Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Обязательный переход на КЭДО – есть ли для него предпосылки?

С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года проходил эксперимент Минцифры по переводу органов государственной власти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Участниками были Федеральное казначейство, Федеральная налоговая служба и само Минцифры. По итогам эксперимента будет принято решение о переходе всех государственных ведомств на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Похожие эксперименты в сфере КЭДО проводились Министерством труда в коммерческих компаниях в 2017-2021 годах. Его результаты нашли отражения в статьях 22.1 – 22.3 Трудового кодекса об электронном документообороте в трудовых отношениях.

Такие изменения создают предпосылки для обязательной цифровизации кадрового делопроизводства, но пока конкретного срока нет. Эксперимент по внедрению электронных кадровых документов в государственных структурах может стать началом процесса обязательного перехода на КЭДО не только госорганов, но и бизнеса. Если государственные ведомства перейдут на электронный документооборот, они будут принимать документы от организаций также в электронном виде.

Не стоит забывать, что основная законодательная база для кадрового электронного документооборота уже сформирована, она периодически дополняется и изменяется. Одно из последних нововведений — введение обязательных форматов для кадровых электронных документов (КЭД).

Также, с 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 года № 578н, утверждающий единые форматы электронных документов: теперь приказы, договоры и другие кадровые документы должны состоять из трёх файлов:

  • Основной части электронного документа в формате PDF/A-1A,

  • Электронной подписи,

  • Описания документа в XML.

Кроме того, все документы, которые организации могут оформлять в электронном виде, имеют формализованный вид.

Эти изменения обусловлены подготовкой к автоматизации проверок трудовой инспекцией. Поскольку государственные структуры переходят на электронный формат документов, то в будущем предоставление электронных документов в Государственную инспекцию труда станет обязательным, и компаниям проще сразу перевести их в цифровой формат.

Аналогичный сценарий был и при развитии электронного документооборота в целом. На сегодняшний день компании обязаны предоставлять в электронной форме некоторые виды отчётности, а также использовать ЭДО при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами.

И хотя внедрение КЭДО пока не является обязательным, около 69% крупнейших работодателей уже перешли на КЭДО или планируют это сделать – по информации аналитического центра РОСЭУ.

Поэтапный переход на КЭДО и специализированный сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сейчас КЭДО в компании можно внедрять постепенно, например, перевести в цифровой формат только заявления на отпуск. Так у организации будет больше времени настроить систему и обучить сотрудников.

Одно из решений, позволяющее обеспечить кадровый электронный документооборот с сотрудниками – сервис 1С:Кабинет сотрудника. Он разработан фирмой 1С для перехода на КЭДО и позволяет перевести в цифровой вид все взаимодействия между сотрудниками и бухгалтерией по кадровым вопросам.

Возможности и преимущества сервиса 1С:Кабинет сотрудника:

  • Сервис полностью интегрирован в систему 1С – весь существующий порядок ведения учета остается прежним, а кадровые документы хранятся в системе;

  • Подписи для сотрудников в сервисе 1С:Кабинет сотрудника выпускаются бесплатно;

  • Сервис можно настроить под потребности конкретной компании;

  • Можно работать как в браузере, так и в бесплатном мобильном приложении на Android или iOS – это особенно удобно для сотрудников, работающих не за компьютером.

Посмотрим на примере, как выглядит автоматизация отправки заявлений на отпуск и соответствующих приказов в сервисе.

Процедура отправки заявления сотрудника и приказа на отпуск через сервис 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника напомнит сотруднику о запланированном отпуске согласно графику отпусков.

График отпусков

Из сервиса сотрудник отправляет заявление на отпуск. В окне он отмечает даты, способ связи, если потребуется, а также заместителей. Здесь же можно поставить галочку, если сотрудник хочет отпуск за свой счет. При необходимости можно приложить документы к заявке.

Отпуск

В программе 1С кадровый специалист получает задачу с заявлением сотрудника на отпуск и в привычном режиме вводит документ "Отпуск" – данные автоматически подставляются из заявки, и остается только проверить расчеты.

Заявление на отпуск

Приказ о предоставлении отпуска Т-6 в учетной системе 1С подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляется сотруднику в 1С:Кабинет сотрудника – документ придет сотруднику в сервис, где он сможет с ним ознакомиться и подписать.

Приказ

На скриншоте ниже представлен приказ о предоставлении отпуска в 1С:Кабинет сотрудника – сам документ можно скачать.

Документ на ознакомление

Ваша компания может протестировать сервис 1С:Кабинет сотрудника бесплатно: тестовый доступ предоставляется на 45 дней. В этот период можно добавлять неограниченное число сотрудников и пользоваться всеми возможностями сервиса. Отправьте запрос с нашего сайта, и наши специалисты организуют для вас тестовый доступ.