Исправления в 1С:ЗУП ред. 3.1 и перерасчеты: способы применения и практические примеры

При расчёте заработной платы нередко возникают ситуации, когда уже рассчитанные данные необходимо исправить или пересчитать. В 1С:ЗУП ред. 3.1 для этого предусмотрено несколько механизмов. Рассмотрим основные способы перерасчёта и исправления начислений, а также частные случаи их применения.

Настройка приоритетов (вытеснения) в начислении

Приоритеты определяют, какое начисление имеет преимущество, если несколько начислений приходится на один период.

Настройка выполняется в карточке начисления на вкладке "Приоритет".

Во вкладке указываются:

• Начисление приоритетов, которых выше — они вытесняют текущее начисление;

• Начисление приоритетов, которые ниже — их вытесняет текущее начисление.

Это позволяет системе автоматически определять последовательность перерасчетов.

Пример:

Больничный лист является более приоритетным начислением по сравнению с другими начислениями за отработанное время. Если сотруднику оформлен больничный лист, за этот период начисляется только больничный, а остальные начислени я автоматически вытесняются.

Командировка занимает промежуточное положение:

• Больничный вытесняет командировку;

• Командировка вытесняет оклад и другие начисления за отработанное время.

Таким образом, система автоматически определяет, какие начисления необходимо сторнировать или пересчитать.

Как работает вытеснение начислений

Механизм вытеснения срабатывает, когда в системе появляется новый документ отсутствия, который затрагивает уже рассчитанный период.

Рассмотрим пример: зарплата за май уже начислена, а в июне оформлен больничный с 28 мая. Программа определяет, что изменения относятся к закрытому периоду, и в этом случае в документе появляется вкладка "Перерасчет прошлого периода", где отображаются корректируемые начисления.

Такая ситуация часто встречается в организациях, где:

• Заработная плата выплачивается в последний день месяца;

• Кадровая информация поступает с задержкой;

• Табели уже закрыты, а уточнения приходят позже.

Именно здесь на помощь приходит электронный документооборот (1С-ЭДО). С 1С-ЭДО кадровые документы оперативно передаются в бухгалтерию, что ускоряет регистрацию изменений, перерасчёты и снижает риск ошибок. Меньше ручной работы – меньше задержек и ошибок.

По вопросам приобретения расширения отправьте запрос с сайта

При регистрации отсутствия система:

• Сторнирует начисление зарплаты за дни отсутствия;

• Пересчитывает зависимые начисления, например доплату, рассчитанную от оклада.

Если отсутствие оформлено в том же месяце, перерасчет прошлого периода не возникает.

Важно: документы отсутствия при проведении не только фиксируют период отсутствия, но и определяют вытесняемые начисления, выполняют сторнирование и запускают перерасчёт.

Поэтому корректная настройка вкладки "Приоритет" необходима для правильного расчёта и последующих перерасчётов.

Исправление и сторнирование документов

Сторнирование выполняется при регистрации нового, более приоритетного начисления, которое вытесняет ранее рассчитанное.

Пример

• Сотруднику был начислен отпуск.

• Позже предоставлен больничный лист на период отпуска.

Поскольку больничный имеет более высокий приоритет, программа автоматически сторнирует часть отпускных за дни болезни.

Сторнирование можно выполнить автоматически при регистрации вытесняющего начисления либо вручную с помощью документа "Сторнирование начислений".

Сторнирование возможно только при регистрации вытесняющего начисления в следующих месяцах.

В каких случаях нужны исправления

1. Неверная сумма начисления или кадровые данные:
   1. Создаем документ-исправление с правильной суммой или кадровыми данными.
2. Начислили лишнее (не нужно было начислять вообще) или ошибочно ввели кадровое событие:
   1. Если введен индивидуальный кадровый документ (Прием на работу, Кадровый перевод и т.д.) – снимаем с проведения документ и помечаем его на удаление;
   2. Если введен индивидуальный расчетный документ (Отпуск, Командировка и т.д.) – сторнируем его целиком;
   3. Для списочных документов (Прием на работу списком, Премия, Разовое начисление и т.д.) можно ввести документ-исправление и удалить в нем ошибочного сотрудника.
3. Забыли начислить или ввести кадровое событие:
   1. Создаем новый документ нужного типа.

