СПб ГУП «Пассажиравтотранс»

Цели и задачи проекта:

Создание единой автоматизированной системы для всех структурных подразделений СПб ГУП «Пассажиравтотранс»  на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот», включающей в себя следующие функциональные блоки: документооборот, склады и запасы, учет транспортных средств, заработная плата и кадры, регламентированный учет, управление пассажирскими перевозками, планирование ТО, учет ремонтов, агрегатов и бортового оборудования.

Об автоматизации документооборота информация представлена в отдельном внедренном решении

Первая очередь проекта

Задачи первой очереди проекта:

• Автоматизировать процесс учета договоров, их хранения, ведения спецификаций по договору;

• Наладить и автоматизировать процесс согласования договоров;

• Обеспечить возможность наполнение в системе информации по договору (сроки поставки, сроки оплаты по договору, особые условия по договору, отсрочки платежа и т.д) для мониторинга и контроля;

• Организовать совместно с бухгалтерским и налоговым учетом единую комплексную систему Управленческого учета;

• Единая база НСИ по предприятию (Табельные номера, Подвижной состав, статьи затрат и т.д.);

• Централизация закупок;

• Исключение двойного ввода данных;

• Исключение сложных интеграций с внешними системами;

• Минимизация количества систем, требующих поддержания в актуальном состоянии.

В результате создана единая автоматизированная ERP-система, в которой работают все структурные подразделения предприятия: Главное управление, Автовокзал, Автобусный парк №1, Автобусный парк №2, Автобусный парк №5, Автобусный парк №6, Учебный комбинат (на базе автобусного парка №6), Автобусный парк №7, Колпинский автобусный парк, Медико-санитарная часть №70.

• Создана основа для прозрачного контроля на всех этапах основной деятельности – пассажирских перевозок.

• Максимально автоматизирована работа отдела контроля и координации и документов по регистрации и обработке входящей и исходящей корреспонденции.

• Улучшился механизм контроля и исполнения поручения от органов исполнительной власти.

• Автоматизирован процесс учета договоров.

• Сократился срок согласования документов.

• Организовано единой пространство информации Регламентированного, Оперативного и Управленческого учета.

• Единый массив данных, централизованная НСИ справочники.

• Автоматизировано ведение кадрового учета в рамках всей организации.

• Единая база данных сотрудников и данных по расчету заработной платы.

• Автоматизирован и централизован процесс закупок.

• Единая база Подвижного состава. 

Вторая очередь проекта

В рамки второй очереди проекта входила автоматизация управления пассажирскими перевозками, расчета заработной платы водителей и кондукторов, планирования ТО, учет ремонтов, агрегатов и бортового оборудования.

Цели и задачи второй очереди проекта:

• Построение единой интегрированной информационной системы как источника данных при принятии оперативных, тактических и стратегических управленческих решений;

• Снижение трудозатрат и влияния человеческого фактора при работе с данными;

• Планирование и анализ транспортной работы;

• Автоматизация учета расхода запасных частей и материалов;

• Ускорение получения информации и отчетности по транспортным средствам.

Концептуальным подходом к автоматизации стало отражение всего учета в единой системе «1С:ERP Управление предприятием 2», без дополнительных интеграций. Специалисты группы компаний «СофтБаланс» разработали уникальный функционал,  полностью учитывающий специфику работы предприятия, а именно:

• Автоматизирован учет по основному виду деятельности – пассажирским перевозкам;

• По данным путевых листов и билетно-учетных листов и в соответствии с Коллективным договором автоматизирован расчет заработной платы водителей и кондукторов;

• Автоматизирован учет агрегатов и шин;

• Автоматизирован учет бортового оборудования. 

Планирование деятельности водителей и кондукторов происходит по внешним данным. СПб ГКУ «Организатор перевозок» представляет расписание, в котором указан маршрут, количество автобусов на маршруте, остановки, время движения, а также нормативы по пробегу и расходованию топлива. Расписание заводится в систему 1С:ERP, в которой происходит распределение маршрутов по филиалам. Внутри филиалов планируется работа водителей кондукторов по месяцам и по дням – на уровне автоколонны. Формируются отчеты «Планы транспортной работы» и «Оперативное планирование».

