Мессенджеры и корпоративные чаты стали частью повседневной работы. Через них сотрудники согласовывают задачи, решают оперативные вопросы, отправляют документы, а иногда получают кадровые документы.
Пока между работодателем и сотрудником не возникает споров, подобная практика обычно воспринимается как удобная и безопасная. Однако при проверке Государственной инспекции труда или трудовом конфликте выясняется, что переписка в мессенджерах не всегда формирует полноценную доказательную базу.
Использование мессенджеров для обмена кадровыми документами допускается при соблюдении установленных законом условий. Однако отправка файла, ответ сотрудника или реакция на сообщение не всегда подтверждают юридически значимое действие. Возможности такого взаимодействия зависят от вида документа, статуса работника и принятого в компании порядка документооборота.
Как законно обмениваться кадровыми документами через мессенджеры
Отправка фотографии заявления в чат не превращает переписку в кадровый документооборот. Порядок взаимодействия через мессенджеры необходимо закрепить в документах, регулирующих трудовые отношения: коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре — в зависимости от применимого правового режима. Работников необходимо ознакомить с этим порядком в установленной законом форме.
Передача документов возможна, когда определены:
- используемые каналы коммуникации и идентификаторы сторон;
- правила реакции и подтверждения получения документов;
- порядок фиксации юридически значимых действий.
Один пример из договора с сотрудником:
"Стороны настоящим подтверждают, что постановка графических реакций (эмодзи, смайлов, иных символов) в мессенджере или иных средствах электронной коммуникации не является выражением воли, согласием на какие-либо условия, изменениями или дополнениями к настоящему трудовому договору, а также не порождает юридических последствий, связанных с исполнением обязательств по трудовому договору".
Такая формулировка помогает заранее определить, как стороны будут трактовать реакции в переписке. Однако она не заменяет предусмотренный законом порядок подписания документов и подтверждения юридически значимых действий.
Важно различать взаимодействие с дистанционными и другими работниками. Статья 312.3 ТК РФ допускает для дистанционных сотрудников отдельные формы обмена информацией и ознакомления с документами, если они согласованы сторонами и обеспечивают надлежащую фиксацию действий. Для остальных работников кадровый ЭДО регулируется, в частности, ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Юридическая сила переписки в мессенджерах
Компании часто пытаются использовать скриншоты переписки как доказательство. Однако их доказательственное значение зависит от возможности установить участников переписки, подтвердить достоверность сообщений и обстоятельства их отправки.
Нотариальное заверение переписки не является обязательным во всех случаях, но может помочь подтвердить содержание сообщений при возникновении спора. При этом даже достоверная переписка не всегда подтверждает юридически значимое подписание кадрового документа.
Можно ли подписать приказ или подтвердить ознакомление в мессенджере
Наиболее существенные правовые риски возникают при работе с документами, затрагивающими права и обязанности сотрудников:
-
трудовыми договорами,
-
соглашениями о материальной ответственности,
-
приказами об увольнении,
-
согласованием работы в выходные дни.
Требования к оформлению этих документов различаются в зависимости от их вида и установленного порядка взаимодействия с работником. В подобных ситуациях мессенджер может использоваться как канал передачи информации, а в предусмотренных законом случаях — и как согласованный способ взаимодействия. Однако отправка скана или фотографии документа не всегда заменяет юридически значимое подписание.
Например, часть 1 ст. 312.3 ТК РФ требует применения усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника при заключении и изменении в электронном виде трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и ряда других соглашений с дистанционными работниками. Для других кадровых действий могут применяться иные способы взаимодействия, предусмотренные законом.
Отдельно следует учитывать, что приказы об увольнении исключены из общего порядка кадрового ЭДО, предусмотренного ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Поэтому возможность их электронного оформления и ознакомления с ними необходимо оценивать с учётом специальных норм, в том числе правил дистанционной работы.
Мессенджеры создавались как средство коммуникации, а не как инструмент юридически значимого документооборота. Обычная переписка сама по себе не гарантирует надёжного подтверждения автора документа, момента подписания и неизменности его содержания после отправки. Поэтому чаты подходят прежде всего для служебной коммуникации и предварительного согласования документов.
Например, сообщение "ознакомлен" или поставленная реакция не всегда подтверждают юридически значимое действие. Их значение зависит от установленного порядка взаимодействия, вида документа и возможности достоверно установить действия работника.
Риски обмена документами через мессенджеры
Использование мессенджеров в кадровом документообороте создает сразу несколько рисков:
-
сотрудник может удалить сообщения или сменить аккаунт;
-
историю переписки сложно восстановить полностью;
-
в чатах быстро теряются вложения и версии документов;
-
сотрудники могут использовать разные редакции файлов;
-
стабильный доступ к платформе не гарантирован.
В результате работодателю становится сложнее восстановить последовательность кадровых действий и подтвердить содержание переданных документов. Поэтому рискованно использовать мессенджеры как основную среду для кадрового документооборота.
Даже при наличии регламентов необходимо обеспечить надёжное хранение документов и подтверждений кадровых действий. Иначе при возникновении спора историю взаимодействия придётся восстанавливать по отдельным сообщениям, файлам и скриншотам.
От чата к кадровому ЭДО
Локальные акты и регламенты позволяют частично упорядочить использование мессенджеров, но не устраняют все риски. Системным решением становится переход на кадровый электронный документооборот.
Мессенджеры остаются для оперативной коммуникации, а юридически значимые документы переходят в специализированную систему.
В системе кадрового ЭДО:
-
фиксируются действия сотрудников;
-
используется электронная подпись;
-
обеспечивается централизованное хранение документов.
Решения на базе 1С позволяют автоматизировать эти процессы: формировать документы, отслеживать их статус и обеспечивать соответствие требованиям законодательства.
Заключение
Мессенджеры удобны для оперативного взаимодействия с сотрудниками, однако их использование в кадровом документообороте требует соблюдения установленных законом процедур. Переписка может служить доказательством, но не заменяет юридически значимого подписания документов в случаях, когда оно обязательно.
Поэтому работодателю важно не только регламентировать обмен сообщениями, но и обеспечить надёжное подтверждение кадровых действий.
Внедрение КЭДО на базе "1С" и подключение сотрудников через сервис "1С:Кабинет сотрудника" позволяют выстроить юридически значимое взаимодействие с работниками и зафиксировать все действия в системе.