Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в АО "РСК"

Цели проекта:

• Сделать документооборот управляемым в условиях высокой нагрузки (более 2 500 сотрудников и десятки параллельных бизнес-процессов);

• Снизить влияния человеческого фактора при согласовании и обработке документов;

• Обеспечить прозрачность и контролируемость работы с договорами и доверенностями;

• Создать единую цифровую среду для хранения и обработки документов.

Задачи проекта:

• Обеспечить соблюдение регламентов согласования договоров за счет автоматизации процессов;

• Реализовать инструменты контроля сроков действия договоров и доверенностей;

• Повысить исполнительскую дисциплину за счет встроенных механизмов контроля и уведомлений;

• Масштабировать систему на филиалы организации.

Выполненные работы и ключевые результаты:

• Определение видов документов и маршрутов их обработки;

• Ввод нормативно-справочной информации;

• Первоначальная настройка системы, настройка типовых шаблонов документов и маршрутов движения документов;

• Проверка работоспособности модели;

• Обучение сотрудников работе в системе, подготовка инструкций. 

Первый запуск "1С:Документооборот КОРП" состоялся в 2021 году – в Управляющей компании и на одном из заводов в Санкт-Петербурге, после чего начался процесс масштабирования системы на другие филиалы организации:

• 2022 год – запущен второй завод в Санкт-Петербурге;

• 2023 год – к системе подключены заводы в Ярославле, Климовске (Московская область), Туле, два завода в Санкт-Петербурге;

• 2024 год – система запущена на трех заводах в Московской области, Нижнем Новгороде, Казани, Краснодаре и Зернограде (Ростовская область). 

В системе "1С:Документооборот КОРП" ведется учет следующих документов:

• Договоры;

• Доверенности;

• Входящая и исходящая корреспонденция;

• Локальные нормативные акты.

Во внедренную систему переведена работа всех коммерческих отделов, отдела закупок, отдела качества, инженеров, юристов и секретариата.

В результате проекта в системе "1С:Документооборот КОРП" определены виды договоров, настроены шаблоны движения документов и маршруты их согласования. Таким образом процесс согласования стал прозрачным и контролируемым, а все документы находятся в одном месте, что существенно упрощает их поиск, позволяет вести статистику и быстро формировать необходимую отчетность.