ПАО «МРСК Северо-Запада»

Цели и задачи проекта:

• Реализация всех требований законодательства РФ и внутренних нормативных актов, регламентирующие деятельность организации в области кадрового учета и расчетов с персоналом.
• Формирование и использование единой корпоративной нормативно-справочной информации.
• Автоматическая централизация необходимых данных на уровне Исполнительного аппарата компании в Центральной базе.
• Разработка единого регламента по ведению кадрового учета, расчета и учета зарплаты.
• Разработка единых правил и повышение эффективности процессов формирования, обработки и анализа финансовой и управленческой информации компании в области управления персоналом, расчета, бухгалтерского и налогового учета заработной платы и расчетов с персоналом.
• Автоматизация расчета заработной платы требуемой сложности, с учетом специфики предприятия и применяемых на предприятии методик начислений и удержаний.
• Автоматизированные исчисления регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда.
• Автоматизация формирования данных в ПФ РФ и Министерства по Налогам и сборам (НДФЛ).
• Отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия и формирование данных для загрузки в бухгалтерскую программу КИС НБУ «Энерго».
• Управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование.
• Возможность выплаты заработной платы всеми необходимыми способами.
• Автоматическое формирование бухгалтерской, налоговой, статистической и внутрикорпоративной форм отчетности филиалами и Обществом в целом.
• Ведение регламентированного кадрового учета по персоналу.
• Учет и управление по кадровому резерву, медосмотрам и психодиагностике и по обучению персонала.
• Анализ кадровой деятельности в различных разрезах.
• Повышение прозрачности и сопоставимости оперативных данных, используемых для подготовки отчетности в управленческих целях.
• Расширение возможностей контроля и анализа кадровой информации.
• Снижение трудоемкости оперативного учета и подготовки отчетных данных.
• Централизацию функций и сокращения издержек.
• Целостность и работоспособность системы.

Ключевые результаты:

Для реализации всех целей проекта специалистами ГК «СофтБаланс» были осуществлены следующие работы:

Разработаны и внедрены единые для всех филиалов методики по управлению персоналом, расчету заработной платы, по налогам и учету зарплаты в бухгалтерском учете.

Определен и зафиксирован регламент работы и корректировки данных в АИС «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ». Это решило вопрос единой нормативно-справочной информации во всех филиалах.

• Были определены и зафиксированы требования по начислению районного коэффициента (РК) и северной надбавки (СН):
• Выделение РК и СН в составе начислений, рассчитанных по среднему
• Учет РК и СН, рассчитанных на некоторые виды премий, в базе для расчета среднего аналогично этим премиям.
• Автоматизация расчета РК и СН на премии.

Разработана структура АИС «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ». Рис.1

Разработана и внедрена новая методика привязки ОКАТО-Подразделения компании-сотрудника.

Разработаны методики ведения и внедрены в качестве отдельных подсистем следующие процессы:

• Обучение. Подсистема предназначена для создания планов обучения сотрудников предприятия, регистрации приказов на обучение и факта прохождения обучения, в том числе и различных инструктажей. По зарегистрированным данным формируются отчеты. При этом типовые возможности не соответствовали требованиям компании.
• Медосмотры и ПД. Подсистема предназначена для регистрации и хранения информации по прохождению медицинских осмотров и психологического тестирования сотрудников, их планирования, формирования необходимых аналитических отчетов. В подсистеме также регистрируются инциденты (нарушения правил охраны труда и техники безопасности, другие инциденты: отказ оборудования, авария по причине сотрудника, несчастный случай на работе, ДТП на работе и т.п.) и фиксируются отстранения от работы по результатам пред сменного медосмотра.
• Кадровый резерв. Подсистема предназначена для планирования и регистрации кадрового резерва по должностям, хранения его истории, формирования отчетов. Для получения отчетности настроены и подключены для каждого блока различные отчеты, имеющие возможность настройки для получения разных результатов.

