Рекомендации по расчету в 1С:ЗУП НДФЛ с заработной платы в 2023 году

В статье мы дадим рекомендации по расчету и проверке НДФЛ в 1С:ЗУП перед выплатой зарплаты.

Рекомендации по расчету НДФЛ

• Рассчитывать и проводить начисления не заранее, а непосредственно перед выплатой;

• Не перерассчитывать и не перепроводить документы после их выплаты. Если возникла такая необходимость – сначала отменить выплату и все последующие документы по сотруднику, затем очень внимательно и последовательно все перепровести;

• Правильно указывать планируемую дату выплаты, следить чтобы она совпадала с фактической датой;

• Четко контролировать последовательность расчета и выплаты по документам.

Алгоритм при расчете заработной платы

1. Проверить планируемую дату выплаты зарплаты

Дата выплаты зарплаты указывается в справочнике: Организации: Настройка — Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки — Бухучет и выплата зарплаты

2. Проверить / ввести кадровые изменения, изменения в плановых начислениях и показателях

• Журнал кадровых документов: Кадры – Приемы, переводы, увольнения

• Журнал договоров гражданско-правового характера: Зарплата – Договоры (в том числе авторские)

• Журнал плановых начислений: Зарплата – Изменение оплаты сотрудников

3. Ввести плановые удержания

• Зарплата – Удержания – Алименты и другие удержания

• Зарплата – См. также – Займы сотрудникам

4. Проверить / ввести исходные данные для расчета НДФЛ и страховых взносов

• Заявления на налоговые вычеты: Налоги и взносы – Заявления на вычеты

• Сведения об инвалидности: Сотрудник – Страхование

• Статус налогового резидента РФ для расчета НДФЛ: Сотрудник – Налог на доходы

• Статус иностранца для расчета страховых взносов: Сотрудник – Страхование

• Авансовые платежи иностранцев, работающих на основании патента: Налоги и взносы – Все документы по НДФЛ — Авансовый платеж НДФЛ

5. Проверить / зарегистрировать изменения графиков работы, при необходимости ввести индивидуальные графики

Для изменения графиков работы надо зайти в документы раздела "Кадры":

• Кадровый перевод / Кадровый перевод списком

• Изменение графика работы списком

Для ввода индивидуального графика:

• Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики

6. Утвердить / ввести все отклонения от графика работы, при необходимости ввести табель за месяц

• Журнал учета неявок: Кадры – Все отсутствия сотрудников

• Отпуска по уходу за ребенком: Кадры – Отпуска по уходу за ребенком

• Сверхнормативная работа: Зарплата – Учет времени – Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно

• Отчет Табель: Зарплата – Отчеты по зарплате – Учет времени – Табель учета рабочего времени (Т-13)

7. Ввести документом все разовые начисления, выплачиваемые с зарплатой

• Премия

• Материальная помощь

• Доход в натуральной форме

• Разовое начисление

8. Ввести все «незарплатные» доходы

Документы раздела Выплата – Прочие доходы:

• Дивиденды. Обязательно нужно поставить дату в строке "Налог перечислен" и номер платежного поручения, иначе налог не попадет в уведомление и в отчет – будет считаться, что налог не удержан.

• Начисление прочих доходов

• Выплата бывшим сотрудникам

9. Ввести значения ежемесячных и накапливаемых показателей

Зарплата – Данные для расчета зарплаты

10. Рассчитать переработку при суммированном учете рабочего времени (расчет производится в последний месяц учетного периода)

Зарплата – Учет времени – Регистрации переработок

11. Ввести акты по договорам гражданско-правового характера

Зарплата – Акты приемки выполненных работ

12. Проверить и при необходимости обработать или очистить перерасчеты

Зарплата – Сервис – Перерасчеты

13. Начислить зарплату и страховые взносы

Зарплата – Начисление зарплаты и взносов (в документе проверить планируемую дату выплаты)

14. Рассчитать ограничения удержаний, если общая сумма удержаний с работника превышает законодательно установленный лимит. Этот функционал появился не так давно. Сюда вносятся все исполнительные листы, которые приходят по сотруднику. Их сумма может быть больше начисленной зарплаты, но документ учитывает очередность и процент, ограничивая сумму удержаний не более разрешенной.

Зарплата – Удержания – Ограничения взысканий

15. Выплатить зарплату

Выплаты – Все ведомости

16. Подать уведомление о сумме НДФЛ к уплате:

• Зарплата – Бухучет – Отражение удержанного НДФЛ в бухучете

• Синхронизация с 1С:Бухгалтерия

• Формируем уведомление на стороне 1С:Бухгалтерия: Отчетность – 1С-Отчетность – Регламентированная отчетность – Уведомления

Сроки:

• Если доход выплачен до 22 числа включительно – срок подачи не позднее 25 числа текущего месяца;

• Если доход выплачен 23 числа и позднее — срок подачи не позднее 25 числа следующего месяца (для декабря – последний рабочий день года).

17. Перечислить НДФЛ:

• Если доход выплачен до 22 числа включительно – уплата НДФЛ не позднее 28 числа текущего месяца;

• Если доход выплачен 23 числа и позднее — уплата НДФЛ не позднее 28 числа следующего месяца (для декабря – последний рабочий день года).

