимые шаблоны были адаптированы как под операционную систему Windows, так и под Linux.

До реализации проекта документооборот в концерне уже был частично автоматизирован, как в ходе выполнения первого этапа работы, так и в результате предыдущих попыток цифровизации. После запуска новой системы в эксплуатацию количество одновременно работающих пользователей новой системы увеличилось вдвое. Этот показатель говорит о том, что благодаря удобству и интуитивности интерфейса "1С:Документооборот" значительно облегчилась работа сотрудников и повысилась их продуктивность, что побудило сотрудников активно пользоваться новыми возможностями.

Существенным триггером для успешного перехода компании на электронный документооборот было то, что всё руководство компании стало использовать систему для работы с организационно-распорядительной документацией. 

Сегодня в системе работают более 1000 сотрудников — практически все, кто занимает значимые для функционирования организации должности. Таким образом, "1С:Документооборот" обеспечил оперативную коммуникацию между руководителями и подчиненными, а также сотрудников друг с другом.

Потребовалось определенное время на привыкание к новой системе и обучение сотрудников, но постепенно скорость работы пользователей с документами в системе выросла. В конечном итоге все сложности были успешно преодолены, и сейчас система работает стабильно и эффективно. 

Настройка и отражение бизнес-процессов в "1С:Документооборот"

В рамках внедрения системы было настроено порядка 120 процессов, включающих как простые, так и комплексные сценарии. При этом система является довольно гибкой, позволяя сотрудникам запускать собственные версии процессов, иногда упрощая их в зависимости от потребностей. Например, если создатель документа и процесса по шаблону является участником или согласующим, он может исключить себя из этого списка. Такие процессы встречаются довольно часто, и система позволяет гибко с ними работать.

В системе "1С:Документооборот" реализованы как простые процессы, например, согласование исходящего письма, так и более сложные. Например, процесс обработки входящих документов, в котором исполнители изначально неизвестны. В таких случаях, если письмо направлено на имя генерального директора, он маршрутизирует его дальше, назначая исполнителя исходя из зон ответственности. Далее оно может быть направлено следующему по цепочке ответственности —  количество исполнителей и адресатов в итоге зависит от содержания документа.

Особенно сложные процессы связаны с согласованием договоров, в частности, контрактов с заказчиками. Эти процессы часто включают многоэтапные подпроцессы, такие как подготовка информации, работа с приложениями к документу, а также ограничение доступа к документам из-за наличия конфиденциальной информации. В этом аспекте "1С:Документооборот" предоставляет широкие возможности для настройки и адаптации под специфические требования организации. 

Разграничение доступа и безопасность данных

Для обеспечения безопасности данных в системе "1С:Документооборот" разработана и внедрена матрица доступа. Процесс её разработки непростой и занял значительное время.

Настройка матрицы ролей была заложена ещё на этапе пилотного проекта. Тогда в системе доступы настраивались по конкретным фамилиям исполнителей, что оказалось неэффективным при масштабировании системы на весь концерн, особенно когда речь шла о ролях, в которые могли входить десятки человек. Так было принято решение о необходимости создания системы делегирования прав.

В ходе эксплуатации требования уточнялись и детализировались для различных частных случаев. Механизмы "1С:Документооборот" позволяют добавлять группы сотрудников, предоставляя им доступ к определенным документам. В то же время сохраняется возможность настройки доступа к каждому объекту, с которым ведется работа. Существует возможность добавить фамилии конкретных пользователей, которые смогут видеть документ. Это более тонкая и детализированная настройка по сравнению с общей матрицей доступа.

Со времени начала эксплуатации системы в АО "Концерн "ЦНИИ "Электроприбор" достигнута стабильная структура доступа. Стало ясно, какие сотрудники работают с определенными документами, на какие объекты делегируются права, какие группы пользователей участвуют в процессах. Практически отпала необходимость в ручных настройках. Вся эта информация зафиксирована в системе, и теперь вносятся только небольшие изменения, связанные с кадровыми перестановками, увольнениями или приходом новых сотрудников. 

Сканирование архивных документов

На предприятии за долгие годы его существования накоплен большой архив бумажных документов, многие из которых еще имеют актуальность и используются в работе. Необходимо сделать их доступными для электронного документооборота. С этой целью осуществляется работа по их вводу в систему с использованием потокового сканирования в файлы с применением платформы роботизации (Robotic Process Automation — RPA). Это не является стандартным процессом, предлагаемым системой "1С:Документооборот". Платформа RPA позволяет в автоматическом режиме распознавать документы, заполнять реквизиты в карточках и создавать электронные структурированные архивы первичных документов.

В качестве примера использования RPA можно привести создание архива бухгалтерии, работа над которым проводилась в ходе эксплуатации системы. Внесение данных из бухгалтерских документов в базу данных требует большой внимательности и временных затрат. Для исключения человеческого фактора была настроена система, в которой сотрудник может просто взять пачку документов за прошлые периоды, отсканировать их и получить набор из файлов, которые обрабатывает программный робот: превращает их в документы в системе с уже заполненными реквизитами. "1С:Документооборот" в этом случае выполняет функцию структурированного хранилища первичной документации. 

