Внедрение 1С Архив в компании "Оператор Газпром ИД"

Цели и задачи проекта:

В задачи проекта входила организация хранения бумажных и электронных документов в соответствии российским законодательством об архивном деле, а также стандартами хранения документов и сопутствующим нормативными актами (об электронных подписях и персональных данных).

На момент старта проекта в компании уже использовалась система "1С:Документооборот КОРП", в которой было автоматизировано делопроизводство. Выбор программного продукта "1С:Архив" стало логичным продолжением автоматизации.

Выполненные работы и ключевые результаты:

Работы в рамках проекта включали: 

• Обследование и формализацию функциональных требований;

• Моделирование процессов хранения на тестовой базе;

• Настройку защищенного обмена между "1С:Документооборот" и "1С:Архив";

• Адаптацию системы под выявленные разрывы в типовой функциональности;

• Настройку рабочей среды и обмена с продуктивной базой.

Специалисты группы компаний "СофтБаланс" выполнили адаптацию "1С:Архив" под задачи заказчика:

• Разработку загрузчика данных по физлицам для карточек контрагентов;

• Настройку механизмов формирования описей дел (в т.ч. для хранения до 10 лет);

• Расширения возможностей системы для учета уничтожения бумажных дел;

• Настройку отчетов по дисциплине пользователей;

• Реализацию поддержки архивных шифров для электронных и бумажных документов.

На стороне 1С:Документооборот для обеспечения корректной работы совместно с 1С:Архив было реализовано:

• Поддержка нового этапа в шаблоне процессов ("Передача дел в архив");

• Отслеживание ошибок передачи дел между системами;

• Блокировка скачивания архивных файлов через карточки документа.

Результатом проекта стала полноценная интеграция между "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Архив" с безопасным обменом и расширенной функциональностью.

• Настроено долговременное хранение 116 видов документов;

• В систему "1С:Архив" загружено 746 документов на момент завершения работ;

• Выполнено требование законодательства по электронному хранению и архивированию.