Особенности исправления расчетных документов в текущем периоде

В документе-исправлении нет вкладки "Пересчет прошлого периода", где показан сторнируемый доход:

• Отследить сторнированные суммы можно только по движениям регистров.

В движениях по регистрам суммы по первичному документу-основанию полностью сторнируются и отражаются целиком по новому документу-основанию:

• При сторнировании в следующем месяце в регистры пишется только сумма разницы.

Исправление ошибки в сведениях о приеме

При обнаружении ошибок в сведениях о трудовой деятельности необходимо внести исправления в кадровые документы и сформировать корректирующий Подраздел 1.1 ЕФС-1. Рассмотрим два распространенных случая.

Ситуация 1. Не указан признак дистанционной работы при приеме

При оформлении приема сотрудника Федорцовой Н.С. не был установлен признак дистанционной работы. В результате Подраздел 1.1 ЕФС-1 был отправлен без сведений о дистанционной работе. После обнаружения ошибки нужно подать корректировку Подраздел 1.1 ЕФС-1.

1. В документе-исправлении установим флажок «Работает дистанционно».

2. Создаем новый документ Подраздел 1.1 ЕФС-1. В него автоматически попадут 2 мероприятия:

   • Отмена мероприятия "ПРИЕМ" без признака дистанционной работы (с заполненной датой отмены).

   • Новое мероприятие "ПРИЕМ" с установленным признаком дистанционной работы.

Ситуация 2. Срочный трудовой договор стал бессрочным

Сотрудник Ландышева С.А. был принят на работу по срочному трудовому договору. Позже стороны заключили дополнительное соглашение, согласно которому договор стал бессрочным.

1. Создаем документ "Продление договора, контракта":
   1. Оставляем прежний номер трудового договора;
   2. И снимаем флажок "Срочный трудовой договор".
2. В ЭДК, находим документ "Регистрация трудовой деятельности", нажимаем на кнопку "Изменить", находим нужного сотрудника и мероприятие "Прием", указываем что он бессрочный, в "Документы основания" пишем "Дополнительное соглашение".
3. В Подраздел 1.1 ЕФС-1 автоматически попадут 2 мероприятия:
   1. Отмена мероприятия "ПРИЕМ" с типом договора "Срочный" (с заполненной датой отмены);
   2. Новое мероприятие "ПРИЕМ" с типом договора "Бессрочный" и реквизитами дополнительного соглашения к трудовому договору.

Механизм перерасчета зарплаты и среднего заработка

Необходимость перерасчета зарплаты или удержаний регистрируется автоматически при изменении исходных данных для расчета, но можно зарегистрировать и вручную.

Сам перерасчет выполняется в документе "Доначисление, перерасчет" или в следующем "Начислении зарплаты и взносов", если эта возможность не отключена в настройках расчета зарплаты.

Для перерасчета документов по среднему заработку доступны команды:

• "Пересчитать" – обновить текущий документ;

• "Исправить" – создать документ-исправление;

• "Отменить" – удалить необходимость перерасчета.

Когда программа регистрирует перерасчёт

• Изменены данные, влияющие на средний заработок;

• Введён документ с более высоким приоритетом;

• Исправлен ранее рассчитанный документ.

В таких ситуациях система регистрирует необходимость перерасчёта без участия пользователя.

Когда автоматический перерасчёт может не зарегистрироваться:

• Изменились значения показателей, назначаемых для подразделения, организации или зависящих от стажа;

• Изменились настройки начисления (формула, состав расчетной базы);

• Изменились настройки графика работы;

• После расчета зарплаты ввели неявку тем же месяцем;

• Изменились данные для расчета НДФЛ и взносов – механизм отслеживает изменения только данных для расчета зарплаты и не "следит" за НДФЛ и взносами.

В таких случаях необходимость перерасчёта может потребоваться зарегистрировать вручную.