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)

Потребность в организации использования электронной-цифровой подписи появилась уже после запуска изначального проекта, но в итоге оказалась неотъемлемой частью системы, и сейчас активно используется почти всеми руководителями подразделений ЦНИИ "Электроприбор" — от генерального директора до начальников отделов.

Решение об использовании ЭЦП было принято в связи с тем, что многие документы попадают в систему от контрагентов — то есть извне. Процесс работы с ЭЦП максимально прост: руководитель подключает свой носитель и подписывает документ с помощью ЭЦП, что гарантирует его подлинность и юридическую силу. ЭЦП привязывается к электронному документу, на визуальном представлении в системе устанавливается штамп с информацией о подписи.

Функционал "Первичной страницы руководителя"

В ходе проекта в системе "1С:Документооборот" была сделана доработка, меняющая типовой интерфейс системы, — "Первичная страница руководителя". С одной стороны это потребовалось для более легкой адаптации руководителей подразделений, поскольку многие из них привыкли к интерфейсу предыдущей использовавшейся в организации системы. С другой — для обеспечения комфортной работы руководителей рассматривающих сотни документов в день в режиме "одного окна". 

"Первичная страница" оказалась весьма удобной, т.к. позволила руководителям быстрее начать осваивать новую систему и успешно справляться с возрастающим потоком документации. На начальном этапе такая настройка помогла сократить время адаптации и ускорить запуск системы. Благодаря тому, что руководство высшего звена сразу стало использовать "1С:Документооборот", остальные сотрудники быстрее включились в работу.

Абсолютное же большинство остальных сотрудников используют типовой интерфейс системы — стандартного функционала им достаточно.

Интеграции системы "1С:Документооборот"

Система "1С:Документооборот" в ходе реализации проекта и после его перевода в штатную эксплуатацию была интегрирована с рядом других систем, используемых на предприятии. Среди наиболее значимых интеграций можно выделить связь с системами "1С:Управление автотранспортом", "1С:Зарплата и управление персоналом" и системой управления жизненным циклом изделий.

Интеграция "1С:Документооборот" и "1С:Управление автотранспортом" обеспечила оперативный обмен заявками на автотранспорт внутри концерна. Актуальность такой связки обусловлена тем, что значительное количество подразделений может испытывать необходимость в перемещении сотрудников или грузов в течение каждого рабочего дня. Строгое планирование использования автотранспорта способствует как эффективности функционирования организации, так и экономии средств.

Затем была настроена интеграция с системой управления жизненным циклом изделий, необходимость которой особенно остра для разработчиков и конструкторов. Механизм интеграции позволяет двум системам взаимодействовать в реальном времени, обеспечивая синхронизацию документов и заданий, несмотря на то, что создаются они на разных платформах. 

В дальнейшем планируется интеграция "1С:Документооборот" со всеми типовыми решениями 1С, используемыми в организации, включая ERP‑систему. 

Интеграция "1С:Документооборот" и "1С:Аналитика"

Помимо вышеупомянутых возможностей, "1С:Документооборот" интегрирован с системой "1С: Аналитика". Последняя используется для визуализации контроля за исполнительской дисциплиной. С помощью графиков "1С:Аналитики" руководитель может отслеживать, сколько задач выполнено, в какое время и с каким результатом. Это существенно помогает контролировать соблюдение сроков исполнения задач, так как можно быстро понять, что выполнено, а что — нет, упрощается коммуникация между различными уровнями организации.

С целью дополнительного повышения прозрачности и контроля процессов в подразделении управления документооборотом был организован еженедельный отчёт перед генеральным директором, в котором, с помощью интеграции систем, наглядно демонстрируются текущие результаты работы и соблюдение сроков исполнения задач.

"1С:Документоооборот" — это только начало

"1С:Документооборот" стал первой мощной программной системой на платформе 1С, внедрённой в АО "Концерн "ЦНИИ "Электроприбор", которая заменила использовавшиеся до этого несвязанные между собой программные продукты. С её запуском началось формирование единой цифровой платформы и нового подхода к работе предприятия в целом.

В процесс обучения работе с новой системой было вовлечено большое количество сотрудников. Они освоили базовые принципы работы, и это позволяет надеяться на то, что далее будет проще работать с другими решениями на платформе "1С:Предприятие". 

Обучение стало унифицированным, такой подход позволил значительно сократить общее время освоения знаний новыми сотрудниками и повысить скорость их адаптации.

Новые механизмы коммуникаций, например "Подсистема взаимодействия" в рамках платформы "1С:Предприятие", вывела на новый уровень оперативность и качество совместной работы над задачами и документами.

Сегодня можно с уверенностью сказать, что внедрение "1С:Документооборот" в АО "Концерн "ЦНИИ "Электроприбор" стало важным шагом на пути к цифровой трансформации предприятия. Автоматизация документооборота, интеграция с другими системами и обеспечение безопасности данных позволили значительно повысить эффективность работы организации. В дальнейшем планируется расширение функционала системы, включая внедрение штрихкодирования документов, настройку электронного документооборота с контрагентами и дочерними обществами и дальнейшую интеграцию с другими системами, как уже используемыми на предприятии, так и предполагаемыми к внедрению.