Фирма 1С последние несколько лет активно развивает функционал охраны труда в рамках решения "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". В статье рассмотрим возможности типовой системы в части учета средств индивидуальной защиты (СИЗ) – какие задачи вы сможете автоматизировать без доработок конфигурации, как эти процессы реализованы в системе и в каком случае 1С:ЗУП КОРП будет достаточно для учета СИЗ.
Подсистема "Охрана труда" в 1С:ЗУП КОРП
На текущий момент в системе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" присутствует функционал по проведению специальной оценки рабочих мест (СОУТ), учета прохождения медицинских осмотров и учета несчастных случаев.
Углубляются возможности для учета выдачи специальной одежды: в программе есть "Личная карточки учета выдачи СИЗ", можно формировать выдачу СИЗ по заказам, хранить информацию по остаткам СИЗ на складах, а так же оформлять документы выдачи, списания и продления срока носки.
Единые типовые нормы выдачи СИЗ
В состав типовой поставки 1С:ЗУП КОРП есть справочник "Средства индивидуальной защиты". Он используется для хранения позиций СИЗ, они же – Единые типовые отраслевые нормы.
Данный справочник содержит весь минимально необходимый набор полей. Их достаточно для ведения учета малых и средних предприятий.
В справочнике можно указать:
-
Аналоги СИЗ;
-
Соответствие номенклатурной позиции;
-
Периодичность выдачи;
-
Дежурное использование;
-
Защитные свойства СИЗ.
Нет возможности указать:
-
Сезонность;
-
Соответствие нескольким номенклатурным позициям;
-
Сертификаты.
СИЗ для должности
В 1С:ЗУП КОРП присутствуют справочники для хранения единых типовых норм и их основных характеристик. Такие справочники являются первой ступенькой ведения учета спецодежды в системе.
Для значительной части должностей и профессий существуют четко определенные перечни СИЗ – эту информацию можно указать непосредственно в справочнике "Должности". В нем имеется отдельная вкладка "Охрана труда", где для каждого типа СИЗ указывается необходимое значение справочника.
СИЗ для рабочего места
В справочнике "Должности" указывается условно-постоянный список положенных СИЗ. При создании нового рабочего места система предложить заполнить положенные по должности СИЗ из этого справочника.
При положительном ответе в элементе справочника "Рабочие места" в разделе "Средства индивидуальной защиты" заполняется ранее подготовленный перечень СИЗ.
При необходимости для нового рабочего места в системе можно добавить или изменить СИЗ.
СИЗ в карточке сотрудника
После проведения документа "Прием на работу" в 1С:ЗУП КОРП в карточке сотрудника по гиперссылке "Охрана труда" открывается форма, на которой отображается информация по необходимым к выдаче средства индивидуальной защиты. Также на это закладке указываются антропометрические данные (размеры) сотрудника.
Непосредственно из формы можно создать документ "Заказ на выдачу СИЗ". Типовой функционал предусматривает создание "Заказа на выдачу", а на его основании сам документ "Выдача СИЗ".
Отчеты по новым сотрудникам и потребности в выдаче СИЗ
При большой численности или активном кадровом документообороте неудобно пересматривать карточки сотрудника для выявления вновь принятых. Для этого в интерфейсе подсистемы "Охрана труда" реализован типовой отчет "Рабочие места охраны труда сотрудников".
Отдельной колонкой в нем выводятся дата приёма на работу и дата назначения рабочего места. В шапку отчета типовой настройкой можно вывести отбор по дате приёма.
Таким образом можно получить список сотрудников, которые были приняты за последние дни, недели, месяц. Эта информация позволит подготовить список сотрудников, для которых необходимо проверить факт выдачи СИЗ.
Типовой отчет "Работники, необеспеченные средствами индивидуальной защиты" выводит список сотрудников, которым не произведена выдача СИЗ по нормам для их рабочих мест.
В отчете отображаются данные по совсем невыданным СИЗ, по частично невыданным и по просроченным. Вновь принятые и необеспеченные СИЗ сотрудники также отобразятся в этом отчете.
Обработка "Средства индивидуальной защиты"
Для удобства пользователей в программе предусмотрена обработка "Средства индивидуальной защиты", которая позволяет:
-
В одном окне увидеть список сотрудников с актуальной ситуацией обеспеченности СИЗ;
-
Создавать заказ на выдачу СИЗ из формы обработки, сформировать выдачу СИЗ, а также списать СИЗ и продлить срок носки.