Почему перерасчет может не попасть в документы

Даже если перерасчет зарегистрировался, он может не попадать в документы "Доначисление, перерасчет" или "Начисление зарплаты и взносов", если суммы начислений не поменялись.

Это означает, что даже если были внесены изменения, например в табель или документы расчётов, и перерасчёт был зарегистрирован вручную, программа в процессе пересчета видит, что суммы начислений не менялись, то документы "Доначисление, перерасчет" может не сработать.

Какие механизмы перерасчетов существуют в программе и как они работают

Одна из самых недооцененных функций в системе расчета зарплаты – это сервис перерасчетов.

Найти его можно в разделе: Зарплата – Сервис – Перерасчеты.

Этот инструмент помогает контролировать все начисления, которые требуют пересмотра, своевременно выполнять перерасчеты и избегать накопления старых ошибок в системе.

Если сервисом долго не пользоваться, в нем могут сохраняться исходные данные для перерасчета за прошлые годы.

Важно: программа фиксирует сам факт изменения данных, а не изменение итоговой суммы. Поэтому запись о перерасчете может сформироваться даже в том случае, если после пересчета сумма начисления не изменилась.

Кроме того, повторное проведение документа без фактических изменений также может привести к появлению записи о перерасчете.

Перерасчеты при увольнении

При увольнении сотрудников все перерасчеты придут в документ "Увольнение". Документ "Увольнение" – это единственный документ, не учитывающий настройку, при которой начисления перерасчета не выполняется отдельным документом, а автоматически подтягивает все накопленные и незакрытые перерасчеты на вкладку "Исправления" для начисления перерасчета.

Что делать с накопленными перерасчетами

Если вы давно не проверяли сервис перерасчетов, стоит посмотреть, какие периоды там накопились. Если пересчитывать старые периоды уже не требуется, записи можно отменить через сервис перерасчетов – выделить нужные строки и нажать кнопку "Отменить" или функции для технического специалиста.

Важно: перед удалением всегда анализируйте, действительно ли перерасчет больше не нужен.

Исправление документа "Начисление зарплаты и взносов"

Для документа "Начисление зарплаты и взносов" создание документа-исправления и сторнирование не предусмотрены.

Чтобы исправить ошибки в расчете зарплаты и удержаний, нужно:

• Исправить исходные данные для расчета (учет времени, значения показателей, кадровые документы, документы учета удержаний и пр.);

• Пересчитать зарплату с помощью механизма перерасчетов.

Автоматический перерасчет отпусков через расширение

Для массового перерасчета отпусков ГК "СофтБаланс" разработала специальное расширение. Оно особенно полезно в отпускной период, когда после расчета отпусков начисляется зарплата и возникает необходимость пересчитать сразу большое количество документов.

Что дает это расширение:

• Автоматически пересчитывает суммы отпускных, анализируя регистр перерасчетов;

• Массово создает документы-исправления;

• Автоматически находит отпуска, которые требуют перерасчета;

• Позволяет отбирать документы по периоду отпуска и дате выплаты;

• Дает возможность выбрать только нужных сотрудников;

• Значительно экономит время при большом объеме отпускных начислений.

Это особенно удобно для крупных организаций, где отпуска выплачиваются несколькими потоками в месяц (например, вместе с авансом, зарплатой и межрасчетными выплатами).

После установки расширения в разделе "Отпуска" появляется кнопка "Перерасчет отпусков", которая позволит работать с функционалом.

По вопросам приобретения расширения оставьте заявку на сайте

Как продлить отпуск на время болезни

Согласно ст. 124 ТК РФ продление отпуска на дни болезни производится только при соблюдении условий:

• Отпуск – ежегодный оплачиваемый;

• Причина нетрудоспособности – болезнь самого сотрудника.

Настройка – Расчет зарплаты – Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов

После включения этой настройки при создании документа "Больничный лист", если период болезни пересекается с отпуском, программа автоматически выводит предупреждение о необходимости пересчитать отпуск.

И уже в этом отпуске на вкладке "Продление, переносы, отзывы" появляется "Больничный лист".