В статье мы собрали рекомендации для компаний, которым нужно перейти с 1С:УПП на 1С:ЕRP в сжатые сроки. Они подойдут тем, у кого:
- Типовая конфигурация 1С:УПП – вы без проблем закрываете месяц и легко обновляете систему;
- Учет заработной платы ведется с минимальными ручными корректировками или во внешней системе 1С:Зарплата и управление персоналом;
- Закрыты месяцы;
- Нет регулярных корректировок регистров. Они нарушают остатки, что может вызвать проблемы с переходом;
- Нет времени на проведение концептуального моделирования. Например, нужен переход с января, а на календаре сентябрь – октябрь;
- Есть своя команда, готовая оперативно вносить данные в систему.
В статье мы подробно рассмотрим ключевые моменты, на которые необходимо обратить внимание для успешного перехода.
Возможности моделирования и что делать, если на него нет времени
Моделирование – важный этап. Он дает следующие возможности:
- Обе стороны могут посмотреть, подходит ли заказчику типовой функционал системы, будет ли ему удобно работать в конфигурации. Простая демонстрация не отвечает на данный вопрос;
- Проектная команда исполнителя может погрузиться в нюансы процессов заказчика, что позволяет обеим сторонам идти в одном направлении. В противном случае команда исполнителя будет опираться только на свой опыт и выступать как эксперт: помогать и консультировать. Основной груз ответственности ляжет на заказчика, поскольку команда не погружена в специфику;
- Ресурсы распределяются равномерно по срокам внедрения с помощью дорожной карты поэтапного перехода.
Но если у вас мало времени и не получается пройти этап моделирования, как перевести производственное предприятие на 1С:ЕRP за три-четыре месяца?
Тестовый перенос данных и комплексное обучение сотрудников
В первую очередь нужно сделать тестовый перенос всех данных из 1С:УПП в 1С:ERP типовыми средствами. Он не всегда подходит хорошо – про безболезненный перенос данных мы писали в другой статье. Однако нужно посмотреть, что произойдёт именно у вас, и при проблемах выгружать данные частями с проверкой правильности.
Дальше с тестовой базой, которая образовалась после переноса данных, нужно идти на обучение. Оно должно быть комплексным и для всех сотрудников. Для чего это необходимо?
Очень часто при изучении демонстрационной базы кажется, что справочники заполнены, все хорошо и изменений не требуется. Но во время обучения, например, статьям расходов, вы поймете, что это целый процесс, который нужно грамотно настроить, иначе будут проблемы и ошибки учета.
Поэтому именно с помощью обучения выполняются важные для дальнейшей работы задачи:
- Определяются справочники, которые могут быть перенесены типовым способом;
- После каждого блока обучения проводятся точечные встречи и параллельно настраивается рабочая база;
- После прохождения обучения по каждому справочнику в рабочую базу переносятся данные типовым переходом или вручную;
- Определяется минимальный функционал для запуска и разрывы, которые будут дорабатываться уже в ходе 1-2 квартала.
Когда вы начнете обучаться, вам захочется запустить сразу весь функционал, но за короткий срок это практически нереально. Позже мы еще раз вернемся к этому пункту.
Мы рекомендуем обратить внимание на следующие общие моменты:
- Редакция и релиз конфигурации. Всегда будет соблазн запускаться на новом релизе, но для запуска нужно выбирать стабильную конфигурацию;
- Не торопитесь, если редакция только вышла. Обновить свою систему вы сможете позже. Например, в редакции 1С:ЕRP 2.5.9 есть некоторые ошибки, поскольку она вышла совсем недавно. Она хорошо подойдет для моделирования – в ситуации, когда у вас есть в запасе время до запуска;
- Запускайтесь на релизе, на котором проведено обучение.
Перенос зарплатного контура
В целом, перенос зарплатного контура из 1С:УПП в 1С:ЕRP – уже отлаженный механизм. В некоторых компаниях на систему 1С:ЕRP переходят именно с зарплатного контура. Например, последний квартал или месяц компания уже начинает работать в 1С:ЕRP. Таким образом, для запуска системы с первого числа зарплатный контур уже налажен.
Обратите внимание, что переносятся данные за два года, предшествующих текущему. Поэтому нужно обязательно подготовить примеры и проверить, что все рассчитывается корректно. Если расчет неправильный, нужно смотреть, можно ли его поправить вручную.
