Если транспортный отдел в вашей компании собирает заявки от сотрудников вручную – по электронной почте или телефону, то существенное количество рабочего времени специалистов тратится на рутинные задачи: их обработку, распределение по транспортным средствам без пересечений, формирование путевых листов.
Ручной процесс может стать серьезной проблемой, если поток заявок на транспортные средства достаточной большой, или сотрудники работают со сложными маршрутами. Автоматизировать весь цикл работы с заказом на ТС можно, используя систему "1С:Управление автотранспортом" (1С:УАТ). Ее функционал подходит как крупными перевозчиками, так и транспортными службами различных предприятий. Она поддерживает работу с электронными перевозочными документами и легко интегрируется с другими решениями фирмы "1С".
В статье познакомим вас с процессом работы с заказами на транспортные средства в 1С:Управление автотранспортом.
Создание заявки на ТС
Для того, чтобы любой сотрудник организации мог создать заявку на транспортное средство в системе, настраивается типовая роль с ограниченными правами.
Саму заявку можно создать как через браузерный клиент, так и через стандартную версию 1С на ПК. Сотруднику откроется форма с ограниченным возможностями. Он сможет только создавать "Заказы на ТС" и просматривать журнал с уже созданными.
1С:Управление автотранспортом позволяет ограничить видимые "Заказы на ТС" – можно оставить доступными только персональные заявки или заявки от всего подразделения.
Согласование заявок на ТС – рабочее место диспетчера
Созданные заказы отображаются диспетчеру автоматически. Он может их согласовать или отклонить, назначить транспортное средство и сформировать маршрутные листы. Таким образом существенно сокращается время на сбор и обработку заказов, а само заполнение документов становится более качественным: при заполнении "Заказа на ТС" сотрудники выбирают пункты маршрута из справочника, а не пишут произвольные наименования.
Сотрудникам таже будет удобно видеть изменение состояния своего заказа – в журнале оно обновляется автоматически. Оптимизируется работа как транспортного отдела, так и самих подразделений.
Назначение прав сотрудникам для создания заказов на ТС в 1С
Для технической реализации в пользовательском режиме создается новый профиль доступа. Туда добавляются типовые роли – на добавление и изменение заказов на ТС.
Затем, как и при работе с другими системами 1С, в 1С:УАТ добавляются пользователи, которым разрешено создавать заказы на транспортные средства, – им назначается созданный профиль. При необходимости настраиваются ограничения видимости чужих заявок в журнале ТС.
Пользователей, создающих заказы на ТС, может быть значительно больше, чем приобретенных лицензий программы. Для того, чтобы лицензии быстро не заканчивались, в конфигураторе настраивается автоматическое завершение неактивных сеансов.
Оформление заказов на ТС контрагентами
Помимо собственных сотрудников, заказы на транспорт могут оформлять сторонние контрагенты. Для этого в типовом функционале 1С:УАТ предусмотрен справочник "Внешние пользователи". Туда заносятся контактные лица контрагентов, которые могу оформлять заказы на ТС. Оформление и просмотр таких заказов ограничивается только своей организацией.
Внешний контрагент оформляет заказ на транспорт через браузер.
Заключение
Типовой функционал 1С:Управление автотранспортом позволяет достаточно быстро автоматизировать и структурировать сбор заказов на транспорт. Контрагенты могут самостоятельно и оперативно просматривать статус созданных заказов, назначенных транспортных средств и плановое время их прибытия.