Регистрация перечисленного НДФЛ:

• Ведомость на выплату зарплаты – по ссылке "Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ" указать реквизиты платежного документа

• Документ "Перечисление НДФЛ в бюджет" (Налоги и взносы – Перечисления НДФЛ в бюджет)

18. Сформировать проводки по расходам на оплату труда

Зарплата – Бухучет – Отражение зарплаты в бухучете

19. Сформировать сведения о средней численности персонала для передачи в бухгалтерскую программу

Зарплата – Бухучет – Отражение статистики персонала в бухучете

20. Рассчитать резервы по оплате труда     

• До конца 2022 года Зарплата – Бухучет – Резервы отпусков (архив)

• С 2023 года Зарплата – Бухучет – Резервы по оплате труда

21. Подать уведомление о сумме взносов к уплате – срок подачи не позднее 25 числа следующего месяца

• Синхронизация с 1С:Бухгалтерией (документ "Отражение зарплаты в бухучете")

• Формируем уведомление на стороне 1С:Бухгалтерии: Отчетность – 1С-Отчетность – Регламентированная отчетность – Уведомления

В 1С:ЗУП сумма не регистрируется.

22. Перечислить страховые взносы. С 2022 года в 1С:ЗУП регистрируется только уплата взносов ФСС НС и ПЗ, если нужно заполнить таблицу "Платежи" в отчете 4-ФСС (с 2023 года ЕФС-1): Налоги и взносы – Уплата страховых взносов в фонды

23. Перечислить удержанные с работников в пользу третьих лиц суммы

В 1С:ЗУП суммы не регистрируются, реестр необходимых перечислений можно получить по ссылке: Выплаты – Платежи, перечисления, вкладка Удержания

24. Установить дату запрета редактирования

Администрирование – Сервис – Дата запрета изменения данных

Чек-лист по проверке НДФЛ перед выплатой зарплаты

Шаг 1. Поиск работников с несколькими документами начисления зарплаты

Для чего этот шаг? Сотрудник может числиться сразу в нескольких подразделениях компании: по основному месту и по совместительству. Если это обособленные подразделения, то у них могут быть разные налоговые.

Если расчетчик в вашей организации один, то решением ситуации будет считать все начисления в одном документе, чтобы ничего не терялось.

Если в вашей компании несколько бухгалтеров-расчетчиков, и каждый считает свое подразделение, то может возникнуть ситуация, когда по сотруднику пойдет пересортица НДФЛ. Программа может посчитать НДФЛ какого-то начисления (разового, премии и т.д.) в двух подразделениях сразу, даже если по графе "Начислено" стоит одно.

В таком случае проверьте НДФЛ в документе "Начисление зарплаты". При алфавитном порядке можно увидеть сотрудников, работающих в нескольких подразделениях, их начисления и откорректировать расчет.

Также можно использовать специальные отчеты – в нашем примере "Сотрудник в нескольких документах". Здесь отражаются сотрудники, которые попали в несколько документов "Начисление зарплаты" по разным подразделениям. Так мы сразу понимаем, у кого нужно дополнительно проверить расчеты.

Приведем пример ситуации: зарплата рассчитывается бухгалтерами-расчетчиками по подразделениям, документы "Начисление зарплаты и взносов" сразу не проводятся. После ввода заявления на вычеты сотрудник попадает в документы по обоим подразделениям.

Программа 1С:ЗУП не смотрит на размер ставки, подразделение и вид занятости, она смотрит только на физическое лицо. Если сотруднику по первому начислению не досчитан НДФЛ, то по второму программа досчитает, но на какое подразделение и по какой статье может быть не очевидно. Налоговый вычет также может задвоиться.

Решение ситуации: удалить сотрудника из "чужого" документа "Начисление зарплаты и взносов".

Шаг 2. Поиск работников только с одной датой получения дохода

Такая ситуация бывает, когда у сотрудника не удержан НДФЛ с аванса. В таком случае, нужно проверить почему так: он отсутствовал всю первую половину месяца, у него действует налоговый вычет или что-то еще.

Однако может быть и так, что какой-то документ распровели. Особенно сложно уследить, если расчетчиков несколько. Например, в момент расчета документа "Начисление зарплаты и взносов" случайно распровели "Ведомость на выплату аванса".

После проведения ведомости доход и налог с аванса «уезжают» в месяц выплаты зарплаты. В результате исчисленный и удержанный налог «разъезжаются» по месяцам. Например, на скриншоте ниже в столбце "Осталось удержать".

Шаг 3. Поиск расхождений между бухгалтерским учетом и учетом по НДФЛ

Например, после расчета и выплаты аванса, по сотруднику ввели неявку с 10 числа до конца месяца. В результате по итогам месяца зарплата оказалась меньше аванса. В универсальном отчете для сверки бухгалтерского и налогового учета по сотруднику выводятся расхождения, как по доходам, так и по сумме налога. Можно вывести только сотрудников с погрешностями и разобраться, что произошло в расчете.

Другая ситуация: после расчета и выплаты аванса, сотрудника задним числом перевели с начала месяца в подразделение с другой регистрацией в ИФНС. Так может произойти, если кадровая служба работает в другой программе и сотрудники забыли предоставить документы вовремя.

Также в универсальном отчете по сотруднику может отражаться пересортица по ИФНС в сумме налога, причем итоговая сумма расхождений будет равна нулю. Эту ошибку в программе можно поправить вручную.

Шаг 4. Проверка исчисленного налога точечно по сотрудникам

Инструменты:

• Донастроенный отчет "Анализ НДФЛ по месяцам"

• Документ "Перерасчет НДФЛ"

Пример: 3 июля выплачиваем отпускные, вычет за июль предоставлен. При расчете зарплаты за июнь (выплата 5 июля) вычет за июль предоставляется повторно.

Отловить ошибку можно документом "Перерасчет НДФЛ" в месяце выплаты зарплаты.

Надеемся, что наши рекомендации помогут вам избежать ошибок при расчете НДФЛ с заработной платы в 1С:ЗУП.