Если зарплатный контур велся в отдельной конфигурации 1С:ЗУП, то рекомендуем запускаться также, чтобы распределить нагрузку по времени. Позднее можно перевести зарплату в 1С:ЕRP.
Перенос нормативно-справочной информации
В системе 1С:ЕRP справочник нормативно-справочной информации шире, чем в 1С:УПП, механизмы и принципы иные. Какие ключевые моменты в части НСИ помогут запустить систему в короткие сроки?
- Начните учет с зависимым ведением партнеров и контрагентов, после переноса удалите дубли. Позже включите независимое ведение справочников – галочку в системе можно поставить в любой момент, но переключать обратно – не очень хорошее решение. Рекомендуем принимать решение о независимом ведении, когда сомнений нет;
- Определитесь на обучении, как вы будете вести учет взаиморасчетов. Виды расчетов могут быть разные для разных групп партнеров. Только после принятия решения можно переходить к вводу начальных остатков, иначе данные могут быть некорректными, что повлечет ошибки в оперативном контуре;
- Определитесь с серийным учетом и учетом по характеристикам в рамках номенклатуры. Выделите виды номенклатуры с сериями, характеристиками и без. Это важно, поскольку настройку у видов номенклатур лучше не изменять. Переносить номенклатуру с одного вида на другой можно только при одинаковых настройках. Позже при ведении учета вы сможете поправить реквизиты, виды номенклатур и шаблоны наименований;
- Будьте готовы завести ресурсные спецификации вручную, поскольку перенос может сработать некорректно;
- Тщательно проработайте статьи расходов до запуска системы.
Ввод остатков в 1С:ERP
При вводе начальных остатков смотрите, что перенесется при типовом переносе с 1С:УПП. Если вы не будете сильно менять структуру справочников, то вам может быть достаточно перенесенных данных из 1С:УПП. Но скорее всего по номенклатуре и взаиморасчетам их придется править, поэтому обязательно уделите на обучении время блоку ввода начальных остатков.
Мы рекомендуем посмотреть, как дальше будет работать документ в базе с тестовым переходом. Так вы сможете принимать решения о дальнейших шагах в переходе уже во время обучения.
Однако будьте готовы корректировать остатки вручную, а какие-то данные вводить вручную без переноса.
Ключевой момент – не отключайте контроль остатков при старте работ. В 1С:ERP так делать нельзя, потому что все остатки работают на актуальную дату. Потом вы будете очень долго исправлять данные, а возможно даже, что придется начинать все заново.
Перенос оперативного учета в 1С:ERP
Мы рекомендуем выбирать минимальный функционал так, чтобы запустить бухгалтерский учет с первого числа, а оперативный учет запускать дальше постепенно. Для этого в статьях расходов определите аналитики для управленческого учета.
Обязательно определите минимальный необходимый функционал для старта работы в новой системе. Например, вы сможете еще какое-то время выполнять планирование в Excel, а позже запустите посменное планирование в 1С:ERP – за несколько месяцев его сложно настроить. Также, можно отложить следующие подсистемы:
- Производственное планирование;
- Бюджетирование;
- CRM;
- Формирование потребности;
- Ордерные склады.
Обратите внимание на взаиморасчеты. Если вам понадобится ведение учета по заказам, нужно сразу заводить остатки. Также при работе с соглашениями или договорами есть данные, которые относятся только к управленческому или к бухгалтерскому учету. Вы должны определиться, что вы оставляете, а что – отодвигаете на второй план.
Выводы
За короткий срок перевести производственное предприятие на новую систему поможет соблюдение следующих условий:
- Гибкость и готовность запуска с минимальным функционалом с последующим наращиванием. Например, вам нужно производство, но нет времени на его полную автоматизацию. Здесь возможен компромисс: бухгалтерия будет создавать документы без заказов – какое-то время постфактум фиксировать выпуск готовой продукции, пока первый квартал будет автоматизироваться производство. Подобные решения приведут вас к результату;
- Вовлеченность и проактивность проектной команды заказчика, заинтересованность в результате;
- Регулярные статус-встречи по ходу проекта;
- План, сроки и продвижение в соответствии с ними. Несмотря на короткие сроки запуска, план все равно нужен, чтобы продумать переходный период и наметить, какие подсистемы будут дорабатываться после старта и в каком порядке.