Внедрение и настройка системы "1С:ERP Управление предприятием" для организаций, работающих по 275-ФЗ, требует внимательного подхода и грамотной доработки.
В новом кейсе рассказываем, какие шаги были предприняты для того, чтобы 1С:ERP отвечала всем требованиям учета ГОЗ и учетной политики компании-заказчика, а также на что, возможно, стоит обратить внимание и вам при автоматизации данных процессов.
Автоматизация охватила такие аспекты, как распределение затрат, расчет себестоимости, формирование отчетов, учет незаверенного производства и накладных расходов.
Заказчик – производственная компания, работающая с гособоронзаказом
Ранее на предприятии использовалась доработанная система "1С:Управление производственным предприятием".
-
7 700 наименований номенклатуры и порядка 1 000 основных средств
-
Порядка 600 поставщиков и 150 покупателей
-
Более 1 000 сотрудников, из них 110 работают в системе
-
Количество создаваемых документов в месяц – более 1 800
В связи с развитием бизнеса и скорым прекращением поддержки 1С:УПП вендором, руководство приняло решение о переходе на современную ERP-систему – "1С:ERP Управление предприятием".
Задачи по автоматизации ГОЗ
Цель проекта – переход на новую, поддерживаемую производителем, конфигурацию и цифровизация процессов управления ресурсами в части регламентированного учета:
-
Бухгалтерского,
-
Налогового,
-
Кадрового,
-
Расчета заработной платы,
-
Банковских операций,
-
Учета договоров,
-
Бюджетирования,
-
Складского учета.
А также создание инструмента для удобного и прозрачного учета по 275-ФЗ.
Основные задачи:
-
Раздельное отражение доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете в разрезе направлений деятельности,
-
Раздельный учет и распределение затрат исключительно в налоговом учете для заказов с длительным технологическим циклом,
-
Настройка механизма распределения общепроизводственных и общехозяйственных затрат в соответствии с принятой учетной политикой компании,
-
Разработка инструментов для прозрачного учета, включая специализированные отчеты.
Решение. Требования к адаптации 1С:ERP
Специалисты группы компаний "СофтБаланс" адаптировали систему "1С:ERP Управление предприятием" под учетную политику организации и требования 275-ФЗ и выполнили её внедрение.
Новая система полностью заменила ранее используемое решение на базе 1С:УПП и позволила автоматизировать ключевые бизнес-процессы: бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и расчет заработной платы, банковские операции, бюджетирование, складской учет, договорную деятельность и раздельный учет исполнения контрактов ГОЗ.
В рамках проекта была обеспечена необходимая информационная безопасность: исключен удаленный доступ к информационным базам заказчика, реализовано разграничение прав доступа пользователей в соответствии с обязанностями, администрирование доступа осуществляли ответственные сотрудники клиента.
В ходе обследования были сформулированы общие требования к бухгалтерскому и налоговому учету в новой системе:
-
Ведение позаказного учета. Учет строится на заказ-нарядах (направление деятельности "Заказ-наряд") с возможностью фиксации этапа выполнения заказа (направление деятельности "Этап", подчиненный направлению деятельности "Заказ-наряд");
-
Использование аналитического разреза "Подразделение" в отчетах о выручке, затратах, прибыли и себестоимости;
-
Автоматическое связывание договоров с покупателями и поставщиками через номер заказа (направление деятельности);
-
Возможность ведения договоров в разных валютах и с учетом текущего курса;
-
Реализация учета продаж по комиссионным договорам для отражения в бухгалтерском учете в соответствии бизнес-процессами Общества.
Адаптация системы "1С:ERP Управление предприятием"
Все доработки 1С:ERP были выполнены в расширении конфигурации или через обработки, чтобы минимизировать изменения типовой конфигурации системы.
