Быстрый переход производственного предприятия с 1С:УПП на 1С:ЕRP

В статье мы собрали рекомендации для компаний, которым нужно перейти с 1С:УПП на 1С:ЕRP в сжатые сроки. Они подойдут тем, у кого:

• Типовая конфигурация 1С:УПП – вы без проблем закрываете месяц и легко обновляете систему;
• Учет заработной платы ведется с минимальными ручными корректировками или во внешней системе 1С:Зарплата и управление персоналом;
• Закрыты месяцы;
• Нет регулярных корректировок регистров. Они нарушают остатки, что может вызвать проблемы с переходом;
• Нет времени на проведение концептуального моделирования. Например, нужен переход с января, а на календаре сентябрь – октябрь;
• Есть своя команда, готовая оперативно вносить данные в систему.

В статье мы подробно рассмотрим ключевые моменты, на которые необходимо обратить внимание для успешного перехода.

Возможности моделирования и что делать, если на него нет времени

Моделирование – важный этап. Он дает следующие возможности:

• Обе стороны могут посмотреть, подходит ли заказчику типовой функционал системы, будет ли ему удобно работать в конфигурации. Простая демонстрация не отвечает на данный вопрос;
• Проектная команда исполнителя может погрузиться в нюансы процессов заказчика, что позволяет обеим сторонам идти в одном направлении. В противном случае команда исполнителя будет опираться только на свой опыт и выступать как эксперт: помогать и консультировать. Основной груз ответственности ляжет на заказчика, поскольку команда не погружена в специфику;
• Ресурсы распределяются равномерно по срокам внедрения с помощью дорожной карты поэтапного перехода.

Но если у вас мало времени и не получается пройти этап моделирования, как перевести производственное предприятие на 1С:ЕRP за три-четыре месяца?

Тестовый перенос данных и комплексное обучение сотрудников

В первую очередь нужно сделать тестовый перенос всех данных из 1С:УПП в 1С:ERP типовыми средствами. Он не всегда подходит хорошо – про безболезненный перенос данных мы писали в другой статье. Однако нужно посмотреть, что произойдёт именно у вас, и при проблемах выгружать данные частями с проверкой правильности.

Дальше с тестовой базой, которая образовалась после переноса данных, нужно идти на обучение. Оно должно быть комплексным и для всех сотрудников. Для чего это необходимо?

Очень часто при изучении демонстрационной базы кажется, что справочники заполнены, все хорошо и изменений не требуется. Но во время обучения, например, статьям расходов, вы поймете, что это целый процесс, который нужно грамотно настроить, иначе будут проблемы и ошибки учета.

Поэтому именно с помощью обучения выполняются важные для дальнейшей работы задачи:

• Определяются справочники, которые могут быть перенесены типовым способом;
• После каждого блока обучения проводятся точечные встречи и параллельно настраивается рабочая база;
• После прохождения обучения по каждому справочнику в рабочую базу переносятся данные типовым переходом или вручную;
• Определяется минимальный функционал для запуска и разрывы, которые будут дорабатываться уже в ходе 1-2 квартала.

Когда вы начнете обучаться, вам захочется запустить сразу весь функционал, но за короткий срок это практически нереально. Позже мы еще раз вернемся к этому пункту.

Мы рекомендуем обратить внимание на следующие общие моменты:

• Редакция и релиз конфигурации. Всегда будет соблазн запускаться на новом релизе, но для запуска нужно выбирать стабильную конфигурацию;
• Не торопитесь, если редакция только вышла. Обновить свою систему вы сможете позже. Например, в редакции 1С:ЕRP 2.5.9 есть некоторые ошибки, поскольку она вышла совсем недавно. Она хорошо подойдет для моделирования – в ситуации, когда у вас есть в запасе время до запуска;
• Запускайтесь на релизе, на котором проведено обучение.

Перенос зарплатного контура

В целом, перенос зарплатного контура из 1С:УПП в 1С:ЕRP – уже отлаженный механизм. В некоторых компаниях на систему 1С:ЕRP переходят именно с зарплатного контура. Например, последний квартал или месяц компания уже начинает работать в 1С:ЕRP. Таким образом, для запуска системы с первого числа зарплатный контур уже налажен.

Обратите внимание, что переносятся данные за два года, предшествующих текущему. Поэтому нужно обязательно подготовить примеры и проверить, что все рассчитывается корректно. Если расчет неправильный, нужно смотреть, можно ли его поправить вручную.

