Запуская крупный проект внедрения ERP-системы в условиях высокой стоимости заёмных средств, дефицита специалистов и необходимости контролировать затраты, особенно важно уделить внимание планированию и подготовке. В статье расскажем, что поможет успешному запуску системы, исходя из нашего опыта автоматизации.
Фокус в проекте всегда держится на трех составляющих: процессах, данных и рисках.
-
Процессы необходимо проанализировать, описать, при необходимости оптимизировать и выделить критичные для предприятия операции.
-
Данные: до начала переноса необходимо определить, какие данные, откуда и каким способом нужно переносить в новую систему.
-
Риски необходимо выявлять и отслеживать на протяжении всего проекта, заранее определяя меры по их снижению и действия на случай их реализации. При этом важно учитывать особенности конкретного предприятия: сезонность, горячие периоды, отпускной сезон и важные заказы.
Отдельное внимание стоит уделить команде проекта со стороны заказчика: необходимо заранее определить, кто будет участвовать в проекте, сколько времени сможет ему уделять и какие компетенции потребуются.
Далее разберём, что поможет достигнуть результата в работе с этими составляющими.
Разделение проекта на очереди
Один из способов облегчить проект перехода на 1С:ERP — разделить его на более управляемые очереди и блоки. Их можно формировать по направлениям автоматизации, подразделениям или степени готовности и важности отдельных функций. Конкретный вариант зависит от предприятия.
Часто используется принцип MVP (минимально жизнеспособный продукт): сначала внедряется основной функционал, необходимый для работы, а затем добавляются дополнительные возможности. Например, сначала оперативный учёт, затем производство, бюджетирование, финансы и другие направления.
Такой подход позволяет быстрее получить первые результаты, не пытаться одновременно решать все задачи проекта и отдельно проработать сложные участки.
Кейс: поэтапное внедрение 1С:ERP в крупной производственной компании
Подход деления проекта мы реализовали на одном из недавних крупных проектах – производственном предприятии:
-
Первая очередь: оперативный учет, финансы, регламентированный учёт, кадры и зарплата.
-
Вторая очередь: производство с интеграцией со старой системой.
Производство на предприятии уже велось в существующей системе. На первом этапе её не стали заменять, а организовали интеграцию, чтобы необходимые данные в режиме реального времени поступали в контур внедряемой ERP-системы.
Разделение проекта на два этапа позволило быстрее автоматизировать оперативный и финансовый контуры и получить первые результаты. Появилась возможность более тщательно проработать производственный учёт, который является сложной частью проекта.
Поэтапный подход в таком случае снижает проектные и финансовые риски и позволяет получить больший бизнес-эффект, чем одновременная автоматизация всех процессов предприятия.
Команда проекта со стороны заказчика
Облегчить переход на 1С:ERP помогает хорошо сформированная команда проекта внутри компании.
Желательно, чтобы со стороны заказчика были:
-
ИТ-специалист: разбирается, как устроены ИТ-проекты в компании, при этом опыт работы с 1С необязателен.
-
Руководитель проекта: координирует работу со стороны заказчика.
-
Лицо, принимающее решения: важно его вовлечение в проект, с ним вопросы решаются значительно быстрее и эффективнее.
-
Представители основных подразделений: занимаются вопросами, связанными с функционалом системы, интерфейсами и другими особенностями.
-
Ключевые пользователи: хорошо знают процессы и специфику работы.
Для всех участников команды, кроме лица, принимающего решения, желательно заранее провести базовое обучение работе с 1С:ERP – обычно для этого достаточно 3-4 дней. При этом у всех участников проекта должно быть время и мотивация. Если сотрудникам не хватает времени, проект начинает затягиваться. Если нет мотивации – проект может остановиться.
Влияние экспертизы заказчика на сроки проекта
В среднем согласование основных документов проекта занимает около двух недель. Такой срок достижим, если у заказчика есть технический специалист, который способен разобраться в предметных разделах документов.
Если такой экспертизы нет, сроки согласования увеличиваются минимум в два раза. Это приводит к увеличению продолжительности и стоимости проекта, а также повышает проектные риски и вероятность ошибок.
Подготовка к внедрению 1С:ERP
Часть проблем можно предотвратить ещё до начала основных работ:
-
Заранее спланировать основные этапы проекта и его результаты, по возможности, не назначая ключевые работы на периоды сезонной нагрузки.
-
Проинформировать сотрудников о проекте и их роли в нём – использовать приказы, внутренние документы и другие принятые в компании инструменты.
