В статье мы хотим поделиться своим опытом ведения проектов перехода с системы MS Axapta на 1C:ERP: расскажем, с какими сложностями столкнулись и какие решения находили.
Причины перехода с иностранных систем на 1C:ERP
Для начала разберем причины, по которым компании переходят с иностранных систем на 1C:ERP:
-
Постепенный уход западных вендеров с российского рынка — прекращается обслуживание и обновление систем. В этой ситуации вопрос импортозамещения стоит особенно остро.
-
Стоимость внедрения иностранных ERP-систем значительно выше, чем отечественных. Например, у Axapta, Sap, Oracle.
-
Конкурентоспособность программных продуктов 1С: системы включают блоки от планирования до производства и получения финансового результата.
-
Потребность в консолидации данных: ведение управленческого и регламентированного учета в единой базе (настройка обмена между системами 1С). На текущий момент большинство компаний для бухгалтерского учета и отчётности используют 1С:Бухгалтерия предприятия. Даже те компании, которые используют западные системы.
-
Изменение процессов в компании: требуется модернизация подходов к ведению оперативной деятельности, а текущая система устаревает. Если система не позволяет автоматизировать новые потребности, то это приводит к двум вариантам решения:
- Фокус на обновление текущей системы, например, на новый релиз или более функциональную версию. Зачастую стоимость проекта обновления оказывается высокой.
- Поиск совершено новой системы: одной из таких альтернатив являются продукты 1С. -
Кадровые изменения в компании: уход ключевых пользователей и, как следствие, потеря знаний о системе.
Цели компаний при переходе на 1С:ERP
Конечно, цели перехода пересекаются с причинами. Сюда входят:
- Уменьшить совокупную стоимость владения системой. Затраты на обновление, дополнительные доработки и сопровождение систем 1С ниже, чем западных аналогов.
- Вести все виды учета в единой базе.
- Минимизировать интеграции с бухгалтерскими системами.
- Уйти от влияния западных вендеров.
Какие проблемы возникают при переходе на 1С:ERP?
-
Разные принципы работы систем. Здесь мы подразумеваем как техническую составляющую, так и методологию. Если компания давно работает с текущей системой и пользователи работали только в ней, то могут возникнуть сложности. Например, использование двух карточек для регистрации договорных условий в 1С вызывает непонимание, поскольку в Axapta карточка только одна.
-
Пользователи не готовы к изменениям из-за длительного срока эксплуатации предыдущей системы. Если переход происходит, например, из-за безопасности работы с текущей системой, а пользователей все устраивает, то они не видят ценности проекта перехода.
-
Если компания давно работает с системой и не было каких-либо IT проектов, то в компании, скорее всего, нет понятия культуры организационных изменений и нет человека, который управлял бы этим процессом.
-
Много доработок в текущей ERP-системе.
Опыт перевода оперативного учета из Axapta и регламентированного учета из 1С:Бухгалтерия предприятия на 1C:ERP
Особенности компании заказчика:
-
Компания с филиалами по всей стране, в каждом есть склад и еще несколько складов являются распределительными центрами.
-
Распределительные склады используют WMS-систему.
-
Требования к бизнес-процессам диктуются исторической системой, с учетом многолетней адаптации. Бизнес-процессы не менялись годами, а в системе накопилось множество доработок.
-
Большой контур интеграции со сторонними системами, которые использовал заказчик.
Цели проекта были следующие:
-
Переход на современную ERP-систему, оптимизированную под законодательство РФ.
-
Внедрение системы с высоким потенциалом развития и масштабируемости без падения производительности.
-
Аудит текущих бизнес-процессов с последующей модификацией в 1С:ERP.
-
Замена WMS-системы на складах на 1С:WMS.
-
Внедрение системы 1С:Документооборот для бесшовной интеграции с подсистемой «Казначейство» в 1С:ERP.
