На примере ЛГУ им. А.С. Пушкина рассказываем, как можно использовать электронный документооборот (ЭДО) в вузе для согласований и подписаний приказов по контингенту и сотрудникам, договоров и служебных записок, а также рассматриваем возможности электронной подписи (ЭЦП).
Проект выполнен на базе решений "1С:Документооборот государственного учреждения", "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Университет". Между системами настроена бесшовная интеграция.
Ключевые возможности 1С:ДГУ для решения задач вуза
Перед тем, как мы перейдем к рассмотрению кейса, немного расскажем о самой программе "1С:Документооборот государственного учреждения".
"1С:Документооборот государственного учреждения" (1С:ДГУ)— это программа, позволяющая в комплексе решать широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственном учреждении.
Функционал 1С:ДГУ позволяет:
-
Вести учет и регистрацию документов: все документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Предусмотрена возможность установки связей между документами.
-
Хранить различные шаблоны документов и файлов, которые пользователи могут настраивать и использовать.
-
Использовать сертифицированные механизмы ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов.
-
Вести номенклатуру дел учреждения.
-
Согласовывать различные документы внутри системы, контролировать процесс согласования.
-
Отслеживать весь жизненный цикл договорных документов: от подготовки проекта договора до его расторжения.
-
Коллективно работать с документами.
Интерфейс 1С:ДГУ
Рассмотрим интерфейс 1С:ДГУ.
На начальной странице программы сотрудник ведет свою повседневную работу: здесь есть быстрый и удобный доступ к отчетам, редактируемым документам, актуальным задачам.
Для перехода к документам, справочникам и отчетам используются разделы. В списках документов возможны различные режимы просмотра: по папкам, по видам документов, по контрагентам.
Документы в 1С:ДГУ
Карточка документа в 1С:ДГУ состоит из реквизитов для заполнения: вид документа, содержание, от кого и кому, а также реквизитов хранения.
Вид документа определяет правила формирования регистрационных номеров документов, нормативные сроки их исполнения, набор дополнительных реквизитов и сведений. Видами документов могут быть:
-
Служебная записка
-
Приказ
-
Договор
-
Заявление
-
Инструкция
При оформлении в карточку документа добавляют файлы или же создают по шаблону. Для постановки и выполнения задач по согласованию, подписанию и исполнению документов запускаются процессы по заранее настроенным шаблонам. Ход процессов пользователь видит по ссылке "Процессы и задачи" в документе.
Внедрение 1С:ДГУ в ЛГУ им. А.С. Пушкина
Наш заказчик – Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина.
В составе университета 11 факультетов, а также научно-исследовательские институты, лаборатории, научно-образовательные центры. Сам университет имеет несколько филиалов в городах Ленинградской области. Обучающихся – более 14 000, сотрудников – более 2 000.
В настоящее время информационная архитектура ЛГУ им. А.С. Пушкина выглядит следующим образом: центральное звено здесь – "1С:Университет", который интегрирован с 1С:ЗКГУ, 1С:БГУ и 1С:ДГУ.
Специфика внедрения 1С:Документооборот в университете
Для университета важно было не просто внедрить систему, но и полностью адаптировать 1С:ДГУ под свои задачи:
-
Настроить регистрации приказов с учетом особенностей документооборота вуза;
-
Выводить штамп ЭЦП в печатной форме Приказа и "Табеля учета рабочего времени" строго там, где должна располагаться подпись;
-
Предусмотреть подстановку регистрационного штампа с номером и датой в электронных документах;
-
Добавить возможность многократного подписания документа;
-
Исключить блокировку заданий обмена между системами 1С.
Для перехода на электронные приказы необходимо было учесть ряд факторов:
-
Регистрация приказов на бумажном носителе выполняется после подписания ректором;
-
Нумерация приказов зависит от вида приказа и номенклатуры дел;
-
Необходимо сохранить возможность регистрации приказов прошедшей датой.
