С 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года проходил эксперимент Минцифры по переводу органов государственной власти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Участниками были Федеральное казначейство, Федеральная налоговая служба и само Минцифры. По итогам эксперимента будет принято решение о переходе всех государственных ведомств на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Похожие эксперименты в сфере КЭДО проводились Министерством труда в коммерческих компаниях в 2017-2021 годах. Его результаты нашли отражения в статьях 22.1 – 22.3 Трудового кодекса об электронном документообороте в трудовых отношениях.
Такие изменения создают предпосылки для обязательной цифровизации кадрового делопроизводства, но пока конкретного срока нет. Эксперимент по внедрению электронных кадровых документов в государственных структурах может стать началом процесса обязательного перехода на КЭДО не только госорганов, но и бизнеса. Если государственные ведомства перейдут на электронный документооборот, они будут принимать документы от организаций также в электронном виде.
Не стоит забывать, что основная законодательная база для кадрового электронного документооборота уже сформирована, она периодически дополняется и изменяется. Одно из последних нововведений — введение обязательных форматов для кадровых электронных документов (КЭД).
Также, с 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 года № 578н, утверждающий единые форматы электронных документов: теперь приказы, договоры и другие кадровые документы должны состоять из трёх файлов:
-
Основной части электронного документа в формате PDF/A-1A,
-
Электронной подписи,
-
Описания документа в XML.
Кроме того, все документы, которые организации могут оформлять в электронном виде, имеют формализованный вид.
Эти изменения обусловлены подготовкой к автоматизации проверок трудовой инспекцией. Поскольку государственные структуры переходят на электронный формат документов, то в будущем предоставление электронных документов в Государственную инспекцию труда станет обязательным, и компаниям проще сразу перевести их в цифровой формат.
Аналогичный сценарий был и при развитии электронного документооборота в целом. На сегодняшний день компании обязаны предоставлять в электронной форме некоторые виды отчётности, а также использовать ЭДО при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами.
И хотя внедрение КЭДО пока не является обязательным, около 69% крупнейших работодателей уже перешли на КЭДО или планируют это сделать – по информации аналитического центра РОСЭУ.
Поэтапный переход на КЭДО и специализированный сервис 1С:Кабинет сотрудника
Сейчас КЭДО в компании можно внедрять постепенно, например, перевести в цифровой формат только заявления на отпуск. Так у организации будет больше времени настроить систему и обучить сотрудников.Одно из решений, позволяющее обеспечить кадровый электронный документооборот с сотрудниками – сервис 1С:Кабинет сотрудника. Он разработан фирмой 1С для перехода на КЭДО и позволяет перевести в цифровой вид все взаимодействия между сотрудниками и бухгалтерией по кадровым вопросам.
Возможности и преимущества сервиса 1С:Кабинет сотрудника:
-
Сервис полностью интегрирован в систему 1С – весь существующий порядок ведения учета остается прежним, а кадровые документы хранятся в системе;
-
Подписи для сотрудников в сервисе 1С:Кабинет сотрудника выпускаются бесплатно;
-
Сервис можно настроить под потребности конкретной компании;
-
Можно работать как в браузере, так и в бесплатном мобильном приложении на Android или iOS – это особенно удобно для сотрудников, работающих не за компьютером.
Посмотрим на примере, как выглядит автоматизация отправки заявлений на отпуск и соответствующих приказов в сервисе.
Процедура отправки заявления сотрудника и приказа на отпуск через сервис 1С:Кабинет сотрудника
Сервис 1С:Кабинет сотрудника напомнит сотруднику о запланированном отпуске согласно графику отпусков.
Из сервиса сотрудник отправляет заявление на отпуск. В окне он отмечает даты, способ связи, если потребуется, а также заместителей. Здесь же можно поставить галочку, если сотрудник хочет отпуск за свой счет. При необходимости можно приложить документы к заявке.
В программе 1С кадровый специалист получает задачу с заявлением сотрудника на отпуск и в привычном режиме вводит документ "Отпуск" – данные автоматически подставляются из заявки, и остается только проверить расчеты.
Приказ о предоставлении отпуска Т-6 в учетной системе 1С подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляется сотруднику в 1С:Кабинет сотрудника – документ придет сотруднику в сервис, где он сможет с ним ознакомиться и подписать.
На скриншоте ниже представлен приказ о предоставлении отпуска в 1С:Кабинет сотрудника – сам документ можно скачать.
Ваша компания может протестировать сервис 1С:Кабинет сотрудника бесплатно: тестовый доступ предоставляется на 45 дней. В этот период можно добавлять неограниченное число сотрудников и пользоваться всеми возможностями сервиса. Отправьте запрос с нашего сайта, и наши специалисты организуют для вас тестовый доступ.