-
Собрать всю имеющуюся документацию: документы, отчётные формы, регламенты, инструкции, проектные документы с прошлых внедрений, схемы и другие материалы, описывающие текущую систему и процессы.
-
Определить цели проекта, если сформулировать их пока сложно – выделить критически важные результаты, процессы и функции, которые необходимо получить или сохранить после перехода.
-
Проверить НСИ: определить, где данные необходимо очистить, актуализировать и привести в порядок, по возможности, выполнить эту работу ещё до переноса.
Такая подготовка позволяет ещё до начала основных работ понять, какие ресурсы понадобятся проекту, какие материалы уже есть у предприятия и где существуют проблемы, которые могут повлиять на проект внедрения 1С:ERP.
Что учесть при переходе со старой или зарубежной системы на 1С:ERP
Если предприятие переходит с устаревшей, сильно переписанной или зарубежной системы, особое внимание необходимо уделить трем пунктам.
-
Структура данных в старой системе может существенно отличаться от структуры данных в 1С:ERP, поэтому её необходимо анализировать с самого начала проекта.
-
Старые системы могут использовать устаревшие или нестандартные механизмы обмена. Если таких интеграций много, стоит отдельно рассмотреть вопрос использования шины данных.
-
Сотрудники привыкают к существующим рабочим местам в системе и считают их удобными. Поэтому отказ от них может восприниматься сложно. Стоит критически оценить необходимость каждого такого решения: от части интерфейсов и рабочих мест можно отказаться и сначала попробовать работать без них. Если через три-четыре месяца после запуска без конкретного решения по-прежнему сложно работать, его можно реализовать.
Этапы внедрения 1С:ERP: как составить план проекта
Переход на 1С:ERP можно разделить на несколько последовательных этапов. При этом отдельные работы могут выполняться параллельно.
Этап 1. Экспертный аудит
Первый этап называется у всех по-разному: обследование, аудит, изучение данных, изучение предприятия, процессов и так далее. Главная задача первого этапа – передать интегратору информацию о специфике предприятия. Для этого используются интервью, анкеты, анализ текущей системы и другие способы сбора информации.
На этом этапе необходимо проанализировать:
-
Бизнес-процессы
-
анализ текущей деятельности;
-
описание процессов "как есть";
-
уникальные, специфические и ключевые процессы.
-
ИТ-Ландшафт
-
что заменяем;
-
что оставляем;
-
с чем интегрируемся;
-
с чем обмениваемся;
-
откуда забираем первоначальные данные.
На этом этапе можно провести предварительный GAP-анализ, который позволит определить, что точно не укладывается в возможности выбранной системы.
Этап 2. Моделирование
По нашему опыту внедрения этап "Моделирование" самый важный. Именно на нём становится понятно, как бизнес-процессы будут работать в 1С:ERP, как будут работать пользователи и какие решения можно реализовать без доработок.
Здесь необходимо понять:
-
как процессы будут работать в системе;
-
как будут работать пользователи;
-
какую информацию будут получать менеджеры;
-
какие функции системы подходят без изменений;
-
где возникают функциональные разрывы;
-
какие доработки потребуются.
Проводятся тестовые обмены, и при необходимости замеры производительности.
На этом этапе проводится более точный GAP-анализ и формируется список возможных доработок, который необходимо приоритизировать. Часть из доработок можно перенести на вторую, третью и последующие очереди.
Этап 3. Нормализация и подготовка переноса НСИ
В старых системах данные могут быть неактуальными или содержать дубли, которые необходимо очистить и привести к единому списку. Если в старой системе отсутствуют необходимые кодификаторы или свойства, их также необходимо проработать.
Важно не только очистить данные перед переносом, но и определить, как НСИ будет заполняться дальше.
Для этого создаётся регламент ведения НСИ:
-
кто отвечает за информацию;
-
где находится точка входа;
-
куда дальше передаются данные.
Параллельно готовятся механизмы переноса и трансформации информации из старых систем в новую. Эти механизмы проверяются на выбранных данных. Только после тестирования можно переходить к следующему этапу.
Этап 4. Разработка и интеграции
На этом этапе выполняются необходимые доработки, устраняются функциональные разрывы, создаются отчёты и рабочие места, без которых невозможно запустить систему.
Николай Гильченко, руководитель направления департамента корпоративных проектов ГК "СофтБаланс":
"При этом важный принцип – где можно не дорабатывать, лучше не дорабатывать. Можно использовать внешние формы и расширения, а часть функционала вынести отдельно. Например, в проекте может использоваться одна система 1С, но несколько баз: одна – для оперативного, регламентированного учёта и заработной платы, вторая – для производства".
