Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Построение системы централизованного казначейства в торговом предприятии на базе продукта Финансы 360°

В этой статье мы поделимся опытом автоматизации казначейства в торговом предприятии на базе специализированного продукта группы компаний "СофтБаланс" – Финансы 360°.

Информация о заказчике:

  • Более 20 юридических лиц (группа компаний);

  • Вид деятельности: оптовая, розничная и интернет-торговля товарами для домашних животных;

  • Более 400 торговых точек по всей России;

  • Централизованное казначейство: ежедневно производится порядка 300 платежей.

  • Бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия.

Цели и задачи проекта автоматизации:

  • Оказать методологическую поддержку в разработке бюджетного процесса;

  • Отказаться от согласования счетов на бумаге: счета в компании согласовывали у руководителей и передавали в бухгалтерию. Далее их вносили в систему в виде платежек. Процесс согласования у разных лиц был длительным, и счета на оплату иногда терялись;

  • Перейти от ручного создания платежных поручений к автоматическому формированию документов;

  • Организовать контроль лимитов при оплате счетов. Он полностью отсутствовал и оплачивались все счета, вне зависимости от того, были они запланированы или нет;

  • Автоматизировать процессы управления денежными средствами без внесения изменений в основную учетную систему. Заказчик хотел, чтобы не было никаких изменений в процессах бухгалтеров, а встроенная система никак не мешала работе в 1С:Бухгалтерии;

  • Минимальное вовлекать специалистов заказчика в процесс автоматизации: для получения информации было только одно контактное лицо.

На выбор в пользу системы Финансы 360° повлияли следующие факторы:

  • Продукт специализирован для решения конкретной задачи: автоматизации казначейства и бюджетирования;
  • Квалифицированная методологическая поддержка специалистов ГК "СофтБаланс" (разработчиков системы) при разработке бюджетного процесса исходя из бизнес-процессов заказчика и возможностей продукта Финансы 360°;
  • Отсутствие лицензирования рабочих мест, так как предполагалось более 200 пользователей;
  • Простота администрирования – достаточно обучить пользователей;
  • Бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия предприятия, чтобы соблюсти основное требование об отсутствии изменений в основной учетной системе.

Ключевые задачи, решенные в ходе автоматизации

В рамках методологической поддержки:

  • Разработана бюджетная модель под бизнес-процессы заказчика с комментариями и рекомендациями по совершенствованию.

  • Настроен бюджетный процесс с учетом потребности в скользящем планировании. Особенно актуально в текущей экономической ситуации, когда строить долгосрочные планы без редактирования становится невозможно;
Сквозное планирование бюджетного процесса
  • Планирование реализовано по подразделениям и департаментам компании;

  • Оптимизирована структура статей и бюджетов;

  • Настроены аналитики бюджетирования для статей. Зачастую компании выбирают разные аналитики для разных статей бюджетирования. Но желание заказчика было не совсем стандартным: факт по всем статьям должен был собираться в разрезе восьми одних и тех же аналитик. Так как не все значения можно получить напрямую из учетной системы, стояла задача настроить факт так, чтобы он получался в разрезе конкретных аналитик.

Аналитики статей бюджетирования
Бюджет движения денежных средств

Заказчик хотел автоматизировать процесс согласования, так как очень много времени тратилось на подписание платежных документов. Для этого специалисты создали:

  • Более 25 ролей исполнителей в системе: от бухгалтера до директоров различных уровней и произвели настройку дополнительных условий для каждого.

  • Более 20 различных маршрутов согласования для заявок на расходование денежных средств.

Настройка маршрутов согласования

Для удобства заказчика специалистами ГК "СофтБаланс" был разработан новый документ планирования, поскольку пользователям был непривычен формат типового документа.

В системе Финансы 360° документ называется "Ввод плановых значений по источнику расхода". В нем:

  • Сохранена максимально комфортная для сотрудников форма заполнения - внешне он напоминает документ формата Excel;

Документ Ввод плановых значений по источнику расхода


  • Предопределен состав по статьям и аналитикам под конкретного исполнителя – ответственной вносит только цифры;
  • Данные автоматически переносятся в типовой документ «Ввод плановых значений».

Специалисты ГК "СофтБаланс" настроили контроль лимитов по статьям оборотов – система отбора счетов на оплату стала более четкой.

Контроль лимитов по статьям

Рабочее место казначея-операциониста в системе Финансы 360° напоминает интерактивный платежный календарь, который позволяет:

  • Выводить счета в разных валютах;

Платежный календарь
  • Отражать согласованные заявки или только заявки, согласованные в рамках реестра платежей;
  • Перемещать заявки по календарю, разбивать на несколько периодов оплаты или переносить между расчетными счетами

  • Формировать платежные документы одной кнопкой – при нажатии кнопки "Сформировать платежные документы" процесс выполняется автоматически.

Кроме того, для каждой из статей бюджетов было настроено правило формирования факта онлайн: при проведении документа о списании или поступлении денежных средств в основной учетной системе данные автоматически попадают в систему "Финансы 360°". После разнесения банковской выписки можно сразу сформировать отчет о движении денежных средств для руководства компании, что позволяет оперативно принимать решения о распределении финансовых потоков.

Анализ бюджета движения денежных средств

Итоги проекта

  • Разработана и внедрена методология бюджетирования движения денежных средств;

  • Благодаря автоматизации срок согласования счетов на оплату в системе Финансы 360° сокращен в среднем в 2,5 раза;

  • Полностью автоматическое создание платежных документов сильно сократило трудозатраты бухгалтеров;

  • Ежемесячные расходы сократились в среднем на 10% благодаря контролю лимитов. Все платежи стали проходить отбор на оплату в текущем месяце;

  • Отказ от ведения платежного календаря в Excel и переход на Финансы 360° снизил трудозатраты на управление денежными потоками более чем на 40%;

  • Оперативное формирование отчетности по движению денежных средств способствовало более качественным управленческим решениям, поскольку все данные достоверны и есть в системе.