Делимся опытом применения Enterprise Data и 1С:Шина для создания событийной интеграции между двумя учетными системами – самописной системой на базе 1С (далее – система оперативного учета) и 1С:ERP Управление предприятием.
Чтобы помочь нашему заказчику осуществить плавный переход на 1С:ERP, специалистами группы компаний "СофтБаланс" было придумано и реализовано технологическое решение, которое позволило:
-
Внедрить новую систему в компании
-
Получать управленческую отчетность в новой системе
-
Не менять рабочие процессы большинства пользователей исторической системы
-
Создать условия для постепенного отказа от устаревающего ПО
В ходе проекта совмещены технологические возможности Enterprise Data и 1С:Шина (без использования ETL-модуля). Написан собственный универсальный формат данных на базе конфигурации 1С:Конвертация данных 3.0, сообщения внутри систем унифицированы. 1С:Шина выступает в роли транспорта и гарантирует доставку сообщений.
В статье рассмотрим:
-
Причины перехода клиента на 1С:ERP
-
Особенности реализации событийной интеграции между 1С:ERP и системой оперативного учета клиента
-
Процесс нормализации НСИ, использование 1С:ERP как мастер-базы по НСИ
-
Управление финансово-экономическими показателями в результате проекта
Информация о клиенте, предпосылки использования Enterprise Data и 1С:Шина в рамках проекта
Наш клиент – это группа компаний, один из лидеров в своей отрасли. Имеет непрерывный производственный цикл и несколько видов деятельности.
До проекта в компании использовались следующие системы:
-
Самописная система оперативного учета на базе 1С – для учета материалов, выпуска продукции, отгрузок;
-
1С:Бухгалтерия КОРП – 2 базы;
-
1С:Зарплата и управление персоналом – 2 базы;
-
1С:ERP – использовалась в части казначейства;
-
MS Excel – для бюджетирования.
Клиент уже пробовал запускать систему 1С:ERP – один раз с подрядчиком и один – самостоятельно, но не достигал поставленных целей. К моменту старта проекта в системе было автоматизировано только казначейство.
Перед специалистами группы компаний "СофтБаланс" стояли следующие задачи:
-
Запустить процесс сценарного планирования и бюджетирования по каждой бизнес-единице. Клиент хотел уйти от использования MS Excel и перейти к формированию отчетов в единой системе, автоматизировать получение фактических данных из других учетных систем, исключить дублирование и ручную передачу информации.
-
Обеспечить формирование финансово-экономической отчетности по стандартам группы компаний.
-
Реализовать функции финансового контроля и контроля за выполнением финансово-экономических показателей.
-
Обеспечить безопасное хранение данных бухгалтерского учета – для предоставления внешним пользователям или структурам, создав отдельную базу для проверок.
-
Сохранить уже реализованные функции, включая процессы в блоке казначейства.
Подход к автоматизации: единая информационная среда, интеграции систем
Для реализации проекта была создана единая информационная среда, которая включает следующие системы:
-
1С:ERP – основная система, в которой консолидируются данные из всех других систем и выполняются основные функции MDM.
-
Самописная система оперативного учета на базе 1С – сохраняет ключевые функции, связанные с производственным процессом.
-
1С:Бухгалтерия – для ведения бухгалтерского учета.
-
1С:ЗУП – для расчетов по заработной плате и управления персоналом.
-
1С:Документооборот – для работы с документами.
Все системы были интегрированы в единый контур: либо бесшовно, либо с использованием 1С:Шины. Интеграция позволила исключить двойной ввод информации, обеспечить передачу данных между системами в режиме реального времени, а также создать условия для получения отделом финансового планирования оперативных данных по факту деятельности предприятия.
Основная система – это 1С:ERP, которая не только выполняет функции консолидации, но и отвечает за основную часть задач как MDM-система. Однако часть данных, появляющихся первоначально в других базах, была вынесена во внешнюю систему для обработки, о чем будет сказано далее.