К типовым возможностям в систему были добавлены следующие возможности:

• Регистрация, хранение и формирование печатных форм дополнительных соглашений к трудовому договору.
• Формирование печатных форм трудовых договоров и дополнительных соглашений в формате Word по заданному шаблону. Шаблоны хранятся в хранилище шаблонов и могут изменяться в режиме пользователя.
• Формирование печатных форм кадровых приказов по образцу предприятия.
• Автоматический расчет стажей по данным о трудовой деятельности и печать сведений о стажах по предложенной форме.
• Регистрация причины увольнения сотрудника для анализа причин текучести кадров.
• По командировкам:
  • При регистрации командировок выбор значения из справочника для реквизитов: «Страна», «Организация командировки», «Основание», «Город».
  • Указание территориальных условий для места назначения командировки.
  • Учет территориальных условий в командировках при формировании данных в ПФР. Выполняется необходимая разбивка стажей при изменении территориальных условий в командировках относительно другой командировки или места работы сотрудника.
• По отпускам:
  • Регистрация нескольких, идущих подряд, дополнительных отпусков в одном документе на отпуск и формирование их в одном приказе на отпуск. Автоматическое Формирование на основании такого кадрового документа нескольких расчетных документов.
  • Автоматическое формирование в документах на отпуск даты конца отпуска по дате начала отпуска и заданному количеству дней отпуска.
  • Регистрация выплаты льгот и материальной помощи к отпуску. Формирование печатной формы «Уведомление на отпуск» за две недели до начала отпуска по данным графика отпусков.

Для обеспечения расчета регламентированной зарплаты необходимой сложности в соответствии с требованием законодательства и положениями Общества, а также для уменьшения ручных операций реализованы следующие дополнительные возможности:

• Возможность при увольнении работника задавать дату прекращения плановых начислений, с целью автоматического расчета этих начислений после увольнения (расчет премии по базовым начислениям прошлого месяца, РК и СН на эту премию).
• Добавлен новый документ для автоматизации перерасчета части суммы отпуска, которая попадает на период после даты индексации, после проведения индексации окладов\u0442арифов.
• Округление окладов/тарифов после индексации с заданной точностью.
• Дополнительный контроль времени в документе «Табель учета рабочего времени» (есть часы за вредность или другие, но нет часов явки (планового начисления)).
• Добавлен новый документ для оформления сдельных нарядов на выполненные работы с учетом распределения по 3-КТУ: КТУ; КТУ Приработка; КТУ Премии.
• Оплата за сверхурочную работу разделена на два начисления (оплата и доплата) для возможности их раздельного включения в базы для начислений.
• Учет льготы по северному стажу при расчете оплаты по больничному листу.
• Добавлен новый документ для расчета оплаты по дополнительном видам времени (разъездные, прием/передача смены, работа во ВУТ, ночные, вечерние). Ввод времени для оплаты осуществляется в документе, поэтому не требуется ввода табеля.
• Добавлен новый документ для автоматизации перерасчета начислений, рассчитанных по среднему, после начисления годовой премии.
• Возможность перечисления сумм по исполнительным листам через банк и расчет банковских издержек.
• Реализован механизм для выделения сумм по РК и СН в составе начислений рассчитанных по среднему для использования этих данных в отчетах (например, среднемесячной зарплаты без РК и СН)
• Реализован механизм для автоматического расчета РК и СН на премии (когда эти премии не входят в базу для расчета РК и СН по всем основным начислениям) и учет таких РК и СН в базе для расчета среднего аналогично премиям, на которые они начислены
• Начисление НДФЛ по начислениям не списочному составу.
• Добавлен новый документ для регистрации в межрасчетный период сумм выплат по НДФЛ в разрезе ОКАТО и отчет «НДФЛ к выплате по ОКАТО». Добавлен справочник для расшифровки ОКАТО.

