По мере развития компании учет в Excel перестает удовлетворять её потребности. С увеличением объема данных растет количество ошибок, невозможно быстро и точно считать остатки на складе, управлять закупками, рассчитывать фактическую производственную себестоимость в динамике цен и спецификаций. Возникает потребность в полноценном управленческом и производственном учете, и компания задумывается о переходе на современную ERP-систему.
Почему классическое внедрение 1С:ERP не всегда подходит для небольших компаний
Классический подход к внедрению 1С:ERP – это сложный и долгий процесс. Сначала команда интегратора проводит обследование всех процессов и учета заказчика "как есть", уточняет требования и формирует документ с описанием процессов "как будет". Затем процессы моделируются в типовой системе. На этом этапе определяются функциональные разрывы, которые невозможно реализовать в типовой конфигурации. После этого выполняется программная адаптация системы, обучение пользователей и тестовая эксплуатация. В ходе тестовой эксплуатации выявляются и оперативно устраняются неточности. После ее завершения система передается в промышленную эксплуатацию.
Для небольших компаний классический подход внедрения 1С:ERP оказывается затратным как по бюджету проекта, так и по времени сотрудников. Когда штат компании небольшой, очень сложно выделить специалистов, которые будут полностью погружены в проект, смогут уделить огромное количество времени на согласование документации и организовать параллельное ведение учета.
Виктория Конышева, руководитель отдела типового запуска систем 1С, ГК "СофтБаланс":
"В небольших компаниях процессы живые, подвижные и часто меняются, поэтому нет никакого смысла длительное время описывать процессы, потом еще столько же времени моделировать. К моменту, когда система будет готова к тестовой эксплуатации, данные обследования могут быть уже неактуальными".
Как перейти на 1С:ERP и получить результат через 6-9 месяцев
На практике небольшим компаниям далеко не всегда требуется сразу запускать весь функционал 1С:ERP. Более того, попытка автоматизировать одновременно все процессы часто приводит к затягиванию проекта. Гораздо эффективнее запускать те контуры, которые дадут бизнесу практический эффект, а затем внедрять остальные блоки.
Поэтому при внедрении 1С:ERP на небольших предприятиях мы часто практикуем быстрый запуск по кейсам. В этом случае проводится поэтапное внедрение системы: начинаем с оперативного контура (продажи, закупки, склад), затем подключаем производство, после производства – финансовый результат. Дальше у компании есть несколько возможностей на выбор:
-
Запустить в системе блок по ценообразованию или бюджетированию.
-
Перенести в 1С:ERP регламентированный учет.
-
Ничего не менять в системе пару лет и посмотреть, как она приживется и только потом планировать её дальнейшее развитие.
Каждый этап мы обследуем и моделируем отдельно. Например, в первую очередь запускаем оперативный и производственный контур, затем – финансы. Через полгода – подсистему бюджетирования. А к началу следующего финансового года добавляем бухгалтерский учет. При таком подходе система может быть внедрена более мягко и бережно, позволяя сотрудникам постепенно осваивать новый инструмент. Получение первых осязаемых результатов происходит в течение 6-9 месяцев, а предприятие может распределить бюджет проекта во времени.
Постепенное внедрение производственного учета
Система 1С:ERP имеет довольно объемную и гибкую функциональность в части автоматизации производственных операций. Можно планировать и учитывать производственные операции общим выпуском (производство без заказа), по этапам или распланировать процесс вплоть до операций. Поэтому очень важно определиться, какой вариант подойдет именно вашему предприятию, потому что от этого решения будет зависеть получение управленческой аналитики в дальнейшем.
Чем более детально ведется учет на производстве, тем более точные данные может получить руководитель:
-
Себестоимость не только всего заказа, но и каждой конкретной операции.
-
Сводку по самым быстрым и самым медленным операциям.
-
Какие участки производства работают с наибольшей загрузкой.
-
На каких этапах возникают основные потери времени.
-
Какие операции являются самыми трудоемкими и т.д.
Важно отметить, что для получения полной аналитики по производственным операциям в систему 1С:ERP должны быть внесены все необходимые данные. Значит, каждое рабочее место на производстве должно иметь оснащение для внесения этих данных в систему, а персонал должен уметь это сделать. Также внедрение развернутого функционала потребует материальных и временных затрат. И если крупное предприятие может себе позволить закупить дополнительное оборудование и нанять более квалифицированных сотрудников, то у небольших предприятий таких бюджетов нет, а персонал перегружен и не имеет дополнительного времени.
Виктория Конышева, руководитель отдела типового запуска систем 1С, ГК "СофтБаланс":
"Процессы на малых предприятиях протекают интенсивно, и даже малейший простой может быть чреват очень неприятными последствиями. Поэтому для небольших предприятий мы рекомендуем начать автоматизацию производства с упрощенного варианта".
Самое простое – отражать фактический выпуск готовой продукции и фактическое списание материалов. Планирование производства в данном случае предполагается только объемно-календарное.
Второй вариант, который также является довольно простым – это планирование и отражение производства по этапам. То есть весь производственный процесс разделяется на этапы, которые мы можем запланировать, а затем отразить в системе. Этот вариант позволит получить более детальную аналитику по производству, но при этом не будет перегружать персонал и потребует гораздо меньше ресурсов для реализации.
В нашей практике планирование производства по этапам предприятия выбирают чаще всего на первом этапе автоматизации. В дальнейшем можно инициировать проект развития системы и включить планирование производства по операциям (MES).
Реальные проекты: от разрозненного учета к единой системе
Приведем несколько примеров внедрения 1С:ERP по кейсам типового запуска из нашей практики.
Запуск 1С:ERP по кейсам – быстрые результаты и минимум рисков для бизнеса
Переход с разрозненного учета на 1С:ERP для небольшой компании – это управляемый процесс. Запуск по кейсам позволяет начать с оперативного контура и упрощенного производственного учета и получить ощутимую пользу через 6-9 месяцев. Сотрудники осваивают систему постепенно, без стресса и отрыва от текущих задач, а бизнес видит прозрачную картину себестоимости и движения товаров. Дальнейшее развитие можно инициировать тогда, когда компания будет к этому готова.
Для небольшого предприятия внедрение 1С:ERP – это последовательное построение системы управления бизнесом. На практике компаниям редко требуется "идеальная ERP-система" с первого дня. Намного важнее получить управляемость процессов, прозрачность данных и возможность постепенно развивать систему по мере роста бизнеса.