Разработано автоматизированное рабочее место «Монитор диспетчера», в котором диспетчер фиксирует план и факт перевозок, поломки, замены водителей и т.д. В системе 1С:ERP формируется «Диспетчерский доклад» – итоговый отчет о предоставлении услуг за смену.

Настроена интеграция 1С:ERP с сервисом «Мой билет», благодаря чему продажа каждого билета – бланка строгой отчетности – оперативно фиксируется в налоговой службе, а пассажир по номеру билета может отследить время поездки и маршрут. Также автоматизирован учет бесконтактной оплаты (транзакций): каждая операция отражается в системе. По данным о проданных билетах в системе 1С:ERP формируется документ «Билетный лист».

На базе 1С:ERP автоматизирован расчет заработной платы водителей и кондукторов. По данным путевых листов и билетно-учетных листов и в соответствии с Коллективным договором, принятым на предприятии, в подсистеме решаются задачи:

• Планирование работы водителей и кондукторов, составление графиков работы;

• Учет отработанного времени водителями и кондукторами;

• Расчет заработной платы по данным путевой документации;

• Распределение расходов на оплату труда водителей и кондукторов по маркам и направлениям деятельности;

• Формирование отчетов.

Для водителей и кондукторов разработано автоматизированное рабочее место в виде терминала, позволяющее каждому водителю оперативно получать отчет об отработанных рабочих часах в режиме реального времени. Доступ к данным осуществляется по карточке сотрудника.

В целях обеспечения безопасности пассажиров необходимо следить за техническим оснащением автобусов. В техническое оснащение входят агрегаты, шины и бортовое оборудование, находящееся в автобусе. Специалисты ГК «СофтБаланс» разработали функциональные блоки в системе 1С:ERP, которые позволяют вести учет технического состояния этих объектов.

Системой фиксируется движение агрегатов и шин от склада до ТС, контролируется количество шин на ТС. В системе 1С:ERP автоматически планируется ТО и отслеживается срок действия гарантий на оборудование. Фиксируются произведенные ремонтные работы: реализован учет ремонтов через документы «Ремонтные листы», «Заявки на ремонтные работы» и «Заявки на техническую помощь». Учет агрегатов и шин реализован через уникальный идентификационный номер каждого элемента (пономерной учет), учет бортового оборудования ведется по комплектам.

Также в системе фиксируются плановые нормативы пробега и фактические данные. Наработка агрегатов и шин рассчитывается автоматически в соответствии с документом «Путевой лист», в котором отражается маршрут ТС. Ведется плановый и фактический учет топлива, который рассчитывается исходя из длительности маршрута, количества и длительности остановок, температуры и других параметров. Мониторинг всех этих показателей обеспечивает высокое качество перевозок и безопасность пассажиров.

Результаты второй очереди проекта:

• Весь учет ведется в единой системе «1С:ERP Управление предприятием 2», что создало основу для прозрачного контроля на всех этапах основной деятельности – пассажирских перевозок;

• Данные предоставляются точно и оперативно, снизился риск влияния человеческого фактора, что увеличило качество предоставляемых услуг и сократило время принятие решений;

• Оптимизированы складские запасы;

• Повысилась оперативность расчета заработной платы водителей и кондукторов.
  

Экономический эффект от внедрения:

• Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%
• Ускорение получения управленческой отчетности: 90%
• Ускорение получения регламентированной отчетности: 30%
• Ускорение обработки заказов: 35%
• Сокращение расходов на материальные ресурсы: 10%
• Сокращение производственных издержек: 25%
• Рост оборачиваемости складских запасов: 10%
• Сокращение длительности простоев оборудования: 20%
• Сокращение сроков исполнения заказов/оказания услуг: 40%
• Сокращение дебиторской задолженности: 30%