Для обменов при необходимости можно использовать шины данных.
Автоматизированные рабочие места имеет смысл оставлять только там, где они действительно необходимы: например, для критически важных операций или там, где цена случайного действия пользователя высока. Часть доработок можно реализовать позже – после запуска и освоения базового функционала.
Этап разработки и интеграции может выполняться параллельно с этапом нормализации НСИ.
Этап 5. Тестирование, обучение, инструкции
После разработки необходимо протестировать систему. Для этого должны быть подготовлены сценарии тестирования и чек-листы.
Там, где есть серьёзные сомнения в производительности, проводится нагрузочное тестирование. При этом не обязательно проверять таким способом абсолютно всё.
Отдельная задача – обучение пользователей. Наиболее эффективным является формат, при котором сотрудники находятся за компьютерами и повторяют действия преподавателя непосредственно во время обучения. Для каждой роли стоит подготовить пошаговые инструкции, при необходимости видеоинструкции.
Эффективно подготовить внутреннего тренера – сотрудника предприятия, который после завершения проекта сможет передавать полученные знания другим пользователям.
Отдельно стоит обучить администраторов, которые смогут в дальнейшем поддерживать систему внутри предприятия.
Для руководства полезен обзорный тур по системе, чтобы показать основные возможности и принцип работы нового решения.
В своей практике мы привлекаем преподавателей Открытого Учебного Центра "СофтБаланс" – они имеют большой опыт корпоративного обучения, включая адаптацию программы под конкретное предприятие.
Этап 6. Запуск
По возможности этап "Запуск" надо планировать на период, когда сезонная нагрузка низкая и минимум отпусков.
К моменту старта все необходимые данные должны быть перенесены и актуальны на дату запуска. Если начать работу в новой системе с неполными данными, то придётся догонять учёт прошлых периодов, что создаёт дополнительную нагрузку во время самого запуска.
На этапе запуска консультанты интегратора находятся рядом с пользователями и помогают им. Пользователи должны самостоятельно работать в системе, набираться опыта и запоминать порядок действий.
Необходимо регулярно проверять, какие данные пользователи заносят в систему и какие операции выполняют. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще её исправить и объяснить пользователю, как нужно работать правильно.
По мере стабилизации системы поддержку можно постепенно сокращать: сначала использовать первую и вторую линии поддержки, затем постепенно переходить к удалённой поддержке и повышать самостоятельность пользователей.
Важность документации после завершения проекта внедрения 1С:ERP
После завершения проекта важно сохранить всю документацию, которая понадобится при обновлении системы или изменении её конфигурации.
С первой доработки стоит вести паспорт изменений системы. В нём необходимо сохранять информацию о внесённых изменениях.
Мы рекомендуем:
-
Сохранить отдельно базу, в которой была настроена эталонная модель.
-
Сохранить матрицу доступа и при появлении новых ролей и изменении прав отражать их в ней.
-
Сохранять описание интеграций и при появлении или изменении потоков данных – отражать их.
Документация нужна, чтобы не зависеть от конкретных исполнителей и в дальнейшем существенно упростить развитие системы или переход на новую конфигурацию.
Внутреннее управление рисками
Работа с рисками должна выполняться с двух сторон – командой заказчика и командой исполнителя. Риски необходимо фиксировать, прорабатывать, ранжировать, определять возможные последствия и действия на случай их реализации. В проекте можно ввести отдельную роль риск-менеджера, проводить регулярные статус-встречи проектной группы и вести реестр рисков.
Для каждого риска фиксируются: описание, вероятность, влияние, последствия, значимость, владелец, план действий.
Риски необходимо регулярно пересматривать и синхронизировать с календарным планом проекта.
На статусных встречах стоит отдельно обсуждать риски с высокой вероятностью или значимым влиянием.
Такой подход позволяет обсуждать не абстрактное ощущение, что "что-то может пойти не так", а конкретные угрозы, меры по их снижению и ответственность за выполнение этих мер.
Заключение
Для крупного проекта перехода на 1С:ERP важна управляемость. Чтобы её обеспечить, необходимо заранее определить, что должно войти в первую очередь, подготовить процессы, данные и команду заказчика, а затем последовательно пройти основные этапы проекта.
При этом не все решения нужно принимать до запуска. Часть доработок, интерфейсов и дополнительных функций можно перенести на следующие очереди, если базовый функционал уже позволяет начать работу.
Такой подход помогает быстрее получить результат от внедрения, снизить нагрузку на команду и управлять рисками не за счёт сокращения необходимых работ, а за счёт их правильной последовательности.