Событийная интеграция между 1С:ERP и системой оперативного учета
Для достижения управленческих целей проекта была настроена событийная интеграция между 1С:ERP и самописной системой оперативного учета на базе 1С. Этот подход позволил отразить весь производственный цикл – от закупки материалов до отгрузки готовой продукции – в обеих системах с минимальной нагрузкой на сотрудников и без необходимости двойного ввода данных.
Основная часть сотрудников предприятия работает в самописной системе оперативного учета, где заводит первичную информацию о закупках, производстве и продажах. Все введенные документы в режиме реального времени автоматически передаются в 1С:ERP. В ERP-системе на основе этих данных генерируются необходимые документы и движения документов для формирования управленческих отчетов.
1С:Шина выполняет роль транспорта данных, гарантируя доставку сообщений между системами. Это исключает возможность потери информации при передаче.
Области данных, охваченные интеграцией
Через интеграцию между системой оперативного учета и 1С:ERP передаются следующие блоки данных:
-
Закупки – включая материалы и оборудование.
-
Производственная деятельность – учет сырья, производство и отгрузка готовой продукции.
-
Логистика – предоставление транспорта для доставки продукции.
-
Деятельность лабораторий – для контроля качества продукции.
-
Нормативно-справочная информация – включая данные по номенклатуре, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств, доходов и расходов.
Нормализация и централизованное управление НСИ
В рамках проекта одной из ключевых задач стало приведение нормативно-справочной информации (НСИ) к единому стандарту и создание механизма ее централизованного управления.
На первом этапе была проведена нормализация крупных справочников:
-
Номенклатура с изменением и расширением классификации (45 000 SKU),
-
Контрагенты (10 000 элементов),
-
Договоры (30 000 элементов),
-
Структура предприятия,
-
Статьи движения денежных средств,
-
Статьи доходов и расходов.
Начало проекта сопровождалось аудитом НСИ в нескольких взаимосвязанных системах. Это позволило выявить расхождения между справочниками, определить их обязательный реквизитный состав. Был разработан план по унификации НСИ, включающий очистку данных от дублей и устаревших элементов, а также заведение новых. Определены мастер-системы для каждого справочника, которые стали основой для дальнейшего управления НСИ. В результате вся НСИ предприятия сведена к единой структуре.
Централизация и нормализация НСИ заложили основу для точности, актуальности и оперативности данных, что критически важно для управления деятельностью группы компаний.
Перед запуском в опытно-промышленную эксплуатацию было организовано обучение пользователей. Им были предоставлены методические материалы, что позволило не только облегчить освоение системы текущему персоналу, но и заложить фундамент работы для новых сотрудников.
1С:ERP в роли MDM-системы
В дальнейшем планируется полный переход предприятия на 1С:ERP, поэтому именно эта система выступила на проекте в роли MDM – мастер-базы по НСИ, в которой содержатся ключевые справочники:
-
Номенклатура,
-
Контрагенты,
-
Договоры.
Однако новая номенклатура чаще всего создавалась пользователями именно в системе оперативного учета, которая имела ограниченный набор реквизитов для работы с НСИ.
Для того, чтобы не усложнять работу пользователей, был внедрен механизм, позволяющий:
-
Открывать карточку номенклатуры в 1С:ERP через веб-клиент, находясь в интерфейсе системы оперативного учета.
-
Заполнять необходимые данные без переключения между системами.
-
Сохранять данные, которые через 1С:Шину моментально мигрируют в систему оперативного учета и 1С:Бухгалтерию.
Такой подход позволил:
-
Формировать унифицированные данные для всех уровней отчетности, включая оперативные, финансовые и бухгалтерские отчеты.
-
Обеспечивать централизованное управление данными, исключая дублирование и расхождения.
-
Ускорить процессы заведения и обновления данных.
-
Создать основу для полного перехода предприятия на 1С:ERP, запланированного в будущем.