Если зарплатный контур велся в отдельной конфигурации 1С:ЗУП, то рекомендуем запускаться также, чтобы распределить нагрузку по времени. Позднее можно перевести зарплату в 1С:ЕRP.

Перенос нормативно-справочной информации

В системе 1С:ЕRP справочник нормативно-справочной информации шире, чем в 1С:УПП, механизмы и принципы иные. Какие ключевые моменты в части НСИ помогут запустить систему в короткие сроки?

• Начните учет с зависимым ведением партнеров и контрагентов, после переноса удалите дубли. Позже включите независимое ведение справочников – галочку в системе можно поставить в любой момент, но переключать обратно – не очень хорошее решение. Рекомендуем принимать решение о независимом ведении, когда сомнений нет;
• Определитесь на обучении, как вы будете вести учет взаиморасчетов. Виды расчетов могут быть разные для разных групп партнеров. Только после принятия решения можно переходить к вводу начальных остатков, иначе данные могут быть некорректными, что повлечет ошибки в оперативном контуре;
• Определитесь с серийным учетом и учетом по характеристикам в рамках номенклатуры. Выделите виды номенклатуры с сериями, характеристиками и без. Это важно, поскольку настройку у видов номенклатур лучше не изменять. Переносить номенклатуру с одного вида на другой можно только при одинаковых настройках. Позже при ведении учета вы сможете поправить реквизиты, виды номенклатур и шаблоны наименований;
• Будьте готовы завести ресурсные спецификации вручную, поскольку перенос может сработать некорректно;
• Тщательно проработайте статьи расходов до запуска системы.

Ввод остатков в 1С:ERP

При вводе начальных остатков смотрите, что перенесется при типовом переносе с 1С:УПП. Если вы не будете сильно менять структуру справочников, то вам может быть достаточно перенесенных данных из 1С:УПП. Но скорее всего по номенклатуре и взаиморасчетам их придется править, поэтому обязательно уделите на обучении время блоку ввода начальных остатков.

Мы рекомендуем посмотреть, как дальше будет работать документ в базе с тестовым переходом. Так вы сможете принимать решения о дальнейших шагах в переходе уже во время обучения.

Однако будьте готовы корректировать остатки вручную, а какие-то данные вводить вручную без переноса.

Ключевой момент – не отключайте контроль остатков при старте работ. В 1С:ERP так делать нельзя, потому что все остатки работают на актуальную дату. Потом вы будете очень долго исправлять данные, а возможно даже, что придется начинать все заново.

Перенос оперативного учета в 1С:ERP

Мы рекомендуем выбирать минимальный функционал так, чтобы запустить бухгалтерский учет с первого числа, а оперативный учет запускать дальше постепенно. Для этого в статьях расходов определите аналитики для управленческого учета.

Обязательно определите минимальный необходимый функционал для старта работы в новой системе. Например, вы сможете еще какое-то время выполнять планирование в Excel, а позже запустите посменное планирование в 1С:ERP – за несколько месяцев его сложно настроить. Также, можно отложить следующие подсистемы:

• Производственное планирование;
• Бюджетирование;
• CRM;
• Формирование потребности;
• Ордерные склады.

Обратите внимание на взаиморасчеты. Если вам понадобится ведение учета по заказам, нужно сразу заводить остатки. Также при работе с соглашениями или договорами есть данные, которые относятся только к управленческому или к бухгалтерскому учету. Вы должны определиться, что вы оставляете, а что – отодвигаете на второй план.

Выводы

За короткий срок перевести производственное предприятие на новую систему поможет соблюдение следующих условий:

• Гибкость и готовность запуска с минимальным функционалом с последующим наращиванием. Например, вам нужно производство, но нет времени на его полную автоматизацию. Здесь возможен компромисс: бухгалтерия будет создавать документы без заказов – какое-то время постфактум фиксировать выпуск готовой продукции, пока первый квартал будет автоматизироваться производство. Подобные решения приведут вас к результату;
• Вовлеченность и проактивность проектной команды заказчика, заинтересованность в результате;
• Регулярные статус-встречи по ходу проекта;
• План, сроки и продвижение в соответствии с ними. Несмотря на короткие сроки запуска, план все равно нужен, чтобы продумать переходный период и наметить, какие подсистемы будут дорабатываться после старта и в каком порядке.