Раздельный учет доходов в бухгалтерском и налоговом учете
Для договоров на реализацию работ, услуг с длительным сроком исполнения, типичных для ГОЗ, в системе настроен механизм равномерного распределения доходов. Это позволяет соотносить доходы и расходы ежеквартально и учитывать их в соответствии с принятой учетной политикой.
Все данные автоматически попадают в налоговую отчетность — в том числе в декларацию по налогу на прибыль — без необходимости ручных корректировок. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и помогает избежать ошибок.
Распределение затрат только в налоговом учете при длительных договорах
Помимо распределения доходов, в системе реализован и автоматизирован учет расходов по договорам с длительным циклом выполнения – только для целей налогового учета. Когда система отражает доход, она одновременно учитывает накопленные за период расходы по соответствующим направлениям деятельности.
Эти данные автоматически включаются в декларацию по налогу на прибыль и используются при расчете налога при закрытии месяца – без ручного ввода и пересчетов.
Распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов
В системе автоматизировано распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов с учетом специфики деятельности предприятия и требований к раздельному учету. Расходы распределяются между направлениями деятельности и производственными заказами – при этом исключаются статьи, не подлежащие распределению на договоры ГОЗ.
Для расчетов используются стандартные механизмы 1С:ERP, а также дополнительные настройки, созданные в рамках проекта. В частности:
-
В карточке основного договора добавлен признак "Военная продукция" – для направлений деятельности с этим признаком исключаются определенные статьи расходов при распределении.
-
Внедрен учет затрат на оплату труда обслуживающих подразделений, чьи расходы должны равномерно распределяться между всеми заказами – для этого используются отдельные статьи расходов.
-
Автоматизирован перенос части общехозяйственных расходов на подразделения-получатели, что влияет на финансовый результат.
-
Разработан отдельный инструмент для формирования базы распределения накладных расходов (сумма расходов на оплату труда основного производственного персонала) без использования выработки сотрудников – это упрощает расчеты и повышает точность учета.
При расчете базы распределения учитываются:
-
Все подразделения при расчетах по общим статьям;
-
Раздельный учет базы для разных групп подразделений;
-
Исключение направлений деятельности с признаком "Военная продукция" из расчета по ряду статей.
Разработанные и доработанные отчеты
-
Отчет "Расчет условного дохода по заказам с длительным технологическим циклом" – позволяет анализировать доход, подлежащий отражению в налоговом учете, по заказам с длительным технологическим циклом.
-
Отчет "Выручка, затраты, себестоимость, прибыль для бухгалтерского учета" создан для анализа выручки, затрат, себестоимости и прибыли в бухгалтерском учете, а также контроля корректности ведения учета.
-
Отчет "Регистр-расчет стоимости незавершенного производства" позволяет выполнять анализ выручки, затрат, себестоимости и прибыли в налоговом учете.
-
Отчет "Распределение накладных расходов" нужен для анализа распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов по этапам наряд-заказа, с учетом запрещенных статей затрат и базы распределения.
-
Отчет "Справка о результатах распределения накладных расходов в бухгалтерском учете" позволяет видеть результаты распределения накладных расходов в бухгалтерском учете.
-
Отчет "Распределение зарплаты 26 счета" проверяет распределение сумм 26 счета по обслуживающим подразделениям.
Также в ходе проекта выполнена доработка типового отчета "Регламентированный отчет исполнения контрактов ГОЗ" – добавлена возможность группировки данных по направлениям деятельности.
Результаты проекта
-
Автоматизировано распределение накладных расходов (общепроизводственных и общехозяйственных расходов) в соответствии с требованиями заказчика,
-
Реализован позаказный учет и корректное распределение затрат по 275-ФЗ,
-
Разработаны отчеты для анализа доходов, затрат, себестоимости и финансового результата,
-
Разработан отчет для анализа себестоимости реализованной продукции, работ, услуг по статьям расходов,
-
Внедрены механизмы контроля корректности учета и автоматического заполнения документов,
-
Оптимизированы процессы ведения учета, минимизированы ручные операции.