В результате 1С:ERP не только обеспечила централизованное управление НСИ, но и выступила как интеграционная платформа, объединившая ключевые процессы управления и учета на предприятии.
Технические особенности реализации проекта: 1С:Шина и Enterprise Data
1С:Шина, решение ESB-класса от 1С, была использована как центральный инструмент для интеграции всех систем. Основные особенности этого решения:
-
Событийная интеграция: данные синхронизируются в режиме реального времени, без необходимости ожидания запланированных обменов.
-
Гарантия доставки сообщений: сообщения, отправленные между системами, всегда доходят до адресата, а недоставленные автоматически обрабатываются в очереди.
-
Поддержка бесшовной интеграции.
Для решений ESB-класса характерно наличие ETL-модуля: с его помощью осуществляется "перевод" сообщений. Однако в нашем случае ETL-модуль в 1С:Шина не используется. Вместо него был написан собственный универсальный формат данных на базе конфигурации 1С:Конвертация данных 3.0. Таким образом сообщения внутри систем были унифицированы, что позволило обеспечить оперативность и гарантию доставки сообщений, сохранив при этом привычный рабочий процесс для пользователей.
Преимущества такого подхода:
1. Ускорение работы и устранение ошибок:
-
Унифицированные данные используются всеми подразделениями компании, исключая искажения и ошибки в расчетах,
-
Упрощается передача информации между отделами.
2. Гибкость и масштабируемость:
-
Устаревшие системы можно постепенно отключать без нарушения работы других подразделений,
-
Новые базы данных легко интегрируются в существующую инфраструктуру.
3. Прозрачность и оперативность отчетности:
- Руководство компании получает доступ к оперативным и актуальным данным в режиме реального времени с возможностью их детализации и визуализации (графики, таблицы).
Проект продемонстрировал высокую эффективность использования 1С:Шина как инструмента для сложной интеграции в рамках крупного предприятия.
Управление финансово-экономическими показателями деятельности компании
Первоначальная цель внедрения системы 1С:ERP в рамках проекта – это повышение качества и детализации финансовой отчетности по каждой бизнес-единице группы компаний.
До проекта бюджетирование в компании велось в MS Excel, что приводило к ряду проблем:
-
Несогласованность данных между таблицами.
-
Нарушение целостности НСИ при ручной обработке.
-
Высокие трудозатраты на проверку и обновление данных, особенно в периоды отчетности.
-
Ограниченные возможности анализа и отсутствие связи между отдельными бизнес-единицами.
Само бюджетирование построено на основе одноименной подсистемы 1С:ERP. В ходе проекта были реализованы определённые доработки ERP-системы, которые, при этом, не мешают ее обновлениям.
Введены новые аналитики для более точной работы с бюджетами:
-
Аналитика "Вышестоящее подразделение" позволяет учитывать данные в операционных бюджетах, таких как Бюджет амортизации ОС, Бюджет по ФОТ, Бюджет ОТМ и других.
-
Аналитика для бизнес-единиц обеспечивает возможность ведения учета движения денежных средств с учётом индивидуальной структуры бизнес-единиц заказчика и позволяет связывать платежи с конкретными бизнес-единицами.
Добавлены регистры и реквизиты:
-
Дополнен регистр движения денежных средств: в нем регистрируется информация о том, к какой бизнес-единице относится поступивший платеж.
-
При помощи произвольных запросов к данным регистрам пользователь может получить точную информацию о фактически произведенных платежах по каждой бизнес-единице.
-
Для регистрации информации о движениях денежных средств с учётом бизнес-единиц добавлен реквизит "Статья бюджета".
-
Реализована доработка, позволяющая заполнять статьи бюджета только по данным из утвержденных бюджетов.
Автоматизированы расчеты по формулам:
-
Расчет плановой средневзвешенной цены для материальных затрат на основе фактических данных и плановых показателей по закупкам, перемещению и потреблению материалов. Позволяет точно прогнозировать материальные затраты на производство.
