На данный момент, все редакции программных продуктов Битрикс24 (и облачных и коробочных) комплектуются модулем «Бизнес-процессы». Но далеко не все компании его используют.
В этой статье я рассмотрю пример из практики построения бизнес-процесса в Битрикс24 для компании INFULL.
работает на российском рынке, начиная с 2006 года. И одним из своих достижений считает внутреннюю систему автоматизации бизнес-процессов. Система позволяет экономить время и эффективно решать рабочие вопросы.
Один из процессов, который требовал автоматизации – это процесс пролонгации страхового полиса. В компании все отлично понимали, что и когда они должны делать, чтобы достичь результата. Первым шагом к автоматизации было перенесение теоретических знаний на бумагу в виде алгоритма. Вот, что получилось:
Отличный результат! Этого вполне достаточно, чтобы начать составление бизнес-процесса в Битрикс24.
Анализируем схему. Делаем некоторые пометки на схеме и едем к клиенту.
На месте ещё раз проговариваем суть бизнес-процесса (далее – БП). Если коротко, то вот, что получается:
1. БП должен запускаться после создания сделки на пролонгацию.
2. При запуске БП ставится задача ответственному за сделку менеджеру: связаться с клиентом и предложить ему пролонгировать полис.
3. В зависимости от ответа клиента, возможны три пути:
a. Машина продана. Сделка отменяется L
b. Клиент не хочет продлевать полис. Необходимо понять почему и постараться продать полис в следующем году.
c. Клиент сказал «Да».
4. Если клиент сказал «Да» - производится ряд действий с различными ответственными лицами:
a. Менеджером по пролонгации
b. Менеджером по страхованию
c. Логистом
d. Курьером
e. Бухгалтером
5. Завершается БП задачей на пролонгацию в следующем году.
Выглядит всё вполне логично и понятно. Теперь определимся с принципом хода БП. Запускается он один раз: когда сделка создаётся. Дальше бизнес-процесс должен работать самостоятельно. Для этого нам потребуется:
1. Условия. Они помогут направить БП в нужную ветку, анализируя данные.
2. Цикл. Такой у нас один – на случай, если клиент на звонок ответил, но попросил перезвонить. Мы должны поставить задачу на повторный звонок клиенту, уточнив дату и время.
3. Уточнение информации. Это как раз тот случай, когда БП запрашивает дополнительные данные, не имея возможности рассчитать их автоматически: в какой день перезвонить, какое решение принял клиент и т.д.
4. Пункт «Остановить процесс на время выполнения задачи» в блоке «Задача», чтобы бизнес-процесс не продолжался, пока менеджер не завершит задачу.
Самих блоков (действий/конструкций) в конструкторе БП очень большое количество. А в коробочной версии Битрикс24 есть возможность писать свои действия на PHP.
Подготовка закончена. Можно приступать к конструированию бизнес-процесса в Битрикс24.
Начинаем с проверки типа сделки. Если «Пролонгация», то в левую ветку. Если нет – в правую.
Берём за правило сразу подписывать заголовки у каждого блока. Так намного проще читать схему. Сравните конструкцию выше и то, что вы получите по умолчанию:
При этом – выполнять эти схемы могут одно и то же.
Двигаемся дальше. Если мы попали в ветку «Да» - нужно поставить задачу менеджеру на звонок. Совершив звонок, менеджер закроет задачу. Произойдет движение по бизнес-процессу и менеджер получит запрос результата переговоров:
Задачу настраиваем таким образом, чтобы она останавливала процесс. Т.е. мы понимаем, что пока менеджер не позвонит – делать нечего:
Можно двигаться дальше, но тут мы осознаём, что клиент может попросить перезвонить позже. В этом случае менеджер закроет задачу и поставит себе следующую. Например, перезвонить на следующий день. Появляется запрос результата звонка и цикл. Блок немного усложняется:
Можно было обойтись и без этого. Но тогда менеджер мог -забыть переставить задачу, перезвонить и т.п. А мы этого не хотим.
В блоке «Указать результат переговоров по сделке» бизнес-процесс спросит менеджера о том, какое решение принял клиент:
Понимая решение, мы отправляем БП в одну из трёх веток: «Подготовить полис», «Уходящий клиент», «Машина продана»:
Если машина продана, то мы меняем статус сделки и завершаем её:
Если клиент собрался уходить, то мы предпримем ряд действий, пытаясь его удержать:
А если клиент согласился продлить полис, то мы отправляем БП в ветку «Оформление полиса». Начитается она с того, что клиенту назначается новый менеджер. Тот, который будет заниматься оформлением полиса. «Старого» мы не должны забыть, потому что он нам пригодится в дальнейшем:
Новому менеджеру мы ставим задачу на подготовку полиса. На время выполнения задачи БП опять останавливаем. Как только менеджер завершает задачу, мы спрашиваем у него, приедет ли клиент забирать полис самостоятельно или потребуется доставка:
Если клиент забирает полис сам, менеджер должен указать, когда и подготовить к этому времени все документы.
Если нужна доставка, то БП уведомляет об этом логиста, который подбирает и указывает дату доставки, после чего курьеру ставится задача на доставку полиса.
А дальше – всё линейно:
Курьер отвёз полис, закрыл задачу, значит у него есть деньги. Эти деньги должен забрать бухгалтер. Ставим ему соответствующую задачу. Деньги приняты – стадия сделки меняется на «Оплачено». Далее нужно подготовить сканы и вложить их в специальную папочку. Когда всё сделали – можно ставить задачу на следующий год:
Задача на пролонгацию не простая, а с вычисляемой датой:
В поле «Начало» пишем «=Dateadd({=Document:BEGINDATE}, "340d")». Т.е. добавить к дате начала сделки 340 дней.
Кроме того, она ставится на «старого» менеджера, которого мы «запомнили» несколько шагов назад.
У нас получился отличный БП, который в нужный момент спросит, подскажет и поддержит. Вот, как он выглядит целиком:
Возможно, вы обратили внимание, что на самом деле, ничего сложного в построении бизнес-процесса нет. Нужно только понимать:
1. Что запускает БП
2. Кто участвует в БП
3. Каков должен быть порядок действий
4. В какие моменты БП должен быть приостановлен
Нарисовав схему своего бизнес-процесса, вы сможете собрать его в Битрикс24, аналогично тому, как это сделали мы.