По выплатам регламентированной зарплаты для обеспечения всех необходимых вариантов и уменьшения ручных операций реализованы следующие дополнительные возможности:

• Выплаты по различным лицевым счетам сотрудника, открытым в одном банке. Например, в одном банке у сотрудника может быть "зарплатный счет", а так же счет погашения кредита.
• Распределение по различным счетам как абсолютной суммой (например, 1000 руб на погашение кредита), так и процентом (15% на накопительный счет, остальную часть - на зарплатный). При этом, в документе подготовки к выплате расчетчик вправе менять суммы выплат по лицевым счетам сотрудника. Реализована возможность подбора лицевых счетов в зависимости от типа выплаты ("Аванс" или "Зарплата"). В случае, если параметр не задан - на лицевой счет распределяются все типы выплат;
• Возможность перевода на лицевые счета сотрудников подотчетных сумм ("Выплаты по счету 71");
• Гибкое формирование файлов в банк:
  • Файл может быть сформирован как по отдельному банку, так и по группе банков (например, выплаты по лицевым счетам сотрудников, открытых в сберегательных касса города, можно отправить на центральное отделение Сбербанка).
  • Формирование файла выгрузки, а так же печатных форм реестров производится с помощью внешних обработок, которые подключаются к системе выплаты посредством справочника настроек. Таким образом, при изменении формата банковского файла, Заказчик может дописать обработку своими силами, после чего подключить её к системе;
  • Банки и почтовые отделения описываются в справочнике "Контрагенты". Для каждого банка или почтового отделения возможно указать тип файла выгрузки, а так-же задать постоянные параметры, которые будут использованы при формировании файла (например, номер отделения Сбербанка, индекс отделения Сбербанка, имя банковского файла);
  • В процессе формирования имени файла возможны макроподстановки (например, ввести в определенную позицию имени файла дату формирования, порядковый номер выгрузки, добавить номер банка и прочее);
  • Реализована возможность подключения нумераторов файлов в банк. Есть возможность задавать периодичность нумерации (день/месяц/год)
  • Выплаты по исполнительным листам могут включаться как в общий файл выплат, так и в отдельный. Описание лицевого счета получателя алиментов производиться в справочнике "Контрагенты";
  • При выплатах через почту добавлена возможность указания различных шкал почтовых сборов;

Для обеспечения отражения в бухгалтерском учете сумм по зарплате, налогов и взносов в соответствии с требованием законодательства и положениями Общества, а также для уменьшения ручных операций реализованы следующие дополнительные возможности:

• Реализован план счетов с пятью субконто и работа с ним. Добавлены аналитические справочники для использования в плане счетов.
• Обеспечено автоматическое формирование значений аналитики, везде, где это возможно.
• Добавлена возможность формирования доли распределения основных начислений на основании введенных часов и формирования проводки по каждой доле на основании введенных данных. При распределении начислений по долям обеспечено автоматическое формирование строки с дополнением до 100%.
• Реализован механизм распределения любых основных и дополнительных начислений, которым установлен признак распределения.
• Обеспечена выгрузка необходимых данных по отражению зарплаты в программу бухгалтерского учета КИС НБУ «Энерго».
• Для ведения штатного расписания в соответствии с положением Общества реализовано:
  • Ведение штатного расписания с детализацией, принятой в Обществе (ступени и уровни оплаты, тарифные коэффициенты)
  • Формирование отчета по штатному расписанию по форме, принятой на предприятии.
• Для получения всей необходимой отчетности выполнено:
  • Созданы все необходимые отчеты (26 отчетов), которые не обеспечивает типовой механизм:
  • Отчеты по кадровому учету.
  • Отчеты для экономистов.
  • Отчеты по МСФО.
  • Обеспечена консолидация отчетности.

Добавлена возможность формировать регламентированную отчетность сводно по филиалу (головная организация с подчиненными организациями – обособленными подразделениями) и в центральной базе - по всем филиалам.