-
Расчет планового расхода энергоресурсов на производство продукции использует данные о плане производства, нормативы расхода энергоресурсов и их плановые цены. Дает возможность точно рассчитать энергозатраты на производство различных видов продукции.
-
Расчет выручки и затрат от доставки готовой продукции клиенту позволяет более точно прогнозировать финансовые результаты от доставки.
-
Расчет распределения затрат вспомогательных производств собирает информацию для точного распределение затрат на продукцию для собственного производства и на продукцию, реализуемую внешним покупателям.
-
Расчет суммы амортизационных начислений основных средств позволяет точно учитывать амортизационные начисления по каждому объекту и аккумулировать данные для последующего анализа.
Благодаря новой системе удалось:
-
Создать прозрачную и унифицированную структуру управления финансовыми показателями,
-
Увеличить скорость и точность формирования отчетов,
-
Упростить процесс планирования и прогнозирования,
-
Сформировать надежный фундамент для дальнейшего совершенствования процессов управления финансами.
Архитектура решения
Основные компоненты итоговой IT-архитектуры:
Центральная система управленческого учета – 1С:ERP
-
Является ядром архитектуры,
-
Интегрирована с другими системами через 1С:Шина,
-
Выполняет функции мастер-базы для ведения нормативно-справочной информации (НСИ).
1С:Документооборот
-
Используется для согласований, автоматизирует взаимодействия между подразделениями.
-
Имеет типовую бесшовную интеграцию с 1С:ERP.
1С:Зарплата и управление персоналом
-
Обеспечивает расчет заработной платы.
-
Используется для ведения данных о физических лицах (сотрудниках).
Самописная система оперативного учета на базе 1С
-
Обслуживает операционную деятельность компании.
-
Включает учет хозяйственных операций и обмен документами с 1С:ERP.
1С:Бухгалтерия
-
Обеспечивает ведение для бухгалтерского учета.
-
Интегрируется с 1С:ERP для передачи финансовых данных и унификации отчетности.
Интеграция через 1С:Шина
-
Поддерживает событийный обмен данными между системами,
-
Благодаря разработанному универсальному формату сообщений позволяет легко подключать новые объекты и базы,
-
Гарантирует доставку сообщений и обработку недоставленных сообщений в очереди, обеспечивают надежность обмена данными.
Преимущества архитектуры:
-
Единый контур автоматизации: все подразделения работают с унифицированной НСИ и получают актуальную информацию в реальном времени.
-
Простота расширения: к контуру автоматизации легко подключать новые системы
-
Бесшовная интеграция и использование веб-интерфейса для ввода данных: работа в нескольких системах незаметна для пользователей.
-
Поддержка всех видов учета – управленческого, оперативного и регламентированного.
Реализация такой архитектуры позволила компании централизовать управление, повысить точность и оперативность обработки данных, а также упростить масштабирование в будущем.
Результаты проекта
-
Создана единая информационная среда, в которой все системы – 1С:ERP, система оперативного учета, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП , 1С:Документооборот – интегрированы, данные между ними передаются в режиме реального времени незаметно для пользователей.
-
Созданы условия для дальнейшего полного перехода на "1С:ERP Управление предприятием".
-
Группа компаний получила возможность вести детализированный управленческий учет с функцией контроля финансово-экономических показателей по каждой бизнес-единице.
-
Повышена точность и контроль бюджетов – внедрение дополнительных аналитик и настроек позволило более детализированно учитывать данные по движению денежных средств, внутренним взаиморасчётам, материальным затратам и амортизации.
-
Значительно ускорены процессы подготовки бюджетов – благодаря автоматизации ключевых расчетов по формулам.
-
Стандартизирован процесс согласования бюджетов: настроены маршруты согласования для различных видов бюджетов и подразделений, обеспечено единообразие процесса утверждения бюджетов, ускорено взаимодействие между подразделениями.