Ошибки и неупорядоченность в ведении нормативно-справочной информации (НСИ) часто скрываются за рутиной, но их влияние на бизнес-процессы огромно. Временные затраты на ввод данных, дублирование элементов справочников и ошибки в отчетах усложняют управление запасами, приводят к затовариванию складов и перерасходу средств. Кроме того, возникают риски в принятии управленческих решений.
Для нормализации НСИ необходимо проведение аудита справочников, разработка их оптимальной структуры, уточнение атрибутов элементов НСИ и создания правил ведения данных. Эти меры позволяют минимизировать ошибки, стандартизировать информацию и повысить прозрачность бизнес-процессов.
В статье рассмотрим возможности решения "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" и пример его внедрения в группе компаний "Вальд" для организации централизованного управления 40 000 SKU в 3-х системах 1С и на сайте.
Подходы к организации централизованного управления нормативно-справочной информацией
Основных подходов к организации управления нормативно справочной информацией два – это работа в специализированном решении или разработка собственной MDM-системы (обычно на базе уже существующей конфигурации, например, "1С:ERP Управление предприятием").
Фирма "1С" предлагает несколько решений для учета НСИ:
-
1С:Управление холдингом,
-
1С:ERP Управление холдингом,
-
1С:MDM Управление мастер-данными КОРП,
-
1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией.
1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией
Система "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" предоставляет широкий спектр инструментов, необходимых для эффективного управления данными. Она позволяет:
-
Создавать и поддерживать структуру справочников и классификаторов, а также централизованно управлять ими.
-
Искать, просматривать и модифицировать данные в справочниках.
-
Организовывать управление заявками на изменения данных, что упрощает контроль версий данных и исключает дублирование.
-
Администрировать систему, включая настройку прав доступа и ведение аудита.
-
Обеспечивать верификацию и очистку данных, включая автоматическую проверку на соответствие заданным регламентам.
-
Настраивать интеграции с внешними системами и корпоративными платформами.
Система позволяет работать со следующими разделами НСИ:
-
МТР
-
Услуги
-
Контрагенты
-
Банковские счета
-
Договоры с контрагентами
-
Финансы
-
Предприятие
-
Универсальные справочники
Пример карточки НСИ в 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией
Рассмотрим основные возможности решения "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией".
Подсистема управления качеством данных
Подсистема позволяет создавать правила контроля качества данных и отслеживать отклонения. Например, при нормализации данных из различных источников система автоматически выявляет несоответствия и предлагает варианты исправления.
Инструменты для нормализации справочников
Функционал "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" содержит подсистему "Сырые данные", которая позволяет:
-
Контролировать источники загрузки данных,
-
Задавать алгоритмы обработки данных,
-
Загружать "сырые данные",
-
Архивировать "сырые данные".
Система поддерживает алгоритмы обработки и очистки данных, включая удаление дублей. Позволяет описывать алгоритмы преобразования данных с помощью встроенных инструментов и программных средств.
Автоматизация внутренних процессов
"1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" позволяет создавать заявки на создание, изменение и удаление данных.
А также строить гибкие маршруты для обработки таких заявок на изменение данных, с помощью которых можно автоматически задать ответственных за выполнение задачи, этапы согласования и контроль выполнения.
Инструменты контроля
Система предоставляет широкие возможности для анализа данных с помощью встроенных отчетов. Например, отчеты по качеству данных или детализации операций позволяют легко контролировать выполнение регламентов.
Инструменты для интеграции
"1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" поддерживает несколько способов интеграции:
-
Интеграция с типовыми решениями 1С. Реализуется с использованием стандартного формата EnterpriseData, что упрощает синхронизацию данных.
-
Бесшовная интеграция, например, с "1С:Документооборот 8 КОРП".
-
Интеграция с корпоративными шинами данных – "1С:Интеграция КОРП" и "1С:Шина".
Для взаимодействия с "1С:Интеграция КОРП" в "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" присутствует отдельная подсистема "Универсальный коннектор". С решением "1С:Шина" можно организовать асинхронный обмен с использованием очередей данных, что обеспечивает высокую скорость обмена при минимальных нагрузках на систему.
Внедрение системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" позволяет компании:
-
Оптимизировать работу персонала с данными и сократить операционные издержки за счет централизации и формализации бизнес-процессов.
-
Управлять заявками на изменение данных, контролировать взаимосвязи во внешних системах.
