В статье рассказываем об опыте автоматизации образовательного процесса спортивного вуза на базе системы 1С:Университет.
Национальный государственный Университет физической культуры, спорта и здоровья им. П.Ф. Лесгафта – старейший спортивный вуз Европы и России, основан в 1896 году.
Общий контингент студентов, аспирантов, докторантов и слушателей факультета повышения квалификации составляет свыше 5 000 человек.
НГУ им. П.Ф. Лесгафта решает задачи общенационального масштаба в части подготовки профессиональных кадров, научно-методического обеспечения отрасли и воспитания молодых спортсменов, лучшие из которых становятся олимпийскими чемпионами.
В структуре университета:
-
6 институтов
-
7 факультетов
-
36 кафедр
-
3 высших школы тренеров
Предпосылки и начало проекта автоматизации вуза
Основным драйвером процессов автоматизации в университете Лесгафта выступила внешняя среда: появилась необходимость в оперативном получении различных данных для подготовки отчетов. Руководством вуза было принято решение о внедрении системы 1С:Университет ПРОФ.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Мы провели конкурс, по результатам которого выбрали подрядчика. Он выполнил перенос данных из старой системы в 1С:Университет ПРОФ, после чего мы "зависли" на процессе автоматизации печатных форм приказов (в Университете свои печатные формы приказов). Внедрение оказалось под вопросом. В 2022 году мы провели новый конкурс, в результате которого к нам пришел другой подрядчик – группа компаний "СофтБаланс", и проект сдвинулся с мертвой точки".
Был обозначен пул задач:
-
Настройка учета контингента, формирование приказов о движении контингента,
-
Настройка получения отчетных форм,
-
Настройка учета успеваемости,
-
Настройка печати документов об образовании и приложений к ним, выгрузка данных в ФРДО,
-
Настройка процесса формирования и печати рабочих программ дисциплин,
-
Учет платных образовательных услуг в 1С:Университет, интеграция с 1С:БГУ.
Настройка учета контингента, формирование приказов о движении контингента
В первую очередь было необходимо завершить процесс переноса данных: в рабочую версию 1С:Университет были загружены не все обучающиеся и выпускники, что создавало сложности при восстановлении студентов, выдаче дубликатов приложений и дипломов, формировании справок по запросам выпускников.
Далее было проведено анкетирование сотрудников вуза, чтобы выяснить их потребности в автоматизации.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Часть людей активно откликались, но некоторые подразделения заявили, что никакой потребности в автоматизации у них нет, что всё хорошо. Тем не менее, мы были настойчивы, и ответы получили. Дальше была проведена инвентаризация данных в системе, внесены необходимые изменения, заработал базовый отчет "Движение контингента". Даже такие незначительные изменения облегчили работу на факультетах и отделу мониторинга. У проекта появился первый позитивный результат, первая победа".
Изменение печатных форм приказов
Следующий этап работы над проектом – работа с приказами. Перед специалистами ГК "СофтБаланс" стояли следующие задачи:
-
Унификация печатных форм приказов и выписок к приказам,
-
Подготовка к интеграции с "1С:Документооборот",
-
Унификация печатных форм справок,
-
Загрузка данных об обучающихся из исторической системы,
-
Загрузка обучающихся первого курса из системы приема абитуриентов.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Самым глобальным изменением стало создание единообразных форм приказов и выписок из приказов о движении контингента. В ходе проекты мы провели полное обновление альбома унифицированных форм приказов. Эти процессы также помогли найти неучтенные для автоматизации формы приказов.
Ранее сотрудники деканатов создавали приказы в программе 1С:Университет, но печатные формы собирали в MS Word, что, естественно, усложняло работу. Сейчас сотрудники создают приказы в системе и оттуда же получают необходимые печатные формы".
На текущий момент прием заявлений абитуриентов осуществляется в отдельной системе проведения приемной кампании. Ранжирование, выгрузка в ФИС ГИА и приема, взаимодействие с Суперсервисом и зачисление осуществляются также в этой системе. Далее зачисленные обучающиеся загружаются в 1С:Университет. Печатную форму приказа о зачислении и выписку к приказу ответственный сотрудник получает уже в программе 1С:Университет. В дальнейшем планируется перевести прием абитуриентов в систему 1С:Университет полностью.
