Мероприятия в 1С:Документооборот 3.0

Проведение мероприятий – планерок, собраний, совещаний – один из важных процессов в любой компании. Функционал по учету мероприятий в 1С:Документооборот 3.0 позволяет:

Сократить время на их подготовку и проведение,
Упростить согласование,
Проводить мероприятия в соответствии с планом,
Обеспечивать принятие решений и их своевременное выполнение.

В статье рассмотрим возможности последней редакции системы 1С:Документооборот 3.0 для проведения протокольных мероприятий.

Протокольные мероприятия в 1С:Документооборот 3.0

Система 1С:Документооборот позволяет автоматизировать весь жизненный цикл мероприятия. Мероприятия в 1С:Документооборот 3.0 бывают трёх видов:

Внешние,
Внутренние,
Протокольные.

Виды мероприятий по-разному учитываются и обрабатываются программой.

Протокольное мероприятие – это мероприятие, на котором требуется принять и зафиксировать принятые решения. Например, собрание акционеров может являться протокольным мероприятием.

Для протокольных мероприятий требуется назначить председателя и секретаря, они будут иметь права на внесение изменений в событие:

Председатель – пользователь, который проводит совещание, а также подписывает протокол,
Секретарь – пользователь, который ведет протокол.

Для проведения мероприятий, организуемых контрагентами, может потребоваться куратор – сотрудник, который отвечает за мероприятие от лица организации.

Решения, принятые на протокольном мероприятии, должны быть оформлены в протокол. Протокол – это документ, который содержит последовательную запись обсуждения обозначенных на мероприятии вопросов и принятых по ним решений. Протокол может вестись в форме таблицы, файла или отдельного документа.

Программа мероприятия

Зафиксировать перечень того, чем планируется заниматься на мероприятии, можно на вкладке "Программа".

Для совещаний это список вопросов, выносимых на обсуждение. Для конференций – список докладов. Для новогоднего праздника – список конкурсов, викторин и выступлений.

Способы ведения программы мероприятия такие же, как и для протокола:

Таблица – удобна, если программу в дальнейшем не потребуется оформлять в виде отдельного документа,
Файлы – если требуется красивое визуальное оформление информации,
Отдельный документ – используется в том случае, если программа мероприятия должна быть оформлена как отдельный официальный документ.

Программа мероприятия и протокол тесно связаны друг с другом. Система 1С:Документооборот 3.0 позволяет отметить пункты программы как требующие принятия решений. Если не по всем таким пунктам будет запись в протоколе, то система просигнализирует об этом в карточке мероприятия.

Обработка мероприятий в 1С:Документооборот 3.0

Жизненный цикл мероприятия обычно состоит из следующих этапов:

Подготовка,
Проведение,
Оформление протокола,
Исполнение решений,
Анализ мероприятия.

В карточке мероприятия можно добавить список и порядок действий для его обработки. Правила обработки для мероприятий настраиваются так же, как и для других документов: назначаются действия и указываются сотрудники либо роли, ответственные за данные действия.

Заполнение протокола мероприятия

Заполнение протокола мероприятия происходит через вкладку "Протокол". Она будет доступна только в том случае, если в настройках вида мероприятия указано, что это протокольное мероприятие.

Например, доклад, презентация или новогодний праздник не требуют принятия решений, поэтому вести протокол для них не нужно.

Заполнить протокол можно на основании введённой ранее программы мероприятия: для этого необходимо воспользоваться кнопкой "Заполнить", при этом информацию в некоторые поля потребуется внести вручную.

После выбора пункта протокола и клика на кнопку "Изменить" откроется окно для заполнения недостающих данных.

Если для пункта протокола требовалось установить решение, то его необходимо описать в поле "Решили", после чего на вкладке "Программа" поле "Решение" для данного пункта автоматически изменит статус на "Принято".

Если для пункта протокола требуется исполнение, то необходимо указать сроки и пользователей, которым в дальнейшем придет задача на исполнение данного пункта.

Участники мероприятия

Участники – это все приглашенные на мероприятие лица – и докладчики, и слушатели. Все они отображаются на вкладке "Участники".

На закладке "Участники" можно:

Узнать, является явка обязательной или нет,
Посмотреть состояние приглашения,
Отправить приглашения участникам,
Для протокольных мероприятий здесь указываются председатель и секретарь.

Участники, которые отказались принять участие в мероприятии, могут быть исключены из списка. Если участник подтвердил свое присутствие, но не явился, он отмечается в системе как отсутствующий.

При отправке приглашений участникам мероприятия программа подскажет, кто
из них будут отсутствовать на рабочем месте во время проведения мероприятия.

Подбор времени мероприятия

Система "1С:Документооборот" помогает подобрать время и место проведения мероприятия, для этого в ней учитываются:

Доступность участников в соответствии с их рабочими календарями,
Доступность переговорных или иных подходящих помещений.

Запланированные мероприятия автоматически заносятся в календари участников.

Файлы мероприятия

На вкладке "Файлы" можно хранить материалы выступающих, программу, протокол, списки участников, вспомогательные материалы, аудио- или видеозаписи и другую полезную информацию.

В системе предусмотрены возможности не только добавления новых файлов, но и корректировки уже существующих. По умолчанию права на редактирование файлов имеют только пользователи, которые входят в список участников мероприятия.

Состояние мероприятий

Состояние мероприятий можно посмотреть в списках "Мои мероприятия" и "Все мероприятия" состояние мероприятий отображается специальными иконками:

Пусто – состояние не установлено,
Зеленый круг (не закрашен) – мероприятие в процессе подготовки, не указаны даты,
Зеленый круг (закрашен наполовину) – мероприятие на стадии подготовки, даты указаны,
Зеленый (полностью) – мероприятие проведено,
Красный – мероприятие просрочено,
Серый – мероприятие отменено.

В карточке мероприятия состояние отображается в одноименном поле. Множественные состояния отображаются через запятую, например: "В стадии подготовки", "Приглашения приняты", "Программа утверждена" и др.

Процессы и задачи по мероприятию

Основные этапы работы над мероприятием можно выполнить при помощи процессов, запущенных на основании мероприятия. По мере исполнения процессов система 1С:Документооборот будет автоматически устанавливать соответствующие состояния мероприятия, но при необходимости их можно установить вручную.

Учет мероприятий, организованных контрагентами

Стоит отметить функционал 1С:Документооборот, который хоть и редко используется, в некоторых ситуациях может оказаться полезным – это учет мероприятий, организаторами которых являются контрагенты. Реквизиты и связи в данном случае будут устанавливаться автоматически.

Отчеты по мероприятиям

Система 1С:Документооборот 3.0 помогает также выполнить анализ проведенных мероприятий. Для этого в системе существуют различные аналитические отчеты: