Типовой функционал систем 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP не позволяет решать сложные задачи, связанные с регистрацией этапов передвижения грузов от внешних поставщиков до вашего склада, рассчитывать платежи поставщикам в зависимости от этапа, на котором находится груз в данный момент, учитывать передвижения грузов в разрезе контейнеров. В них отсутствует возможность регистрации комплектов документов, полученных в ходе обеспечения товара.
В то же время эти задачи актуальны для многих компаний, особенно при работе с импортными поставщиками, где оплата делится на этапы, зависящие от конкретных событий. Такие операции требуют ручного анализа, часто их выполняют с помощью MS Excel.
Наше решение – автоматизированное рабочее место (АРМ) "Логистика ВЭД" – направлено на заполнение этих пробелов в функционале типовых систем 1С.
Предлагаемое решение – АРМ "Логистика ВЭД"
Ранее нашей компанией уже было разработано решение в виде автоматизированного рабочего места "Логистика". Однако у ряда заказчиков закупки осуществляются большими партиями, несколько заказов могут отгружаться одним инвойсом, при этом сам инвойс может доставляться несколькими контейнерами. Такую задачу ранее разработанный АРМ не решает, в связи с этим мы разработали расширенное решение для логистических задач при закупках больших партий – АРМ "Логистика ВЭД".
АРМ "Логистика ВЭД" является не просто программой, а полноценным автоматизированным рабочим местом. АРМ может быть встроено в уже используемую в вашей компании конфигурацию 1С.
Подготовка заказа поставщику
Алгоритм работы начинается с создания документа "Заказа поставщику". В нём менеджер подготавливает необходимую информацию. Затем документ отправляется на согласование.
На вкладке "Основное" есть реквизит "Номер заказа по данным поставщикам" – он присваивается каждому поставщику в порядке увеличения.
В АРМ есть возможность учитывать бесплатные образцы. Если поставщик их предоставляет, то в карточке заказа система пометит соответствующую строку и не будет требовать регистрации суммы.
На уровне заказа в АРМ предусмотрены два реквизита: "Желаемая дата отгрузки" и "Желаемая неделя отгрузки". Эти реквизиты обеспечивают возможность планирования и автоматического расчёта желаемых дат отгрузки при заполнении информации о поставке.
АРМ "Логистика ВЭД" не только автоматизирует процессы, но и обеспечивает оптимизацию работы менеджера и более эффективное управление всеми аспектами внешней логистики.
Настройка АРМ "Логистика ВЭД"
В АРМ реализованы разнообразные фильтры отбора и возможность сохранять настройки рабочего места.
Заказы можно выделять по определенным критериям: фильтровать по поставщику, номеру заказа или контейнера, определенной номенклатуре или списку номенклатуры. По умолчанию отборы уже заполнены определенными параметрами, но вы можете расширить их, используя команду "Специальный отбор". Команда позволяет добавить до 100 реквизитов, связанных с этапами передвижения груза и инвойсами.
В получившейся таблице вы можете сохранять различные варианты настроек, скрывать ненужные колонки и менять их местами. Это сделано для того, чтобы каждый пользователь мог создать несколько вариантов настроек в соответствии с индивидуальными задачами.
В правой части информационного окна расположено кросс-курсовое поле, при необходимости его можно скрыть. Пользуясь специальным регистром, вы можете добавить в окно те курсы валют, контроль которых актуален для вашей организации.
Подтверждение заказа поставщику
После того, как заказ получил статус "Согласован", система уведомляет ответственное лицо, что позволяет оперативно приступить к взаимодействию с поставщиком. Заказ поставщику становится доступен непосредственно в рабочем месте менеджера.
В АРМ реализован механизм печати заказа в нескольких вариантах форм. Менеджеру достаточно выбрать соответствующую и отправить заявку поставщику на размещение заказа.
Предусмотрен механизм сверки данных заказа с проформой, полученной от поставщика. Для этого в АРМ реализована обработка "Сверить данные с проформы". Стоит учитывать, что она поддерживает только PDF-файлы, и если каких-то данных в файле нет, то их придется внести вручную.
В результате сверки данных вы получите различия в цене, количестве и стоимости между заказом и проформой. Это позволяет оперативно выявлять возможные расхождения, обеспечивает прозрачность и точность в процессе взаимодействия с поставщиком.
По факту согласования заказа с поставщиком регистрируется дата подтверждения, номер проформы и дата проформы, а заказ поставщику меняет статус с "Согласован" на "Подтвержден". Если цена в заказе отличается от предыдущей поставки, АРМ автоматически регистрирует новую цену поставщика.
Подготовка заказа к отгрузке от поставщика
Следующий этап – подготовка заказа к отгрузке от поставщика. Сообщение о готовности к отгрузке регистрируется в системе, после чего начинается процессы подбора брокера и установки ставки в отделе логистики, а также регистрация данных о маршруте в рамках соглашения.
Данные выбранного брокера регистрируются в системе. Взаимодействие с брокером включает определение способа доставки и уведомление поставщика об этом. В этот момент также начинается подготовка комплекта документов для отгрузки.
Управление маршрутами и подготовка к отгрузке – важные аспекты данного процесса. Информация по маршруту – от пункта отправления до конечного терминала – регистрируются в системе. Реквизит "Маршрут" ссылается на элемент справочника "Маршруты", где хранится информация о пунктах отправления, назначения и, при необходимости, перегрузках. В маршрутах автоматически рассчитываются сроки логистики между пунктами – для удобного планирования.
Информация о контейнере регистрируется в разделе "Затарка". Она включает в себя весь контейнера, номер контейнера, количество мест и плановую сумму фрахта. АРМ предусматривает возможность регистрации одного контейнера в разрезе нескольких заказов (или инвойсов).
Регистрация выхода в путь документом "Приобретение товаров и услуг"
В АРМ реализована возможность оформлять выход в путь как по одному, так и сразу по нескольким заказам при помощи документа "Приобретение товаров и услуг". В документе фиксируется номер инвойса и дата инвойса, остальная информация заполняется автоматически – по данным заказа.
Мы используем документ "Приобретение товаров и услуг", потому что он не создает записей в регистрах, т.к. не формирует взаиморасчеты с поставщиком и не регистрируется к обмену в бухгалтерию. Это удобно, когда товар уже вышел в путь, но коносамент (транспортная накладная) ещё не получен.
Регистрация коносамента (транспортной накладной)
Информацию из транспортной накладной необходимо зарегистрировать в системе сразу после получения. Это важно, поскольку на момент выхода товара в путь право собственности ещё не переходит к вам. Регистрируется номер и дата коносамента, после чего эти данные автоматически записываются в документ "Приобретения товаров и услуг".
До непосредственного получения коносамента, который подтверждает право собственности, документ о выходе в путь остается в статусе черновика. После регистрации даты коносамента данные в документе обновляются, и, если дата коносамента отличается от первоначальной даты приобретения, регистрируется новая дата коносамента. Это решает вопрос курсовых разниц для обмена с бухгалтерией.
Регистрация передвижения груза
АРМ "Логистика ВЭД" также предоставляет возможность анализа информации о процессе обеспечения товара. Данные о плановых сроках производства и плановых сроках логистики заполняются автоматически из соглашения с поставщиком и выбранного маршрута в разделе "Календарь".
Фактические даты передвижения груза фиксирует логист. При изменении фактической даты все последующие плановые даты пересчитываются автоматически. Остальные даты заполняются вручную, за исключением фактической даты поступления товара на склад – она фиксируется автоматически при поставке на склад.
Регистрация входящих документов
Также в АРМ предусмотрен блок работы с входящими документами – для регистрация входящего документа и даты его получения. Если дата установлена, то система понимает, что документ получен. Поля этих дат не являются обязательными для заполнения.
Загрузка данных из внешнего файла Excel в АРМ
Система позволяет загружать данные из Excel, что особенно удобно, если вы привыкли работать с большими объемами данных в Excel-таблицах. Возможность загрузки этих файлов позволяет с легкостью переносить информацию о множестве заказов и контейнеров, осуществлять сопоставление по номеру контейнера, инвойса, проформы или внутреннего номера с поставщиком.
Формирование графиков оплат
АРМ "Логистика ВЭД" позволяет регистрировать этапы оплаты в зависимости от событий. Правила оплаты настраиваются в соглашении через шаблон, где определены виды оплаты (аванс, постоплата и др.) и их связь с конкретными событиями.
Сроки оплаты можно регистрировать "с отрицательным знаком", то есть учитывать, что оплата должна быть произведена за определенное количество дней до события. Например, за 5 дней до даты плановой ЕТД. Эти данные автоматически фиксируются в документе "Заказ поставщику" и отображаются в АРМ.
Менеджер может вносить корректировки в даты, суммы и проценты платежей через АРМ.
Заявки на оплату поставщикам и таможенные платежи
После того, как платежи спланированы, менеджер принимает решение о том, в какой момент необходимо сформировать заявку на оплату поставщику. Для этого в АРМ предусмотрена команда "Сформировать ЗРДС" (Заявку на расходование ДС). Для ЗРДС предусмотрено четыре этапа:
-
Аванс,
-
Баланс,
-
Отсрочка,
-
Пошлина.
