Кадровый электронный документооборот в 1С: переход на КЭДО

В статье мы разберем вопросы, связанные с кадровым электронным документооборотом (КЭДО):

• Что такое КЭДО;
• Какие преимущества вы получите при переходе на КЭДО;
• Что необходимо для перехода на КЭДО;
• Какие продукты есть для КЭДО у фирмы 1С;
• "Цена входа": что нужно для организации процесса.

Что такое КЭДО?

Кадровый электронный документооборот — это способ работы с кадровыми документами, при котором они создаются, оформляются, согласовываются и подписываются онлайн цифровой подписью, без личных встреч с сотрудниками.

Возможность ведения юридически значимого КЭДО появилась 22 октября 2021 года с федеральным законом № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации". Переход на КЭДО является добровольным.

Электронные документы полностью заменяют бумажные, дублировать их на реальных носителях не нужно, за исключением отдельных случаев:

• Для удалённых сотрудников — приказ об увольнении;
• Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

В дальнейшем Минтруд и Роструд могут убрать эти ограничения.

Соответственно архив тоже становится электронным, и хранить огромные папки бумаг в офисе не придётся.

Однако важно понимать, что обмен документами по электронной почте или через мессенджеры не является кадровым электронным документооборотом с точки зрения законодательства. Для КЭДО нужен специализированный сервис, информацию о котором работодатель вносит в локальный нормативный акт – об этом мы подробнее расскажем дальше.

Преимущества при переходе на КЭДО

При переходе на КЭДО компания получает следующие преимущества:

• Экономия времени сотрудников. При бумажном документообороте офисные сотрудники ходят с заявлениями в отдел кадров за подписью, а удалённые — получают бумаги в почтовом отделении или у курьера. В то время, как электронные документы подписываются онлайн за пару кликов с любого цифрового устройства, а место нахождения сотрудника не имеет значения;
• Снижение вероятности допущения ошибки при ведении кадрового учета;
• Снижение нагрузки на кадровых специалистов – они не тратят время на напоминания о подписании, поиски нужных экземпляров в архиве, отправку документов почтой, передачу бумаг между участниками. Им помогают:
• Автоматические уведомления сотрудников из системы;
• Фильтры и поиск документа в электронном архиве;
• Гибкие маршруты. Если согласование состоит из нескольких этапов и включает в себя несколько участников, кадровому специалисту не нужно вручную контролировать каждый шаг. Он создаёт шаблон маршрута, добавляя в него этапы и участников, и документ продвигается по цепочке автоматически;
• Экономия времени для руководителя – десяток документов можно заверить за раз с помощью массового подписания;
• Меньше денежных затрат: не нужно тратиться на печать, бумагу, почтовую пересылку, организацию архива;
• Безопасность. Бумажные документы могут быть утеряны при переезде, при пожаре или даже украдены. Но при электронном документообороте их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся в цифровом архиве и могут быть восстановлены в любой момент времени.

Что необходимо для перехода на КЭДО

Алгоритм перехода на КЭДО следующий:

1. В первую очередь работодатель обязан издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении кадрового электронного документооборота, согласно части 2 статьи 22.2 ТК РФ. Например, Положение или Приказ работодателя;
2. Разработать Положение о КЭДО – оно регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя согласно части 3 статьи 22.2 ТК РФ;
3. Уведомить своих работников о введение кадрового электронного документооборота и получить их письменное согласие.

На текущий момент КЭДО ведется работодателем только по согласившимся работникам. Если сотрудники отказались от перехода, то работодатель продолжает вести их кадровые документы в бумажном виде согласно части 4 и 5 статьи 22.2 ТК РФ.

Впоследствии работник может передумать и согласиться на переход. Но если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя.

Работодатель не может уволить работников, отказавшихся переходить на КЭДО согласно части 8 статьи 22.2 ТК РФ. Однако такие ограничения не распространяются на сотрудников, принятых после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа на эту дату;

4. Обеспечить сотрудников, давших согласие, электронными подписями, необходимыми для КЭДО согласно части 12 статьи 22.2 ТК РФ.

Какие подписи можно использовать при КЭДО

Согласно Федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», при КЭДО можно использовать три вида подписей:

• УКЭП – усиленная квалифицированная подпись. Она считается самой защищенной: обычно такую используют кадровый специалист и работодатель. УКЭП можно получить платно через удостоверяющий центр;
• УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем линейным сотрудникам. Получение может быть платным или бесплатным, в зависимости от используемого сервиса для КЭДО. Идентификацию личности для УНЭП можно пройти онлайн без похода в удостоверяющий центр;
• ПЭП — простая электронная подпись. Подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Однако с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания – она не оставляет цифровой след.

Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для КЭДО

Для реализации кадрового электронного документооборота фирма 1С предлагает сервис 1С:Кабинет сотрудника. Он доступен через браузер и мобильное приложение.