Далее специалисты ГК "СофтБаланс" решали сложный вопрос с настройкой печатных форм приказов, которые не смог решить предыдущий подрядчик. Раньше процесс выглядел так:
-
В системе 1С:Университет регистрировался приказ о перемещении студента.
-
Специалист формировал приказ в старой форме в MS Word.
-
Печатный приказ передавался в Отдел кадров.
-
В Отделе кадров приказ проверялся и заносился в систему 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
Специалисты "СофтБаланс" предложили изменить приказ таким образом, чтобы фамилии и имена студентов оставались в именительном падеже. Теперь в приказах нет склонений, благодаря чему их автоматизация проходит намного быстрее и качественнее.
Приказ до и после автоматизации
Формирование справок, обходных листов, карточек Т-2 в 1С:Университет
Был разработан механизм формирования справок, обходных листов, карточек Т-2 – такие документы можно распечатать напрямую из системы 1С:Университет. Это позволило оптимизировать работу с данными: была выполнена настройка прав и теперь такие подразделения, как военный стол и международный отдел, имеют доступ к необходимой информации, могут самостоятельно распечатывать документы и обмениваться ими с различными инстанциями.
Учет движения контингента в 1С:Университет
Можно выделить следующие итоги автоматизации учета движения контингента:
-
Ответственные сотрудники стали оперативно получать актуальные и достоверные списки студентов. Для этих целей используются типовые отчеты с новыми аналитиками: Вид спорта, Документ предыдущего образования, Канцелярская дата отчисления, Канцелярский номер отчисления.
-
Поддержаны процессы оперативной выдачи справок обучающимся. Для вуза разработан механизм автоматического выведения списка подписантов для справок, он же используется и для приказов.
-
Подготовка аналитических и статистических отчетов (включая ВПО-1 и НК-1) стала возможна без участия сотрудников деканатов, данные стали прозрачными.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Теперь мы можем поддерживать документооборота приказов о движении контингента. Следующим этапом планируем автоматизировать передачу приказов о перемещении студентов в "1С:Документооборот" для электронного подписания. Мечтаем уже в 2024 году полностью отказаться от бумаги!"
Настройка учета успеваемости
В система 1С:Университет запущена подсистема учета успеваемости. Она позволяет:
-
Формировать аттестационные ведомости по учебным планам и группам,
-
Формировать сводную зачетно-экзаменационную ведомость обучающихся на индивидуальных учебных планах,
-
Закреплять дисциплин за обучающимися.
Лобанова Елена, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Для комфортной работы с ведомостями в Университете, помимо непосредственной настройки, был добавлен новый вид формирования ведомостей – по учебным группам. Данный функционал покрывает нашу потребность формирования ведомости исходя из учебной группы, так как в одной группе учатся студенты с разными учебными планами".
Получить печатную форму ведомости можно из системы по нажатию одной кнопки. Сведения из заполненной ведомости вносятся в программу ответственным сотрудником, система автоматически подсчитывает сумму баллов и, в зависимости от этого, указывает итоговую отметку по дисциплине и ФИО преподавателя, проводившего контроль. Эта отметка и хранится в карточке физического лица – для формирования отчетов и отражения в документах об образовании.
Закрепление видов спорта за обучающимися
В Университете им. Лесгафта каждому студенту присваивается отдельный вид спорта. Поскольку типовой функционал системы 1С:Университет не предусматривает ведение учета по видам спорта, была выполнена адаптация. В ходе адаптации разработан специальный документ "Закрепления видов спорта за обучающимся", в котором и хранятся эти данные. Добавлена аналитика "Вид спорта", чтобы формировать отчеты в разрезе видов спорта обучающихся.
Еще одна особенность Университета им. Лесгафта – наличие факультета индивидуальных образовательных и спортивных технологий. Его задача – обеспечение подготовки высококвалифицированных спортсменов. Для них в системе реализован механизм формирования единой зачетно-экзаменационной ведомости на целый год.
Настройка печати документов об образовании и приложений к ним, выгрузка данных в ФРДО
Итогом учета успеваемости является формирование документа об образовании и заполнение оценок по дисциплинам в нем. В Университете им. Лесгафта используется типовой механизм печати дипломов и приложений к ним – при помощи обработки "Формирование документов об образовании".
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Так как оценки у выпускников в 1С:Университет не заполнялись и возможности перенести их из исторической базы не было, мы вносили их с помощью обработки "Переаттестация и перезачеты". Оценки выпускников 2023 года вносились уже обычным заполнением ведомостей.
