1С Архив

1С:Архив позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

Продукт сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С".

1С:Архив соответствует следующим нормативным актам:

• "Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69

• 125-ФЗ "Об архивном деле" от 22.10.2004

• 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011

• 152-ФЗ "О персональных данных" от 27.07.2006

• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019 г.) и др.

Комплектование архива

• Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата.
• Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и другие справочники).
  

• Выгрузка данных из "1С:Документооборота 3.0."

• Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (ЭП). Поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП.

• Загрузка карточек бумажных документов и их файлов.

• Загрузка связей между документами.

• Загрузка виз согласования, резолюций.

• Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах.

• Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП.

• Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.

• Два возможных варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах:

  • в виде готовых сдаточных описей со списком дел;

  • в виде произвольных пакетов, без указания дел:

    • автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам;

    • оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур.

• Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML).

• Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска.

• Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.

• Отправка файла-ответа для системы-источника.

Хранение документов в архиве

• Регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей.

• Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.

• Ведение списка фондов.

• Формирование сводных описей и их годовых разделов.

• Ведение журнала передачи документов.

Использование архива

• Доступ из карточки "1С:Документооборота" в соответствии с правами, установленными в программе "1С:Документооборот":

  • возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса.

• Поиск документов.

• Выгрузка выбранных документов в каталог.

• Возможность просмотра документов в виде иерархии: "Фонд – Сводная опись – Годовой раздел описи – Дело".

• Формирование печатных форм: "Лист фонда", "Книга учета поступлений документов", "Годовой раздел сводной описи дел" и др.

• Протоколирование действий с документами.

Уничтожение дел

• Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.

• Возможность оформления уничтожения вручную.

• Передача информации об уничтожении для системы-источника:

• удаление файлов уничтоженного документа в "1С:Документообороте" и в "1С:Архиве".

Состав продукта. Электронная поставка 1С:Архива включает:

• актуальную версию платформы "1С:Предприятие 8" и конфигурацию "Архив";

• комплект документации;

• карточку официальной регистрации, включающую лицензионное соглашение;

• ПИН-коды лицензии для запуска программы и для регистрации продукта на портале 1С:ИТС.

Лицензия, входящая в поставку продукта, обеспечивает использование прикладного решения в файловом варианте на одном рабочем месте. Для использования продукта на большем количестве рабочих мест необходимы клиентские лицензии "1С:Предприятия 8", которые приобретаются отдельно.