Регистрация приказов в 1С:Документооборот
На этапе внедрения электронных приказов в 1С:ДГУ уже велась работа со служебными записками, поэтому для части сотрудников обучение не потребовалось.
Первоначально мы выполнили следующие задачи:
-
Определили виды внутренних документов, соответствующие типам "Приказ";
-
Завели в систему подразделения, пользователей, номенклатуру дел;
-
Роли исполнителей заполнили ответственными сотрудниками, участвующими в согласовании приказов;
-
Настроили шаблоны процессов по приказам.
Настройка правил интеграции 1С:ДГУ с 1С:ЗУП и 1С:Университет для работы с приказами и другими документами
Между системами настроена сквозная интеграция:
Для корректной работы были определены правила интеграции между 1С:ДГУ и 1С:ЗКГУ и 1С:Университет:
-
Разработаны правила заполнения реквизитов документов при передаче в 1С:ДГУ и при получении.
-
Обязательно добавление печатной формы файла. Особое внимание уделено макетам печатным формам приказов, которые будут подписываться электронной подписью и храниться в электронном виде.
Из 1С:ЗКГУ в 1С:ДГУ передаются приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, совмещениях, отпусках, а также табели учета рабочего времени. Для исключения блокировки заданий обмена по уже подписанным приказам в 1С:ЗКГУ на форму кадровых документов добавлены реквизиты "На подписании" и "Подписан ЭЦП".
Автоматизация нумерации приказов
Из-за особенностей нумерации приказов по студентам мы добавили возможность заполнения по номенклатуре дел: она подбирается автоматически по выбранному вопросу деятельности.
Для того, чтобы сохранить возможность регистрации приказов прошедшей датой, принято решение использовать нумератор по формату [Номер]/001/[ИндексНомДел]
Регистрация приказов прошедшей датой выполняется администратором по служебной записке. В таком приказе в регистрационном номере указывается номер необходимой даты, но изменяется значение 001 на 002, благодаря чему нумерация всех приказов не нарушается.
Настройки ЭЦП для приказов
В качестве формата печатной формы приказа в 1С:ДГУ был выбран Word, поскольку он позволил выводить штамп ЭЦП строго там, где предусмотрена подпись. Были доработаны функционал 1С:ДГУ и макеты печатных форм приказов в 1С:Университет и 1С:ЗКГУ, так как типовые настройки не позволяли гибко размещать ЭЦП на бумажном носителе.
В типовой конфигурации 1С:ДГУ подписание документа несколькими участниками невозможно. Чтобы обойти этот механизм, мы добавили реквизит "Разрешено многократное подписание" в вид внутреннего документа.
Также реализовали в системе возможность вывода двух ЭЦП в печатной форме табеля учета рабочего времени, как того требовали внутренние процессы вуза.
Подстановка регистрационных данных (номера и даты) в печатные формы приказов в 1С:ДГУ происходит автоматически – в строго определенное для этого место документа.
В шаблонах процессов мы настроили отложенный старт подписания – после регистрации приказа, в соответствии с требованиями вуза, и добавили этап проверки наличия ЭЦП.
ЭДО с контрагентами
В 1С:ДГУ реализована возможность обмениваться документами с контрагентами – счетами, актами и УПД.
Особенности учета в университете подразумевают визирование документов проректорами или другими ответственными лицами. Поэтому документ, который принимается от контрагентов, согласовывается и подписывается в качестве внутреннего документа в 1С:ДГУ, а затем – через создание задачи – передается в бухгалтерию или планово-экономический отдел.
Результаты проекта
-
Централизовано хранение документов (приказов), реализован контроль исполнения согласований и подписаний;
-
Обеспечен удобный доступ к документам и быстрый поиск необходимой информации;
-
Процессы согласования и подписания документов унифицированы, разработаны правила с использованием ЭЦП;
-
Значительно ускорилось согласование и подписание приказов;
-
Выросла исполнительская дисциплина сотрудников университета;
-
Сократились расходы на делопроизводство.
