В статье рассмотрим функционал "1С:Университет" для учета движения контингента и успеваемости обучающихся. Отдельно остановимся на настройке приказов, а также продемонстрируем ряд возможностей системы на примере ЛГУ им. А.С. Пушкина.
Модель жизненного цикла обучающихся в 1С:Университет
Жизненный цикл обучающихся – это стадии, которые студент проходит после поступления в вуз и до момента его окончания. Данный цикл происходит как физически – непосредственно в жизни, так и на организационном уровне. Неважно, ведение сведений будет идти на бумажных носителях или с использованием каких-либо электронных инструментов учета –обучающийся проходит жизненный цикл в любом университете.
Система "1С:Университет" представляет собой решение для автоматизации управленческой деятельности вуза. Контроль состояний физических лиц в системе ведется в соответствии с состояниями жизненного цикла обучающегося – от абитуриента до выпускника. В разрезе каждого состояния можно собирать, хранить и анализировать информацию по обучающимся.
"1С:Университет" позволяет работать с такими состояниями:
-
Абитуриент
-
Обучающийся
-
Отчисленный
-
Находится в академическом отпуске
-
Выпускник
Работа с контингентом студентов осуществляется в подсистеме "Управление студенческим составом" системы "1С:Университет".
Подсистема "Управление студенческим составом" позволяет:
-
Получать актуальные и достоверные списков студентов;
-
Поддерживать документооборот приказов о движении контингента;
-
Осуществлять выдачу справок;
-
Получать аналитические и статистические сведения.
Подготовка к ведению учета в "1С:Университет"
Первый этап любого проектного внедрения – обследование. В ходе предпроектного обследования в ЛГУ им. Пушкина мы выделили ряд особенностей учета этапов жизненного цикла обучающихся, характерных для вуза:
-
Отсутствие единой базы учета личных данных по обучающимся: для работы с контингентом студентов использовали различные средства – MS Word, MS Excel, система "Парус" и др. Личные карточки обучающихся хранились по подразделениям, информация не была консолидирована.
-
Отсутствие единой базы учета успеваемости обучающихся: также в зависимости от подразделения для учета успеваемости использовались различные системы и бумажные носители. Это, в свою очередь, приводило к высоким трудозатратам при формировании документов об образовании.
-
Длительный процесс согласования приказов: документы создавались различными средствами, а для согласования передавались в бумажном виде в отдел работы со студенческим контингентом.
-
Отсутствие возможности оперативно формировать статистические и аналитическое данные.
Прежде, чем приступить к ведению полноценного учета в системе, был выполнен ряд подготовительных мероприятий:
-
Наполнение справочников;
-
Перенос данных об обучающихся из исторической системы;
Для этого была написана специальная обработка, которая позволила перенести актуальные сведения об обучающихся, данные об их успеваемости и всю историю движения контингента.
- Обеспечение ведения учебных планов в новой системе;
До проекта учебные планы в ЛГУ велись в системе GosInsp, поэтому в ходе проекта было необходимо только обучить ответственных сотрудников переносить и создавать эти документы в "1С:Университет".
- Настройка форм приказов.
Работа с приказами в "1С:Университет"
Изменение состояний обучающихся в системе происходит так же, как и в жизни, при помощи разных типов приказов.
Для закрытия потребностей в работе с приказами ЛГУ им. Пушкина использует типовые виды приказов. Тип приказов позволяет нам группировать виды приказов по их функциональному назначению.
Стандартный набор видов приказов создается автоматически при первом запуске системы "1С:Университет". Далее пользователи самостоятельно принимают решение о необходимости добавлять или же, наоборот, не использовать те или иные виды приказов.
Настройка видов приказов
Настройка вида приказа в "1С:Университет" производится в пользовательском режиме.
Для удобства каждый вид настроек расположен на отдельной вкладке. Кратко рассмотрим их функционал:
На вкладке "Формулировки" определяются правила создания и заполнения печатных форм приказов и выписок из приказов.
Во вкладке "Дополнительные пункты" могут быть перечислены дополнительные пункты для данного вида приказа, если они необходимы. Каждый дополнительный пункт настраивается отдельно и может включать в себя неизменяемую текстовую часть и настраиваемые параметры.