Настройка печати документов об образовании из программы 1С:Университет значительно сократила трудозатраты ответственных сотрудников. К тому же теперь мы можем автоматически выгружать данные в ФИС ФРДО. Это повлияло и на качество информации внутри системы: оно выросло, потому что сотрудники увидели, как удобно работать с системой и как это экономит время".
Настройка процесса формирования и печати рабочих программ дисциплин
В ходе проекта выполнена настройка процесса формирования и печати рабочих программ дисциплин.
Для формирования и получения печатной формы рабочих программ дисциплин были созданы справочник "Индикаторы достижения компетенций" и справочник "Результаты освоения образовательных программ". Создание же этих программ выполняется типовой обработкой – генератор образовательных программ и программ дисциплин.
Загрузка данных о профессорско-преподавательском составе в систему
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "До работы с "СофтБаланс" данные о профессорско-преподавательском составе в системах вуза не был синхронизированы, ответственным сотрудникам приходилось "перебивать" данные вручную. Подрядчик предложил интеграцию. Теперь эти данные загружаются в 1С:Университет из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
Этот процесс пока не полностью автоматизирован из-за особенностей вуза: загрузка осуществляется через файлы Exel с помощью универсального обмена. Но в планах у нас – полная автоматизация".
Доработка механизма формирования графика платежей в договорах
В системе 1С:Университет реализован учет платного обучения. Доработана карточка договора: добавлены реквизиты "Вид спорта" и "Кафедра".
Доработан механизм формирования графика платежей в договоре. Так как срок обучения студентов может составлять неполный семестр, учтена необходимости рассчитывать стоимость последнего семестра исходя из количества месяцев, которые студент обучался.
Система 1С:Университет интегрирована с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения в части передачи информации о платежах.
Особенности отражения стоимости по студентам при восстановлении
Студенты, которые восстанавливаются или переводятся из другого вуза, должны проходить обучение по стоимости первого курса, что не предусматривает типовой механизм системы. Для решения данной задачи в договор была добавлена новая характеристика "Восстановление". При её установке система автоматически подставляет стоимость первого курса обучения в соответствии с выбранным учебным планом.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Для нас очень важно, что данная характеристика добавлена во все типы дополнительных соглашений, что позволяет сохранить признак "Восстановление" и вести учет стоимости отдельно от основного потока".
Формирование физических лиц из файла Excel по данным приемной комиссии
Поскольку приемная кампания ведется в сторонней системе, реализован механизм автоматической загрузки договоров в 1С:Университет в формате файлов Excel по заранее согласованному шаблону. На основании полученных сведений – данных поступающего, номера и даты договора, направления подготовки – при помощи обработки в системе формируются физические лица – абитуриенты.
Следующим этапом происходит формирование договоров. Учебный план система подставляет автоматически – тоже по данным Excel.
Далее происходит формирование дополнительных соглашений об индексацию оплаты. В системе 1С:Университет реализован механизм, который позволяет создавать эти документы автоматически.
Интеграция 1С:Университет и 1С:ЗКГУ по учету стипендии
В ходе проекта настроена интеграция между системами 1С:Университет и "1С:Зарплата и управление кадрами государственного учреждения", в который ведется учет студентов, обучающихся на бюджетной основе.
Специалисты "СофтБаланс" реализовали обработку, которая позволяет загружать разного вида приказы в "1С:БГУ" в несколько кликов. Сведения о загруженных объектах отражаются на отдельной закладке, где пользователи могут увидеть, какие приказы загрузились, а при загрузке каких возникли ошибки.
Результаты автоматизации образовательной деятельности университета
-
Аккумуляция сведений об обучающихся и выпускниках в единой системе 1С:Университет,
-
Сокращение сроков подготовки отчетов,
-
Автоматизация учета успеваемости и, как результат, печати документов об образовании (в том числе дубликатов),
-
Формирование унифицированных форм РПД,
-
Исключение двойного ввода информации по договорам.
Елена Альбертовна Лобанова, аналитик ИТ-службы НГУ им. Лесгафта: "Несмотря на то, что университет не был подготовлен к автоматизации так, как бы хотелось, в процессе у нас возникла команда энтузиастов, которые каждую неделю собираются для обсуждения результатов проекта. Это, безусловно, способствует тому, что проект движется и у нас есть значительные успехи".