В этой статье мы поделимся опытом автоматизации казначейства в торговом предприятии на базе специализированного продукта группы компаний "СофтБаланс" – Финансы 360°.
Информация о заказчике:
-
Более 20 юридических лиц (группа компаний);
-
Вид деятельности: оптовая, розничная и интернет-торговля товарами для домашних животных;
-
Более 400 торговых точек по всей России;
-
Централизованное казначейство: ежедневно производится порядка 300 платежей.
-
Бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия.
Цели и задачи проекта автоматизации:
-
Получить методологическую поддержку в разработке бюджетного процесса;
-
Отказаться от согласования счетов на бумаге: счета в компании согласовывали у руководителей и передавали в бухгалтерию. Далее их вносили в систему в виде платежек. Процесс согласования у разных лиц был длительным, и счета на оплату иногда терялись;
-
Перейти от ручного создания платежных поручений к автоматическому формированию документов;
-
Организовать контроль лимитов при оплате счетов. Он полностью отсутствовал и оплачивались все счета, вне зависимости от того, были они запланированы или нет;
-
Автоматизировать процессы управления денежными средствами без внесения изменений в основную учетную систему. Заказчик хотел, чтобы не было никаких изменений в процессах бухгалтеров, а встроенная система никак не мешала работе в 1С:Бухгалтерии;
-
Минимальное вовлекать специалистов заказчика в процесс автоматизации: для получения информации было только одно контактное лицо.
На выбор в пользу системы Финансы 360° повлияли следующие факторы:
- Продукт специализирован для решения конкретной задачи: автоматизации казначейства и бюджетирования;
- Квалифицированная методологическая поддержка специалистов ГК "СофтБаланс" (разработчиков системы) при разработке бюджетного процесса исходя из бизнес-процессов заказчика и возможностей продукта Финансы 360°;
- Отсутствие лицензирования рабочих мест, так как предполагалось более 200 пользователей;
- Простота администрирования – достаточно обучить пользователей;
- Бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия предприятия, чтобы соблюсти основное требование об отсутствии изменений в основной учетной системе.
Ключевые задачи, решенные в ходе автоматизации
В рамках методологической поддержки:
-
Разработана бюджетная модель под бизнес-процессы заказчика с комментариями и рекомендациями по совершенствованию.
- Настроен бюджетный процесс с учетом потребности в скользящем планировании. Особенно актуально в текущей экономической ситуации, когда строить долгосрочные планы без редактирования становится невозможно;
-
Планирование реализовано по подразделениям и департаментам компании;
-
Оптимизирована структура статей и бюджетов;
-
Настроены аналитики бюджетирования для статей. Зачастую компании выбирают разные аналитики для разных статей бюджетирования. Но желание заказчика было не совсем стандартным: факт по всем статьям должен был собираться в разрезе восьми одних и тех же аналитик. Так как не все значения можно получить напрямую из учетной системы, стояла задача настроить факт так, чтобы он получался в разрезе конкретных аналитик.
Заказчик хотел автоматизировать процесс согласования, так как очень много времени тратилось на подписание платежных документов. Для этого специалисты создали:
-
Более 25 ролей исполнителей в системе: от бухгалтера до директоров различных уровней и произвели настройку дополнительных условий для каждого.
-
Более 20 различных маршрутов согласования для заявок на расходование денежных средств.
Для удобства заказчика специалистами ГК "СофтБаланс" был разработан новый документ планирования, поскольку пользователям был непривычен формат типового документа.
В системе Финансы 360° документ называется "Ввод плановых значений по источнику расхода". В нем:
-
Сохранена максимально комфортная для сотрудников форма заполнения - внешне он напоминает документ формата Excel;
- Предопределен состав по статьям и аналитикам под конкретного исполнителя – ответственной вносит только цифры;
-
Данные автоматически переносятся в типовой документ «Ввод плановых значений».
Специалисты ГК "СофтБаланс" настроили контроль лимитов по статьям оборотов – система отбора счетов на оплату стала более четкой.
Рабочее место казначея-операциониста в системе Финансы 360° напоминает интерактивный платежный календарь, который позволяет:
-
Выводить счета в разных валютах;
- Отражать согласованные заявки или только заявки, согласованные в рамках реестра платежей;
-
Перемещать заявки по календарю, разбивать на несколько периодов оплаты или переносить между расчетными счетами
-
Формировать платежные документы одной кнопкой – при нажатии кнопки "Сформировать платежные документы" процесс выполняется автоматически.
Кроме того, для каждой из статей бюджетов было настроено правило формирования факта онлайн: при проведении документа о списании или поступлении денежных средств в основной учетной системе данные автоматически попадают в систему "Финансы 360°". После разнесения банковской выписки можно сразу сформировать отчет о движении денежных средств для руководства компании, что позволяет оперативно принимать решения о распределении финансовых потоков.
Итоги проекта
-
Разработана и внедрена методология бюджетирования движения денежных средств;
-
Благодаря автоматизации срок согласования счетов на оплату в системе Финансы 360° сокращен в среднем в 2,5 раза;
-
Полностью автоматическое создание платежных документов сильно сократило трудозатраты бухгалтеров;
-
Ежемесячные расходы сократились в среднем на 10% благодаря контролю лимитов. Все платежи стали проходить отбор на оплату в текущем месяце;
-
Отказ от ведения платежного календаря в Excel и переход на Финансы 360° снизил трудозатраты на управление денежными потоками более чем на 40%;
-
Оперативное формирование отчетности по движению денежных средств способствовало более качественным управленческим решениям, поскольку все данные достоверны и есть в системе.