-
Обеспечение достоверности и полноты данных
Ожидания заказчика от проекта:
-
Ведение оперативного и регламентированного учета в одной системе
-
Прозрачность, достоверность и сопоставимость информации
-
Варианты типового решения от 1C:ERP, чтобы покрыть текущие бизнес процессы
-
Выстроить процесс количественного планирования
-
Сохранить периметр интеграции со смежными системами
-
Удобство работы пользователей в новой системе
Что помогло нам прийти к результату?
-
На моделирование выделили достаточное количество времени, проработали вариативность типовых решений. Этап концептуального моделирования позволяет выявить функциональные разрывы в целях и ожиданиях по проекту от пользователей и руководства. Также здесь нужно описать концептуальную модель ведение бизнеса, чтобы понять, как бизнес процессы лягут на типовой функционал.
-
Работали с пользователями: ключевые заказчики и руководство были максимально вовлечены в проект. Так мы получали обратную связь по ходу внедрения и общались по всем вопросам в моменте, не откладывая.
-
Визуализировали новый функционал в системе, например АРМы, документы (используя сервис 1C:Maker). Так мы обсуждали изменения не только на словах, но и наглядно, что очень помогало пользователям в понимании.
-
Подготовили «Словарик» терминологии - сопоставили терминологию старой и новой системы, что помогло заказчику быстрее ориентироваться.
-
Дополнительно обсуждали миграцию данных в условиях консолидации данных из двух систем в одну. Время на обсуждение было запланировано на этапе концептуального моделирования: в итоге составили схему миграции и таблицу с описанием.
- При разработке технических заданий подробно описали и проработали сценарии тестирования с примерами и последовательными шагами действий.
- Выделили этап тестовой эксплуатации для проверки работы доработанного функционала.
- Вели проектную документацию от этапа обследования до сдачи доработок.
При проработке миграции на этапе концептуального моделирования выделили три варианта переноса данных:
-
Ручной перенос информации. Способ использовался для небольших справочников и для ввода остатков по минимальным операциям.
-
Загрузка через Excel. Мы подготовили шаблоны файлов, на стороне заказчика их наполняли и с помощью обработки загружали данные в 1С.
-
Обмен с 1С:Бухгалтерия предприятия.
Пример миграции данных представлен на схемах ниже.
- Миграция данных по остаткам ТМЦ
Для переноса остатков по ТМЦ из Axapta мы использовали шаблоны Excel, куда заносились данные: номенклатура, количество и склад. Вторым этапом эти данные сопоставлялись с 1С:Бухгалтерия предприятия, откуда получали информацию о стоимости.
- Миграция НСИ
Данные об НСИ переносились следующим образом: заказчик заполнял данные карточки договора из Axapta в Excel-шаблоне, и с помощью специальной обработки в 1С:ERP создавались две карточки: договора и соглашения.
В целевой архитектуре во главе была система 1C:ERP, в ней велся регламентированный учет. Мы настроили бесшовную интеграцию с 1С:Документооборот и обмен с другими использующимися системами. Схема архитектуры представлена ниже.
Способы перевести регламентированный учет в экстренном режиме
В условиях меняющейся реальности, компании могут столкнуться с необходимостью быстрого перехода на системы 1С. В такой ситуации в первую очередь мы советуем переводить регламентированный учет. В системах 1С есть функционал по формированию деклараций, расчету НДС, транспортного и имущественного налога.
При экстренном переводе перенесите основные НСИ, определите учет себестоимости, сопоставьте план счетов, статей расходов и ДДС. Таким образом, в системе 1С можно будет формировать первичные документы и подготавливать отчетность.
Перенести исторические данные можно позже: в таком случае их нужно выгрузить в Excel.
Если говорить про постепенный переход, то в качестве варианта мы рекомендуем вести регламентированный учет в двух системах, и в случае определенных обстоятельств закрывать ведение учета в западной ERP и переходить полностью в систему 1С.