Внедрение 1С ERP PM в АО "НеваЛаб"

Цели и задачи проекта:

Целью проекта являлось создание современной автоматизированной системы для детального планирования и управления проектами, обеспечение финансовой прозрачности проектной деятельности.

В задачи автоматизации входило:

• Автоматический расчет стоимости и сроков выполнения каждого отдельного проекта;
• Визуализация сроков исполнения задач;
• Разграничение зон ответственности по сотрудникам и отделам;
• Включение в проект гарантийных и сервисных работ;
• Контроль отгрузки оборудования;
• Учет сопроводительной документации;
• Распределение доходов и расходов в разрезе проектов;
• Автоматический контроль возможности предварительного/окончательного закрытия проекта.

Вся деятельность компании является проектной, а сами проекты могут быть совершенно разными по срокам и составу. При этом доходы и расходы необходимо собирать не только в целом в рамках проекта, но и более точно – по видам работ в рамках проекта: отдельно по проектированию и строительству, отдельно по оснащению.

В компании использовалась система "1С:Торговля и склад 7.7". Старая конфигурация и версия платформы не давали возможности дальнейшего развития системы, поэтому руководством компании было принято решение о переходе на современный программный продукт "1С:ERP+PM Управление предприятием 2".

В новой системе требовалось отразить специфику работы компании:

• Несколько направлений деятельности с разными требованиями к учету в рамках одного проекта: строительство, продажа, выполнение сервисных работ;

• Необходимость расчета плановой стоимости и сроков проекта уже на начальном этапе работ;

• Учет не только стоимости поставляемого оборудования, но и стоимости связанных работ;

• Работа с подрядчиками на этапе строительства объектов;

• Разные требования клиентов к составу сопроводительной документации (паспорт, сертификат соответствия и др.) по поставляемому оборудованию;

• Планирование и отражение доходов и расходов происходит в разрезе проектов.

Ключевые задачи, выполненные в ходе проекта:

На базе "1С:ERP+PM Управление предприятием 2" специалисты группы компаний "СофтБаланс" разработали адаптированную систему, которая закрывает все потребности компании по работе с несколькими направлениями деятельности в рамках одного проекта. В системе полностью автоматизирован процесс работы проектной организации: от подготовки предварительного расчета проекта, до отгрузки товаров клиенту, выполнения пусконаладочных работ и гарантийных обязательств.

Были внедрены следующие подсистемы:

• Закупки

• Склад

• Продажи

• Управление взаимоотношениями с клиентами

• Логистика

• Производство

• Управление проектами:

  • Проекты и статусы

  • Структура работ проекта

  • Проектное бюджетирование

  • Трудозатраты проектов

  • Материальные и дополнительные затраты проектов

  • Объемы, выполнение, версии

• Бюджетирование

• Управленческий учет

• Казначейство

• Финансовый результат и контроллинг

Система "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" доработана по следующим направлениям:

• Разработан документ "Расчет коммерческой программы" (далее – РКП), в котором автоматизирован расчет предварительной стоимость и сроков проекта, что позволяет оперативно и точно предоставлять эту информацию клиенту на этапе продажи, обеспечивая таким образом конкурентное преимущество компании на рынке.

• Реализовано построчное согласование документа РКП. Данная необходимость объясняется тем, что каждая строка РКП представляет собой товар или работу, за которую отвечают разные отделы и сотрудники. В системе также настроен порядок согласования строк отделами. Для упрощения процесса согласования разработано автоматизированное рабочее место "Утверждение строк".

• В системе заложен порядок этапов работы над проектом, который позволяет корректно устанавливать сроки и оценивать длительность проекта. Данный порядок отражен в процессе формирования проектных задач из утвержденного документа РКП. Сроки проектных задач рассчитываются автоматически.

• Автоматизирован расчет планируемых дат потребности оборудования и выполнения предпродажных работ исходя из сроков проекта и длительности процесса закупки, доставки и выполнения связанных работ.

• Разработан функционал, который позволяет учитывать связь работ с оборудованием: оборудование считается доступным для отгрузки только после выполнения всех предпродажных работ.

• Процесс отгрузки клиенту товаров и сопроводительной документации доработан в системе так, чтобы можно было точно отслеживать нахождение товара и отгружать товары и документы в несколько этапов в рамках одного проекта.

• Поскольку выполнение гарантийных обязательств – один из этапов проекта, эти расходы необходимо было учитывать в рамках проекта. Для учета диагностики и ремонта разработан отдельный вид документа РКП – "РКП на диагностику/ремонт". В документе производится расчёт необходимых материалов и видов работ для ремонта, рассчитывается плановая себестоимость ремонта, указывается место проведения ремонта.

• В системе предусмотрен функционал двойного закрытия проекта. Необходимость двойного закрытия проекта обусловлена тем, что проект нельзя окончательно закрыть до тех пор, пока по проекту есть гарантийные обязательства.

• Для того, чтобы анализировать стоимость проекта и каждого этапа проекта, компании было необходимо распределять расходы в разрезе видов работ проекта. Для распределения расходов по проектам при формировании проектных задач из документа РКП автоматически создаются направления деятельности, которые связываются с проектными задачами.

• Для того, чтобы установить контроль и возможность расчета предварительной себестоимости (по средней/FIFO) товаров и работ, а также ограничить доступ к изменению/добавлению документов системы за отчетный период, разработано АРМ "Закрытие периода". АРМ позволяет проводить закрытие в несколько этапов: рабочее закрытие, предварительное закрытие и итоговое закрытие.

• Для учета всех доходов и расходов в разрезе рабочих проектов, а также максимальной автоматизации работы сотрудников финансового контура и оптимизации рабочих процессов, были доработаны подсистемы "Финансовый результат и контроллинг" и "Казначейство".

Результаты проекта:

• Внедренная система обеспечивает быстрый и точный расчет предварительной стоимости проекта, что усиливает конкурентные преимущества компании и позволяет планировать бюджеты в рамках каждого проекта.

• В системе реализован наглядный и оперативный контроль в рамках каждого этапа проекта, что обеспечивает удобство работы в системе представителей всех отделов;

• Четкое распределение ответственности отделов-исполнителей за выполнение проекта позволяет контролировать узкие места, а также обеспечивает выполнение работ в установленные сроки;

• Связь сервисных работ и отгрузки товаров, реализованная в системе, позволяет минимизировать риски возврата товара от клиента;

• Разработанная схема учета сопроводительной документации обеспечивает точность отгрузки и допускает вариативность, благодаря чему сопроводительная документация полностью соответствует требованиям клиента;

• Доработанный процесс отгрузки позволяет точно отслеживать нахождение товаров и сопроводительной документации, а также отгружать товары и документацию в несколько этапов в рамках одного проекта.

• Включение блока гарантийного обслуживания в проект позволяет учитывать возможные расходы на ремонт в рамках проекта;

• Обеспечена финансовая прозрачность проектной деятельности, автоматизированы операции сотрудников финансового контура.

Экономический эффект от внедрения:

• Сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%

• Ускорение получения управленческой отчетности на 100%

• Увеличение скорости обработки заказов на 100%

• Ускорение получения регламентированной отчетности на 30%

• Сокращение производственных издержек на 30%

• Увеличение скорости оказания услуг на 70%