Настройка изменяемых параметров выполняется на вкладке "Параметры формулировок". В печатной форме приказа дополнительные пункты выводятся после основного текста приказа, но перед подписями.
Настройка параметров печати выполняется на одноименной вкладке. Здесь можно изменить параметры, которые влияют на внешний вид печатной формы приказа и выписки из приказа.
Система также позволяет настроить ограничения, например, при включении в приказ данных о физических лицах, а также при выборе учебных планов. Ограничения могут вводиться по одному или нескольким полям и значениям.
Вкладка "Основания и аналитики" позволяет настроить набор типов документов, которые могут выступать в качестве основания для данного вида приказа, а также набора причин изменения состояния физического лица относительно вуза – в соответствии с приказом данного вида.
Настройка табличной части приказа производится на одноимённой вкладке. Здесь также настраиваются доступные вкладки справочника "Физические лица", которые будут отображаться при подборе физических лиц для включения в приказ.
На вкладке "Во изменение" для каждого вида приказа перечисляются другие виды приказов, которые могут быть созданы во изменение. Выбор значений производится из справочника "Виды приказов" – из числа актуальных приказов.
На вкладке "Виды образований" указываются один или несколько видов образования, для которых актуален данный вид приказа. Значение выбирается из одноименного справочника. В зависимости от указанного вида образования приказы будут отображаться в соответствующих подсистемах "1С:Университет":
-
Вид образования "Высшее" – подсистема "Управление студенческим составом"
-
Вид образования "Аспирантура" – подсистема "Аспирантура"
-
Вид образования "Дополнительное" – подсистема "Довузовская подготовка и доп. образование"
-
Вид образования не указан – при сохранении автоматически будет указан вид образования "Высшее"
На вкладке "Прочее" определяются дополнительные настройки вида приказа, например, проверка наличия других проектов приказов или запрет создания "задним числом".
Создание приказа
Форма создания приказа в системе "1С:Университет" выглядит следующим образом:
В поле "Дата создания приказа" система по умолчанию подставляет текущую дату, а канцелярский номер и канцелярская дата заполняются уже после утверждения приказа.
Под заголовком приказа расположена табличная часть. В левой выбирается вид приказа, в зависимости от которого формируется правая табличная часть. Кнопки "Добавить" и "Подбор" позволяют добавить обучающихся в приказ.
После создания приказа пользователь, при соответствующей настройке, может отправить его на согласование в систему "1С:Документооборот".
Учет контингента в "1С:Университет"
В 2021 году в ЛГУ им. Пушкина была автоматизирована приемная кампания: настроены необходимые формы приказов для приемной комиссии, а также прямое взаимодействие с ФИС ГИА и Приема и с Суперсервисом.
Это позволило решить следующие задачи:
-
Сократилось время на составление аналитических отчетов по работе приемной комиссии, стал возможен более глубокий анализ контингента поступающих;
- Выросла прозрачность всех процедур предоставления ранжированных списков и самого зачисления.
Далее, кроме настройки самих форм приказов, мы подключали печатные формы приказов, которые были разработаны с учетом всех условий формирования.
Часто разработчики предлагают клиенту использовать для каждого вида приказа отдельную форму, что существенно путает конечного пользователя этого функционала. Мы стараемся обойти этот момент, поэтому используем аналитику. Таким образом печатная форма некоторых видов приказа подбирается автоматически – в зависимости от того, какая аналитика или набор данных указаны в этом приказе.
На этапе подключения печатных форм приказов в университете ещё не была настроена интеграция "1С:Университет" с "1С:Документооборот", но была потребность в получении печатной формы приказа со списком подписантов и согласующими лицами.
Для этих целей мы разработали регистр "Список ответственных лиц приказов". В нём достаточно много аналитик – уровень подготовки, форма обучения, основа обучения, подразделение, вид приказа. В зависимости от выбора параметров в приказах менялся список согласующих при выводе на печатную форму.
Так были настроены процессы формирования приказов, регламентирующих процесс обучения: зачисление, отчисление, перевод, утверждение тем курсовых и дипломных работ, назначение стипендии и т.д.
