Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Безболезненный перенос данных при реализации проектов автоматизации на 1С

Один из ключевых этапов автоматизации и запуска новой системы – перенос данных из "старых" систем. Можно выделить несколько основных способов переноса данных, они представлены на схеме.

перенос данных

Чаще всего опираются на типовые или доработанные правила автоматического переноса данных, но в большинстве случаев типовые правила не отвечают специфике бизнеса, а доработка правил может не дать результат в необходимый срок.

По каким причинам автоматический перенос может не оправдать ожидания?

  • Сложная информационная среда: использование различных систем в интересах бизнеса – «зоопарк систем».
  • Стихийный перенос данных «по потребности»: выявление потребностей в ходе эксплуатации.
  • Отсутствие или недостаточность методологической проработки этапа: какие данные и откуда перенести.
  • Существенная погрешность между плановыми сроками реализации этапа и требуемыми на самом деле.

Решение проблемы – проработка и построение полноценной модели переноса данных. Она включает следующие этапы:

  1. Установка срока запуска новой системы.

  2. Проработка структуры данных к переносу.

  3. Оценка требуемой полноты переноса данных и их объема.

  4. Определение последовательности заполнения системы.

  5. Выбор способа и источника переноса данных для каждого объекта системы.

  6. Определение метода сверки данных после переноса.

  7. Составление плана со сроками исполнения и ответственными.

  8. Составление перечня организационных мероприятий по подготовке к переносу.

Рассмотрим каждый этап переноса данных подробнее.

1. Установка срока запуска «новой» системы

Существенное влияние на объем и выбор способа переноса данных оказывает определение даты запуска работы в новой системе. Практика показывает, что предпочтительным является запуск работы в новой системе с начала календарного года, так как:

  • В оперативном контуре к концу года происходит максимальное закрытие заказов - это приводит к сокращению объема данных к переносу.
  • Возможно проведение полноценной инвентаризации товарных остатков и взаиморасчетов без ущерба оперативной деятельности.
  • Происходит снижение уровня НЗП
  • В случае ведения регламентированного учета в единой базе не требуется сопоставимость данных по закрытию периодов «внутри года» ввиду отличающихся механизмов расчета себестоимости, ведения взаиморасчетов и так далее.

На данном этапе с заказчиком необходимо согласовать:

  • дату запуска новой системы;
  • период, за который будут переносится исторические данные
  • установить сроки проведения работ по переносу данных.

2. Проработка структуры данных к переносу

При разработке методологии переноса данных следует комплексно понимать задачи, которые стоят перед конкретной системой.

При проработке целевой структуры данных следует четко понимать, какие данные в каком виде учета должны найти свое отражение: в оперативном, регламентированном, международном, управленческом.

Итог работы на данном этапе – сводная таблица, отражающая прототип структуры данных к наполнению в новой системе.

Таблица этап 2

3. Оценка требуемой полноты переноса данных и их объема

Оценка полноты данных к переносу

Данный этап предполагает работу в четырех направлениях:
1. Составление и утверждение полного списка начальных настроек системы
2. Определение полного перечня справочников для корректной работоспособности новой базы
3. Определение полноты переноса остатков

Глубина переноса данных рассматривается в зависимости от потребностей бизнеса. Например, для переноса данных по задолженности поставщикам может быть два подхода:

  • Перенос взаиморасчетов в соответствии с типовой логикой – документами "Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками" + указание расчетного документа (объект расчета).
  • Перенос первичных документов в новую систему с учетом всех оперативных движений в исторической системе. Такой подход может быть реализован, когда предприятию необходимы данные о деятельности в предыдущих периодах.

   Выбор подхода напрямую влияет на дальнейшее определение способа и методологии переноса остатков, в том числе собственных товаров на складах, взаиморасчетов, отражение на счетах регламентированного учета.

4. Оценка объема справочников и количества их элементов; документов (закрытых и незакрытых); записей в документах ввода начальных остатков.

Например, для оценки количества записей в документе ввода начальных остатков собственных товаров можно использовать либо отчеты оперативного контура остатков на складах, если не стоит задача сверки по стоимости, либо оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета ТМЦ.

Итогом должна стать заполненная модель-схема с описанием по каждому разделу переносимых документов, данных и их объема.

Таблица этап 3.1
Таблица этап 3.2

4. Определение последовательности заполнения системы

Вне зависимости от выбранного способа и полноты данных к переносу, следует соблюдать очередность наполнения системы данными. Общий подход к последовательности наполнения базы данными следующий:

Порядок переноса данных

Определение последовательности необходимо для построения календарного плана переноса данных, а также выявления ключевых позиций, на которых может быть завязана работа смежных исполнителей.

Итог работы на данном этапе – утверждение модель-схемы последовательности переноса остатков.

Таблица этап 4.1
Таблица этап 4.2

5. Выбор способа переноса и источника данных для каждого объекта системы

Напомним существующие способы переноса данных:

  • Автоматический перенос данных типовыми или доработанными правилами
  • Наполнение системы данными с помощью типовых документов (ручной ввод)
  • Комбинированный перенос данных (частично правилами, частично ручное заполнение)

Источниками данных выступают:

  • Историческая база
  • Внешний файл
  • Прочие СУБД

В больших проектах миграции могут быть определены несколько способов и источников для переноса данных. Например, при переносе ТМЦ в разрезе складов, для одного склада может быть использован автоматический перенос остатков типовыми правилами, а для другого склада – ручное заполнение или загрузка из внешнего файла.

В результате таблица с моделью переноса заполняется в разрезе способа и источника для каждого объекта системы. Такой подход позволяет на следующем этапе детально запланировать и контролировать ход переноса данных.

Таблица этап 5.1
Таблица этап 5.2

6. Определение метода сверки данных после переноса

Очень важно согласовать с заказчиком метод сверки данных после переноса. Приведем примеры методов сверки:

Методы сверки
Определение и утверждение метода сверки позволит достичь наиболее качественного переноса данных и внесет ясность для всех участников процесса. Итогом отражается в таблице, пример приведен ниже. 

Таблица этап 6

7. Составление плана со сроками исполнения и ответственными

На седьмом этапе определяется рабочая группа и закрепляются ответственные со сроками исполнения и датами сверки. По итогу этапа составляется детальный план переноса данных с распределением загрузки трудовых ресурсов.

Таблица этап 7.1
Таблица этап 7.2

8. Составление перечня организационных мероприятий по подготовке к переносу

Итак, на последнем этапе нужно:

1. Подготовить данные к переносу, а именно:

  • Подготовить шаблоны и описания правил загрузки
  • Проверить корректность базы источника на предмет остатков на складах, взаиморасчетов с клиентами и поставщиками, взаиморасчетов с сотрудниками и так далее

2. Определить даты запрета движения остатков на время переноса

3. Подготовить план итерации загрузки и мероприятий в случае сбоя переноса (обеспечить резервное копирование базы после каждой итерации переноса)

Инвентаризация на складах, раннее закрытие базы, инвентаризация взаиморасчетов и прочее – это те мероприятия, которые обязательно необходимо запланировать и учесть на этапе переноса остатков. Даты проведения данных мероприятий должны быть синхронизированы с общим планом переноса данных.

Выводы

Описанный нами подход отвечает критериям управления этапом проекта с точки зрения целостности и комплексности. Он требует трудозатрат, но при этом позволяет:

  • Получить гарантированно качественный результат переноса данных вне зависимости от выбранного способа переноса.
  • Оптимизировать и контролировать ход выполнения проекта.