WMS система нужна не всегда – решение зависит от особенностей склада компании и организованных процессов. Например, часто, когда на складах слишком много товара, то необходимо сначала построить новое здание или каким-либо способом увеличить площади: WMS система не сделает работу легче, если склад завален товарами и не может функционировать корректно.
Для решения каких задач нужна WMS система
Убрать влияние человеческого фактора
Автоматизированная система помогает навести порядок: контролировать состояние склада, отслеживать запасы и их место на складе.
Если системы нет, то состояние склада зависит от людей, которые принимают товары, как-то их располагают – у них есть определенный алгоритм действий, но при увольнении или нахождении на больничном таких сотрудников оперативно найти что-либо на большом складе будет сложно. Это ведет к сбоям в работе и возможным ошибкам при сборке заказов.
Увеличить скорость обработки клиентского заказа
Этот пункт вытекает из предыдущего. Количество элементов сборки все время увеличивается, и отгрузка монозаказов уже уходит в прошлое – на одной палете может быть несколько мелких заказов. Иногда количество времени на сборку может достигать 6-ти часов – это реальный пример из нашей практики, когда люди искали необходимые рулоны ковровых покрытий на складе. Поэтому время сборки может быть критично для бизнеса.
Соответствовать требованиям законодательства
Мы не можем игнорировать требования законодательства: нужно учитывать в ЕГАИС каждую марку алкогольной продукции, которая проходит через склад, отмечать все марки в системе «Честный знак», если они требуют маркировки. Склады с такими товарами сейчас уже невозможно представить без WMS системы, иначе компания просто не соответствует требованиям законодательства.
Выполнять требования заказчиков
Например, ваш заказчик требует отгружать молочную продукцию со сроком годности не менее 70%. Такие требования можно пробовать соблюдать и вручную, но это будет сложно и долго. Особенно, если у каждого контрагента разные условия – выполнение таких отгрузок вручную может привести к большому количеству ошибок.
Особенно критичны эти ошибки, когда продукцию фурами увозят в другие города – тогда от срока годности отнимается еще и срок доставки в несколько дней. При ошибках в сборке заказа фура может быть просто отправлена обратно, поскольку продукция не соответствует договорным обязательствам с контрагентом. Тогда потери могут существенно превысить стоимость внедрения WMS системы.
Построить схему мотивации персонала на складе исходя из фактических показателей выработки каждого сотрудника
Сейчас на складах остро стоит проблема нехватки кадров, которые знают, как правильно отбирать товар, складывать его и размещать. Однако, если перенести этот процесс в автоматизированную систему, то можно не только упростить работу, но и сделать понятную систему мотивации для сотрудников склада, когда бонусная часть заработной платы зависит от количества заказов, скорости сборки и других параметров. Так сотрудник может работать эффективнее и качественнее, поскольку будет видеть, что получает деньги за конкретные действия.
Также при работе с терминалами сбора данных процесс значительно упрощается, что позволяет в горячий сезон увеличивать штат и при этом сохранять качество работы.
Кроме того, WMS система может понадобится для:
-
Организации адресного хранения товаров на складе;
-
Ухода от бумажной технологии. Например, при использовании терминала сбора данных можно в режиме онлайн отмечать данные по сотрудникам: когда работник принял задачу в обработку, когда он начал сборку и закончил ее;
-
Инвентаризации без остановки работы склада. При наличии автоматизированной системы, можно заморозить определенную зону либо конкретную ячейку и, при наличии терминала сбора данных, быстро провести инвентаризацию запасов. Это позволяет не блокировать работу всего склада на несколько дней;
-
Получения информации о реальных остатках на складе в режиме онлайн.
На что обратить внимание при внедрении WMS системы
Конечно, каждый проект внедрения имеет свои особенности, но можно выделить несколько параметров, на которые важно обращать внимание при внедрении WMS системы:
-
В большинстве случаев внедрение любой системы идет по проектной технологии. В ней есть несколько этапов:
-
Обследование текущей ситуации в компании,
-
Моделирование процессов на типовом функционале,
-
Составление технического задания на доработку системы при наличии функциональных разрывов на этапе моделирования,
-
Настройка системы в соответствии с техническим заданием,
-
Тестовая эксплуатация,
-
Запуск в промышленную эксплуатацию,
-
Сопровождение.
-
Необходимо поставить четкие цели внедрения – зачем компании нужна система? Без цели вы не сможете получить четкий результат. Когда внедрение системы идет как самоцель, то сложно оценить успех проекта, потому что нет определенных критериев – такие проекты часто оказываются неуспешны.
Какой может быть цель внедрения? Например, избавиться от человеческого фактора, увеличить скорость сборки заказов на 30%, соответствовать требованиям законодательства, если необходима маркировка.
Цели необходимо прописать в Уставе проекта перед началом работ.
-
Возможно изменение реальной стоимости проекта относительно стоимости в договоре. Почему так может происходить?
-
Ваши требования претерпевают изменения в ходе работы над проектом;
-
Цели были нечеткими, поэтому в ходе проекта изменилась концепция.