В ходе проекта автоматизирован механизм формирования номеров учебных групп. Для решения этой задачи разработан регистр "Индекс учебных групп", в котором – в зависимости от различных параметров (подразделения, специальности, формы обучения, уровня подготовки и т.д.) – генерируется индекс учебной группы.
Номер группы получается следующим образом: в начале устанавливается год, далее – полученный индекс, затем – номер группы по порядку.
Для отслеживания актуальности движения контингента используется отчет "Контингент и движение". Он предназначен для предоставления подробной информации о структуре, численности и движении контингента в вузе.
Воинский учет в "1С:Университет"
Неотъемлемой частью жизни обучающегося также является воинский учет. Для ЛГУ им. Пушкина были созданы документы "Сообщение в военкомат" и "Справки для сверки в военный комиссариат".
Благодаря тому, что учет движения контингента стал централизованно вестись в единой системе "1С:Университет", у ответственных сотрудников появилась возможность оперативно формировать такие отчеты, как ВПО-1 и НК-1.
Учет успеваемости в "1С:Университет"
Жизненный цикл в системе тесно связан с учётом успеваемости, так как она напрямую влияет на состояние обучающегося.
Функционал подсистемы "Учет успеваемости" позволяет:
-
Создавать соответствующие печатные формы;
-
Массово формировать и выводить на печать ведомости успеваемости;
-
Закреплять дисциплины по выбору за студентом;
-
Формировать, выводить на печать и учитывать документы
об образовании и (или) о квалификации и приложений к ним, вести книги регистрации бланков дипломов и приложений; -
Выгружать сведения об образовании и (или) о квалификации
в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или)
о квалификации, документах об обучении (ФРДО).
Создание аттестационных ведомостей в ЛГУ им. Пушкина осуществляется типовым функционалом, были доработаны только их печатные формы.
В университет активно используется функционал массового формирования и печати ведомостей, а также механизм фиксации за студентом дисциплины по выбору с помощью документа "Закрепление дисциплин за обучающимися". Далее он участвует и при создании ведомостей, и при формировании дипломов.
В ситуации, когда обучающийся перевелся в университет из другого учебного заведения, необходимо перезачесть оценки. Специально для таких случаев в системе существует обработка "Перезачет оценок".
В подсистеме контроля успеваемости реализованы разнообразные отчеты, например, отчет "Итоги экзаменационной сессии". Он предназначен для предоставления статистической информации.
Создание документов об образовании
Для создания нового документа об образовании можно воспользоваться кнопкой "Создать" или специальной обработкой.
Так как контингент обучающихся и, соответственно, выпускников в университете большой, для формирования дипломов в ЛГУ используется обработка "Формирование документов об образовании".
Сведения о названиях тем ВКР отражаются в документах об образовании только после того, как будет создан и проведен приказ с видом "О назначении тем ВКР". Отражения оценок по ВКР и гос. экзаменам происходи после внесения результатов в одноименные ведомости.
Документы об образовании, выданные образовательно организацией, хранятся в системе по ссылке на панели навигации "Собственные документы об образовании".
Форма списка документов разделена на две части. В левой части располагается дерево параметров группировки документов об образовании, в правой части – сами сформированные документы.
Для ЛГУ мы доработали возможность учитывать выданные документы об образовании. Для этого создан документ "Книги регистрации выданных документов".
После того, как дипломы и приложения распечатаны и вручены, наступает момент выгрузки сведений о них в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении (ФРДО).
Для этого в "1С:Университет" существует обработка "Выгрузка сведений о документах об образовании и (или) квалификации, документах об обучении в ФРДО".
Результаты автоматизации жизненного цикла обучающегося
В результате проекта в ЛГУ им. Пушкина:
-
Создана единая система планирования и контроля за учебным процессом;
-
Обеспечен автоматический учет движения контингента студентов;
-
Автоматизирована подготовка и учет выданных вузом документов об образовании:
-
Автоматизирован воинский учет.
Автоматизация жизненного цикла обучающегося повысила эффективность учета контингента и успеваемости студентов вуза.