Если дата и сумма платежа уже зафиксированы и менеджер понимает, что меняться они не будут, он устанавливает необходимый "флажок", после чего эта информация записывается в соответствующий регистр. С помощью регламентного задания по заданному расписанию формирование заявок на расходование денежных средств будет происходить автоматически.
Отдельно остановимся на том, как в АРМ реализован учет таможенных пошлин. Ставки таможенных пошлин хранятся в системе в соответствии с кодами ТН ВЭД в разработанном регистре "Ставки таможенных пошлин". Благодаря этому у нас есть возможность рассчитать сумму платежа для каждого заказа и для каждой номенклатуры. Расчет происходит в системе автоматически, после чего формируются заявки на таможенные платежи.
Таможенное оформление
Для удобства в АРМ предусмотрена возможность загрузки данных из файла ГТД (таможенной декларации) в формате XML, которую вам может предоставить любая таможня.
Из него автоматически формируется документ "Таможенная декларация на импорт", данные загружаются в разрезе контейнеров. Этот механизм позволяет обрабатывать файлы, предоставленные таможней, и автоматически заполнять данные в системе. Процесс включает в себя выбор пути к файлу, система автоматически находит номер контейнера, и данные из гтд (таможенной декларации) заполняются автоматически в заказе, включая сопоставление номенклатуры.
Обработка по загрузке ГТД включает в себя несколько вкладок. На первой вы выбираете путь к самому файлу. Система анализирует файл и автоматически ищет связанный инвойс (документ "Приобретение товаров и услуг") – по номеру контейнера.
На вкладке "Сопоставление номенклатуры" вы можете посмотреть, какие данные из декларации не соответствуют данным в системе, – они будут выделены цветом. Например, в системе может быть не зафиксирована ставка таможенной пошлины, либо она зафиксирована, но отличается от данных в ГТД. Сопоставление номенклатуры необходимо, чтобы иметь возможность вовремя выполнить корректировку, что, в свою очередь, позволяет регулярно актуализировать данные по таможенным ставкам в регистре.
На вкладке "Создание документа" по команде "Сформировать документы" мы автоматически формируем "Таможенную декларацию на импорт".
На вкладке "Перенос цен в приобретение товаров и услуг" вы можете проанализировать информацию – сравнить состав декларации с инвойсом. Если в процессе будут обнаружены расхождения, то цены из ГТД в инвойсе можно изменить одним кликом – по команде "Перенести цены из ГТД в ПТУ". Это позволяет избежать ручной корректировки документов.
Пример из практики автоматизации логистических задач при закупке больших партий
Рассмотрим наш опыт внедрения АРМ "Логистика ВЭД" в компании, которая закупает большие объемы мототехники. В компании клиента использовалась система "1С:Управление торговлей", но до обращения к нам весь логистический учет велся в MS Excel в большом количестве файлов. Заказчик хотел сократить время на рутинные операции, повысить точность и оперативность работы.
Мы внедрили АРМ "Логистика ВЭД" в систему "1С:Управление торговлей ", тем самым автоматизировали следующие задачи:
-
Регистрация информации о готовности груза к отгрузке от поставщика; подбор ставки, выбор и регистрация брокера, планирование выхода контейнера;
-
Регистрация выхода товара в путь (до получения ТН/коносамента);
-
Регистрация событий и дат передвижения груза (ETD, СTD, ETA и т.д.); регистрация информации о контейнерах;
-
Расчет графика платежей от события (ETD, СTD, ETA и т.д.);
-
Автоматическая загрузка ГТД;
-
Фиксация сопроводительных транспортных документов;
-
Расчет таможенных платежей и сборов.
В результате внедрения системы сотрудники трех отделов заказчика стали вести учет в едином рабочем месте в 1С.При этом интеграция АРМ "Логистика.ВЭД" была выполнена с сохранением конфигурации "1С:Управление торговлей" в типовом виде.
Какие результаты получают заказчики в результате внедрения АРМ Логистика ВЭД
АРМ "Логистика ВЭД" – это решение, которое оптимально вписывается в типовые конфигурации на базе "1С:Предприятие":
-
1С:Управление Торговлей 11;
-
1С:Комплексная автоматизация 2;
-
1С:ERP .
АРМ позволяет:
-
Наглядно фиксировать передвижения товаров от поставщика до склада в разрезе контейнеров;
-
Регистрировать все входящие сопроводительные документы по поставке;
-
Гибко управлять оплатами в платёжном календаре;
-
Автоматически формировать распоряжения на оплату поставщикам и таможенные платежи;
-
Автоматически загружать ГТД и формировать таможенные декларации.