При работе в системе стоит учитывать типовую схему оформления документооборота в 1С:ЗУП КОРП: нельзя оформить выдачу СИЗ без предварительного созданной заявки.
-
Посмотреть перечень должностей и положенных для них СИЗ;
- Создавать и изменять нормы выдачи СИЗ.
Документ "Заказ на выдачу СИЗ"
Первым документом для оформления выдачи СИЗ является "Заказ на выдачу СИЗ".
По кнопке "Заполнить" происходит автоматическое заполнение табличной части потребностями в СИЗ на дату заказа. Табличная часть заполняется всеми потребностями СИЗ в разрезе сотрудников.
Это не всегда удобно, так как СИЗ могут закупаться определенными группами у разных поставщиков. Для таких целей можно воспользоваться кнопкой "Подбор" – доступны варианты "По СИЗ" или "По сотрудникам".
Из "Заказа на выдачу СИЗ" можно сформировать печатную форму.
Так же в документе есть возможность установить признак "Дежурное СИЗ". При нажатии на гиперссылку в колонке "Срок обновления" открывается окно с периодичностью выдачи.
Из элемента справочника "Сотрудники" можно сформировать личную карточку учета выдачи дежурных СИЗ.
Документ "Выдача СИЗ"
На основании оформленного заказа можно создать документ "Выдача СИЗ". Его заполнение осуществляется автоматически по кнопкам "Заполнить" или "Подбор", поля доступны для редактирования.
Из документа "Выдача СИЗ" формируется унифицированная форма ведомости МБ-7.
Личная карточка учета выдачи СИЗ
Для каждого рабочего места в 1С:ЗУП КОРП указывается норма выдачи СИЗ. Ее можно увидеть в верхнем разделе Личной карточки учета выдачи СИЗ. Также из личной карточки есть доступ к документу "Регистрация выдачи СИЗ".
Печатная форма личной карточки соответствует всем требованиям законодательства, ее актуальность поддерживает разработчик – фирма 1С.
Данная карточка является результатом ведения учета выдачи СИЗ в 1С:ЗУП КОРП.
Списание СИЗ из эксплуатации
Система 1С:ЗУП КОРП позволяет вести полноценный учет выдачи СИЗ: в ней предусмотрены документы "Списание СИЗ из эксплуатации" и "Продление сроков носки".
Табличная часть документа "Списание" может быть заполнена по всем имеющимися СИЗ по кнопке "Заполнить". А по кнопке "Подбор" можно выбрать конкретного сотрудника.
Документ обязателен для создания при окончании срока эксплуатации СИЗ или другом событии, приведшем к списанию позиции, так как при завершении срока полезного использованию СИЗ в программе не списываются автоматически.
Первоначальный ввод данных по выданным СИЗ
Информация по уже выданным сотрудникам СИЗ регистрируется в отдельном документе. С учетом этих данных заполняются заявки на выдачу СИЗ, строятся отчеты по имеющимся СИЗ и СИЗ с заканчивающимся сроком использования.
При наличии данных по СИЗ в структурированном табличном документе, их можно загрузить в табличную часть документа по кнопке "Загрузить из файла".
Итоги и рекомендации
Система 1С:ЗУП:КОРП содержит в себе весь необходимый функционал для ведения учета выдачи средств индивидуальной защиты. Она позволяет:
-
Формировать личную карточку учета;
-
Регистрировать выдачи и списания;
-
Имеет достаточный набор отчетов для контроля и планирования.
В типовом функционале 1С:ЗУП КОРП отсутствуют:
-
Нет обработок для интеграций с системами 1С:ERP, 1С:Управление торговлей или 1С:Бухгалтерия в части средств индивидуальной защиты;
-
Нет возможности загрузки или выгрузки документов приобретения, выдачи и списания СИЗ.
Стоит принимать во внимание, что 1С:ЗУП КОРП – это в первую очередь система для кадровика и расчетчика, а не для специалиста по охране труда. Доработок функционала учета СИЗ в ней лучше не проводить, чтобы не затруднять обновления системы. Также нежелательно, чтобы в 1С:ЗУП КОРП работало большое количество пользователей.
Если вы сделали контрольный пример в 1С:ЗУП КОРП по учету СИЗ и поняли, что типовое решение не покрывает все потребности вашей компании, лучше рассмотреть специализированные программные продукту, например, "Системы безопасности и охраны труда" или "1С:EHS Комплексная производственная безопасность".