Сейчас с помощью сервиса сотрудник может следующее:

• Посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что он с ним ознакомлен;
• Уведомить об отсутствии;
• Согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
• Написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
• Запросить справку 2-НДФЛ;
• Запросить справку с места работы;
• Проверить свои персональные данные, хранящиеся в отделе кадров, или заявить о необходимости их изменения.

Рассмотрим подробнее, как эти действия отражены. В сервисе сотрудник получает расчетные листы за каждый месяц, может ознакомиться с ними и подписать.

При работе с отсутствиями сервис позволяет выбрать причину из списка:

• Личные дела;
• Опоздание;
• Отпуск;
• Болезнь;
• Командировка;
• Отпуск за свой счет;
• Отпуск по беременности
• Отпуск по уходу
• Уход за ребенком-инвалидом.

Также сотрудник может запросить справку: 2-НДФЛ, с места работы либо по использованным отпускам.

Работодатель может настроить порядок ухода сотрудников в отпуск. Например, сотрудник сможет подать заявление не позже, чем за 14 дней, и взять только 3 дня отпуска авансом.

Согласовать отпуск может как руководитель сотрудника, так и другое назначенное лицо. Соответственно, в сервисе будут видны документы на согласование только от непосредственных подчиненных.

Кроме того, из учетной системы сотрудники кадровой службы могут отправить в 1С:Кабинет сотрудника как формализованные документы приказов и распоряжений, так и документы в свободной форме – регламенты или постановления. Когда сотрудник с ними ознакомится, информация придет в учетную систему.

Формализованные документы отображаются в сервисе в виде печатной формы. В них видно, какими подписями они были подписаны. Документы в свободной форме могут быть также сохранены вместе с электронной подписью. В бумажном виде они не будут иметь такой отметки.

Все документы КЭДО хранятся в учетной системе. Здесь видны следующие данные:

• От какого сотрудника;
• Вид документа;
• Организация: если у вас несколько организаций или есть филиалы;
• Подписан электронной подписью документ или нет.

В учетной системе есть гибкая настройка правил обработки заявок от сотрудников. Она позволяет настроить:

• Конкретные виды заявок от сотрудников или запросы на справки;
• Кто из сотрудников кадровой службы будет обрабатывать заявки. Если у организации достаточно сложная структура, то можно выбрать "Настройка с точностью до структуры предприятия" и назначить сотрудников в филиалах по типам заявок, можно сразу несколько ответственных. Изначально заявки будут видеть все, а после исполнения – только тот, кто обработал.
• Количество дней для выполнения заявок.

В учетной системе сотрудники кадровой службы видят заявки во вкладке "Мои задачи". Соответственно они могут их обработать либо перенаправить на другого ответственного сотрудника, если у него есть такие права. Красным выделены просроченные задачи.

При обработке таких заявок от сотрудников, как заявление на отпуск, командировку или больничный, система сразу же предлагает ввести соответствующий документ. Например, на скриншоте ниже представлено заявление на отпуск. Сразу можно ввести документ "Отпуск", провести его и отправить информацию, что заявление было обработано.

Доступ к данным и безопасность

Говоря о безопасности личных данных, в сервисе они доступны только самому сотруднику – владельцу личного кабинета. Руководители подразделений видят только ту информацию о подчиненных, которая необходима для согласования заявлений.

Все данные хранятся на серверах фирмы 1С на территории Российской Федерации.

Каждый документ в учетной системе и сервисе 1С:Кабинет сотрудника юридически значим – здесь используются следующие электронные подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) со стороны работодателя. Он может получить УКЭП с помощью 1С:Подпись и 1С-ЭТП в аккредитованном удостоверяющем центре или ФНС.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) со стороны сотрудника. УНЭП в сервисе получают бесплатно, она хранится в личном кабинете сотрудника. Сотрудник может подписывать документы как в мобильном приложении, так и при работе с сервисом в браузере.

Дата-центр имеет все необходимые сертификаты, а также лицензии и аттестаты ФСТЭК.

В каких программах 1С работает 1С:Кабинет сотрудника

Сервис 1С:Кабинет сотрудника работает в программах:

• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 (ПРОФ и КОРП)
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3
• 1С:ERP Управление предприятием 2
• 1С:Комплексная автоматизация 2
• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3 (ПРОФ и КОРП)
• В 1cfresh.com (1С:ЗУП) и gos.1cfresh.com (1С:ЗКГУ) "1С:Кабинет сотрудника" также доступен.

Кроме того, сервис работает во всех отраслевых или доработанных системах на базе перечисленных.

Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Актуальная информация о стоимости подключения сервиса размещена на нашем сайте по ссылке.

Перед подключением вы можете протестировать сервис – бесплатный доступ предоставляется на 45 дней на любое количество пользователей.

Для подключения сервиса 1С:Кабинет сотрудника обращайтесь к специалистам группы компаний "СофтБаланс" – будем рады вам помочь.