-
Соответственно, очень важно до старта работ провести полноценное обследование процессов и выявить места, которые потенциально могут привести к изменению бюджета проекта. Часто оно может быть существенным, даже в два-три раза от начальной стоимости. Если у заказчика нет такой суммы в бюджете, то проект заморозится, деньги будут потрачены на начало внедрения, а проект не доведен до конца.
Сколько стоит внедрение WMS системы
Стоимость внедрения WMS системы складывается из нескольких составляющих:
-
Лицензии на программное обеспечение.
-
Оборудование: радиотерминалы, принтеры штрих-кодов, расходники.
-
Услуги на внедрение:
-
Проектная технология включает в себя определенные этапы, о которых мы говорили выше – сначала специалисты обследуют процессы компании и только потом накладывают их на типовой функционал. Стоимость каждого внедрения по проектной технологии рассчитывается индивидуально.
-
Может быть запуск системы по кейсам – внедрение типового базового функционала системы за фиксированную стоимость в определенный срок. Эта технология разработана группой компаний "СофтБаланс" – более детально сможем проконсультировать при обращении к нам. С нашим опытом внедрения WMS можно ознакомиться здесь.
Сопровождение после запуска WMS: как не разориться на поддержке
После внедрения WMS системы важным вопросом является ее сопровождение. Нужно решить, кто и как будет сопровождать и сколько это будет стоить. Часто сопровождение включают в стоимость проекта, но этот вопрос мы рекомендуем уточнять на старте внедрения.
Самостоятельное сопровождение
Если заказчик хочет сопровождать систему самостоятельно, без помощи подрядчика, то важно наличие в штате компании специалиста, которому подрядчик передаст знания по внедренной системе. Такой сотрудник должен войти в команду внедрения еще в начале проекта, и, когда система запустится, он сможет взять на себя первую линию поддержки. Наличие этого человека во многом определяет успешность сопровождение системы. В нашей практике были прецеденты, когда сотрудник уходил из компании заказчика на стадии тестирования системы – обучать нового человека сложнее и дольше.
Чтобы это предотвратить, обратите внимание на мотивацию сотрудника, потому что если он уйдет, то вся работа в системе может встать на паузу.
Инструкции
Кроме того, не стоит забывать об инструкциях. Инструкции должны быть не просто копией документации программного продукта, а документом с конкретными действиями для конкретного человека.
Например, когда на склад приходит новый сотрудник, то при помощи инструкции он должен сделать какое-то задание без подсказки – то есть все его действия должны быть описаны пошагово и подробно.
Также важный нюанс – инструкция должна быть актуальной на момент запуска системы в промышленную эксплуатацию. Если вы делаете инструкцию на этапе разработки, то к моменту запуска системы она может просто устареть. Поэтому не забывайте об обновлении документации.
Сейчас становятся популярны видео-инструкции. Они удобны – можно отправить сотруднику ссылку, и он увидит пошагово какой-то процесс. В идеале нужно совмещать текстовые и видео-инструкции – тогда при обучении нового сотрудника можно сэкономить деньги, поскольку не придется привлекать сторонних специалистов.
Если у вас есть другие системы на платформе 1С и отдел их сопровождения, то выбор решения на такой же платформе будет правильным и понятным с точки зрения уменьшения бюджета внедрения. Обслуживать похожие системы на похожей платформе гораздо проще, чем разнородные.
Еще несколько общих правил при сопровождении системы:
-
Стоимость сопровождения системы желательно узнать до начала работ по проекту и прописать в договоре.
-
При внедрении по проектной технологии итоговая система заказчика часто отличается от типовой версии. Из-за этого Горячая линия не всегда может помочь, поскольку специалисты могут не знать особенности и доработки вашей системы. Поэтому очень желательно прописать в договоре сопровождения, чтобы хотя бы на один или два месяца в поддержке присутствовал специалист, который участвовал во внедрении системы. Это существенно сэкономит вам время и деньги.
-
Также в договоре сопровождения нужно прописать приоритеты и время реакции исполнителей. WMS система является жизненно важной для бизнеса – если она встанет, то встанут на паузу отгрузки и работа всего склада, поэтому реакция на сбои в работе системы склада должна иметь главный приоритет.
Случаи сбоев системы могут ранжироваться следующим образом:
-
Программное обеспечение полностью неработоспособно. Сбой при запуске или зависание системы. Большинство функций системы не выполняется, что существенно влияет на бизнес заказчика.
-
Программное обеспечение функционирует частично либо с низкой производительностью, что влияет на бизнес заказчика, при этом часть работ может выполняться.
-
Программное обеспечение функционирует, но встречаются незначительные проблемы, дефекты или некоторое снижение производительности.
-
Услуги по установке и настройке программного обеспечения. Обновления системы. Вопросы, возникающие при эксплуатации программного обеспечения, не оказывающие влияния на бизнес заказчика. Консультации по изменению конфигурации программного обеспечения. Запросы на доработку программного обеспечения. Ошибки в документации.