Многие компании опираются на показатель "факт" в БДР как на объективный индикатор состояния бизнеса. Кажется, если данные уже собраны, значит на их основе можно принимать решения.
Но на практике всё не так однозначно. Фактические данные в управленческой отчетности нередко оказываются неполными или искаженными: цифры не сходятся, часть документов не заведена в систему, часть – отражена неполно, а часть данных попадает не в те статьи. В результате компания анализирует цифры, которые не отражают реальное состояние дел.
Откуда берутся ошибки и неточности в БДР
Причина №1: не продумана методология учета и анализа факта
-
Какие первичные бухгалтерские документы формируют факт;
-
В какой момент они должны попадать в систему;
-
По каким правилам они относятся на статьи БДР;
-
Как заполнять управленческую аналитику.
Причина №2: не выстроена дисциплина заполнения данных – появляется хаотичность
-
Прибыль в отчёте не совпадает с ощущением бизнеса;
-
Финансовый блок и руководитель видят разные цифры;
-
Расходы всплывают позже, чем должны;
-
Решения принимаются при неполной картине.
Таким образом, решения принимаются на основе отчетности, отражающей финансовую картину бизнеса не в полной мере и с существенными искажениями.
Решение проблемы – сбор фактических данных в едином контуре
Ключевой способ убрать расхождения в отчетности – выстроить единый контур сбора фактических данных. Это значит, что все данные – от первичного документа до итоговой цифры в БДР – собираются в одной системе и по единым правилам.
Такой подход дает полную прозрачность управленческого учета и позволяет в любой момент понять:
-
Какие документы формируют факт;
-
Какие документы не заведены;
-
Где не хватает аналитики;
-
Почему показатель в БДР выглядит именно так;
-
Из чего он сложился на самом деле.
Главное преимущество такого подхода – сквозная прослеживаемость. Любую цифру в отчете можно развернуть до первичного документа и понять, из чего она сложилась.
Единый контур позволяет перейти от догадок к управлению на основе точных данных.
Как настроить сбор фактических данных в едином контуре
Решить проблему расхождений между данными можно через автоматизацию сбора факта в едином контуре. Для этого можно использовать готовое решение Финансы 360°, которое интегрируется с любой системой 1С.
Рассмотрим пример на базе 1С:Бухгалтерия предприятия.
В управленческом отчёте БДР формируется показатель по статье "Реализация товарно-материальных ценностей". На первый взгляд все корректно, факт по этой статье сформировался одним управленческим документом.
Но если перейти внутрь этого документа, можно увидеть, какие именно первичные бухгалтерские документы легли в его основу.
Дальше формируем оборотно-сальдовую ведомость по счёту 91.01, именно из неё подтягиваются данные по реализации товарно-материальных ценностей.
И тут может обнаружиться расхождение, сумма в ОСВ не совпадает с данными управленческого учёта.
И если проследить цепочку формирования данных, мы заметим, что при формировании ОСВ учтена корректировка, которая была внесена, а в управленческий учёт этот документ не попал.
Именно такие ситуации и искажают реальную картину прибыли, из-за чего бизнес принимает решения на основе неполных данных. Но этих проблем можно избежать, если автоматизировать сбор факта в едином контуре. Такой подход позволяет всего в пару кликов провалиться до первичных документов, проверить корректность данных и быстро найти источник расхождений.
В результате компания получает не просто отчетность, а прозрачную финансовую систему: точные цифры, полный контроль над показателями и реальное понимание прибыльности бизнеса.
Как быстро можно начать работать в едином контуре и видеть реальные цифры в отчетах
Готовое решение Финансы 360° позволяет автоматизировать формирование отчетности и убрать из неё все ошибки:
-
Интегрируется с любой 1С "из коробки".
-
Запустить единый контур можно за 37 дней.
Главное, что получает бизнес, – возможность видеть реальный финансовый результат, на основе которого можно принимать точные управленческие решения.