Электронная подпись, МЧД и ЭДО в 1С:Документооборот 3.0

В статье рассмотрим, как в системе 1С:Документооборот редакции 3.0 реализован функционал электронной подписи, машиночитаемой доверенности и электронного документооборота.

Электронная подпись в 1С:Документооборот 3.0

Электронная подпись (ЭП) – аналог собственноручной подписи и печати в электронном документе. Работу с электронной подписью регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ.

Различают три вида электронной подписи:

• Простая (ПЭП) – это комбинация логина и пароля, которая может подтвердить авторство документа.

Документы, подписанные такой подписью, не имеют юридической силы, если обратного не предусмотрено соглашениями, подписанными между участниками.

Когда вы используете ПЭП? Например:

• Выполняя задачи ознакомления или согласования в 1С:Документооборот;

• Заказывая товары на маркетплейсах;

• Совершая операции в онлайн-банке.

• Усиленная неквалифицированная (УНЭП) – подпись, которая формируется с использованием криптографии. Она имеет юридическую силу и не только подтверждает авторство, но и гарантирует целостность передаваемого документа.

Подпись может использоваться для любых документов, кроме тех, которые должны быть подписаны исключительно квалифицированной подписью.

• Усиленная квалифицированная (УКЭП) – такая подпись формируется с использованием криптографии и дополнительно подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.

На сайте Минцифры России опубликован список аккредитованных удостоверяющих центров, где можно приобрести сертификат ключа ЭП для использования электронной подписи.

УКЭП приравнивается к собственноручной подписи. Она используется для договоров, содержащих печать организации, счетов-фактур, товарных накладных ТОРГ-12 и так далее. Усиленная квалифицированная подпись имеет юридическую силу.

1С:Документооборот 3.0 поддерживает все три варианта электронной подписи и отвечает всем требованиям Федерального закона «Об электронной подписи».

С помощью электронной подписи вы сможете:

• Подписать документ, файл, резолюцию, визу согласования, результат утверждения;

• Зашифровать и расшифровать содержимое хранимых файлов;

• Обеспечить обмен юридически значимыми электронными документами.

Кроме того, в 1С:Документооборот 3.0 есть настройки, которые позволяют:

• Настроить расположение штампа ЭП для каждого вида документа;

• Визуализировать в документе ПЭП;

• Поддерживают отметку электронной подписи для Excel-файлов – доступна автоматическая вставка для файлов .xls и .xlsx

• Использовать усиленную электронную подпись в задачах ознакомления;

• Подписать несколько задач электронной подписью.

• Подписывать документы вместе с файлами вложений – одновременно будут подписаны все вложения, независимо от их происхождения и формата;

• Начиная с релиза 3.0.7 есть настройка, которая позволяет использовать штамп времени. Она подтверждает достоверность подписи в определённый момент времени и гарантирует, что при создании и подписании электронная подпись была действительна и корректна:

• CAdES-T – подпись с меткой доверенного времени, хранит в себе подтвержденную третьей стороной информацию о дате подписания;

• CAdES-A – архивная подпись. Она хранит в себе полный набор данных, для необходимости проверки подписи: метку времени, информацию о отзыве сертификатов и прочее.

МЧД в 1С:Документооборот 3.0

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, которая подписана квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. МЧД должна быть предоставлена в формате XML.

С 1 января 2023 года МЧД стали обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.

Чтобы использовать МЧД, ИП или организации должны обеспечить

• УКЭП сотрудника;

• Оформить на физическое лицо МЧД, используя свою УКЭП.

Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной УКЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.

Кроме того, МЧД является единицей учета. Например, в 1С:Бухгалтерии. Также МЧД является неотъемлемой частью электронного документа, сдаваемого на долговременное хранение в 1С:Архив.

Законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица, а при необходимости МЧД можно досрочно отозвать.

Ниже представлены номера приказа и письма ФНС, которые регулируют формат МЧД:

• Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС России от 30.04.2021 №ЕД-7-26/445@ (КНД 1110310).

• Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС России от 20.01.2022 года №ЕА-4-26/534@ (КНД 1110311).

В системе 1С:Документоороборот редакции 3.0 МЧД появились, начиная с релиза 3.0.9.

На данный момент 1С:Документооборот позволяет:

• Создавать,

• Подписывать,

• Отзывать доверенности.

• Регистрировать в реестре ФНС.

В системе поддерживаются формат МЧД 003 и классификаторы полномочий ФНС для МЧД.

Предлагаемый в 1С:Документооборот 3.0 функционал для регистрации доверенностей и получения сведений о них использует распределенный реестр для хранения доверенностей по технологии блокчейн – фирма 1С является одним из держателей узлов. Это позволяет не отправлять МЧД контрагентам каждый раз при подписании документов.

В системе 1С:Документооборот 3.0 в карточке МЧД есть статусы доверенности. Если МЧД не прошла проверку, то в карточке электронной подписи будет указание причины. Такая доверенность будет выделена желтым цветом.

ЭДО в 1С:Документооборот 3.0

ЭДО – это сервис, позволяющий прямо из системы 1С выполнять обмен электронными документами с контрагентами, сохраняя правовую и юридическую ценность.

Главный принцип ЭДО — безопасность данных при обмене файлами. Простая онлайн-передача не гарантирует сохранности, поэтому для защиты данных и удобства хранения компании обращаются к операторам ЭДО.

Чтобы начать пользоваться ЭДО, нужны:

• Наличие КЭП;

• Доступ в Интернет;

• Произвести настройки ЭДО в системе 1С.

После настройки ЭДО в 1С:Документооборот 3.0 можно формировать и отправлять документы, а также получать и обрабатывать документы.

Кроме того, в 1С:Документооборот 3.0 предусмотрены отдельные АРМ для отправки и обработки документов.

В карточке документа есть возможность принять или отклонить документ, пришедший по ЭДО.

Все электронные документы, поступающие по ЭДО, становятся внутренними документами системы 1С:Документооборот 3.0.

Также можно настроить автоматическое формирование документов, пришедших по ЭДО. Для сформированного документа становятся доступны инструменты настройки всех деловых процессов – обработок документов и совместной работы сотрудников.

В системе 1С:Документооборот 3.0 можно формировать пакеты документов или добавлять дополнительные документы в уже сформированный пакет. Его можно отправить по ЭДО точно так же, как и единичный документ.

Документы обмена по ЭДО в 1С:Документооборот 3.0 отмечены специальным значком:

• Зеленым, если с документом все в порядке: он сформирован, отправлен или получен и принят;

• Красным, если документ отклонен, запрошено исправление или при обмене произошла ошибка;

• Черным, когда поступил новый документ.

По ЭДО можно отправить и получить как формализованные документы (накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры), так и неформализованные (письма, договоры, заявки, доверенности, техническую документацию и так далее).

Использование ЭДО бережет не только деревья, но и время и нервы участников хозяйственной деятельности с обеих сторон. Например, в группе компаний "СофтБаланс" документы, которыми обмениваются по ЭДО, в прошлом году составили 2/3 от общего объема документооборота.