-
Интегрироваться с современными системами управления данными класса ESB, например, 1С:Шина, поддерживать высокие скорости обменов и быть уверенным в передаче всех необходимых данных.
-
Процесс управления данными становится прозрачным – за счет удобных отчетов, индикаторов и графиков текущего состояния процессов управления данными.
Пример внедрения 1С:MDM в крупной торговой компании для централизованного управления 40 000 SKU в 3-х системах 1С
На примере внедрения системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" в группе компаний "Вальд" специалистами группы компаний "СофтБаланс" рассмотрим, какие задачи удалось решить с помощью автоматизации и каких результатов достигнуть.
Предпосылки и цели проекта внедрения системы управления НСИ в 1С
Группа компаний "Вальд" – крупный поставщик садово-паркового и силового оборудования. Имеет более 2 000 дилеров на территории РФ, Беларуси и Казахстана и более 600 сервисных центров, что позволяет им оставаться в числе лидеров на российском рынке. Собственные торговые марки компании – CHAMPION, METALLICA, TOYAMA. Ассортимент включает более 1 500 тыс. товарных единиц и более 40 000 SKU.
До проекта учет НСИ в компании велся разрозненно в нескольких системах автоматизации:
-
1С:Бухгалтерия (7 баз)
-
Самописная система управленческого учета на базе 1С
-
Система финансового учета на базе 1С
В компании отсутствовал регламент ведения учета нормативно-справочной информации, не было системы, которая могла бы выступить в роли мастер-базы по НСИ. Сотрудники сталкивались с большим количеством дублей номенклатуры, возникали сложности с отслеживанием остатков и подготовкой платежных документов.
Цели проекта были сформулированы следующим образом:
-
Повышение качества и скорости управления нормативно-справочной информацией.
-
Обеспечение сходимости, достоверности и полноты данных.
-
Создание условий для получения более детальной аналитики по НСИ – для анализа и формирования детализированной отчетности.
Исходя из поставленных целей, выбор пал на систему "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией", поскольку она может выступать в роли мастер-базы по НСИ, не требует отказа от других информационных систем, используемых в компании, и позволяет четко выстроить процесс ввода новых элементов справочников, а также изменения существующих.
Техническая реализация проекта
Шаг 1. Определение требований к НСИ
Первая задача, которая стояла перед специалистами, – это полноценное обследование всех информационных систем и моделирование процессов управления НСИ. Этап обследования – один ключевых этапов проекта, в особенности если у клиента несколько учетных систем и нет регламентов ввода данных.
В ходе обследования был выполнен комплексный анализ текущего учета в компании. По его итогам был сформирован пул требований к общему атрибутивному составу заявок – набору аналитик и реквизитов, используемому для создания НСИ в системе. Для этого специалисты учли нюансы ведения НСИ в используемых системах 1С и на сайте, а также определили необходимые правила контроля качества существующих и новых элементов справочников.
На этом этапе решались такие задачи, как выбор используемых реквизитов для сторонних баз и проработка структур справочников для бухгалтерских баз и финансовой системы.
Шаг 2. Настройка системы 1С:MDM
В 1С:MDM существует понятие "виды заявок". Виды заявок формируются для каждого справочника, в рамках одного справочника можно создать несколько видов заявок – в зависимости от их состава, требований к проверкам и участников процесса согласования.
Справочник номенклатуры в 1С:MDM включает в себя большое количество различных реквизитов, которые нужны не для каждой информационной системы и могут совсем не использоваться у конкретного клиента ввиду специфики бизнес-процессов.
В результате этого этапа работ были сформированы виды заявок на ввод НСИ для справочников "Номенклатура", "Партнеры", "Контрагенты" и "Договоры", проработан атрибутивный состав каждого вида заявки и настроены маршруты согласования.
В системе отражена специфика бизнес-процессов группы компаний "Вальд". Например, в заявке на услуги менеджеры заполняют около 10 реквизитов, а в заявке на готовую продукцию – более 30. Поэтому были настроены разные виды заявок для услуг и для готовой продукции, которые отличаются количеством заполняемых реквизитов. Другой пример: сформированы виды заявок на выделенные товарные группы.
Шаг 3. Интеграции систем 1С с 1С:MDM
В ходе проекта реализованы интеграции 1С:MDM с текущими учетными системами клиента. Сам обмен разработан и настроен при помощи Enterprise Data через сетевой каталог.
При разработке интеграции необходимо было учесть существующие обмены между системами, что усложнило процесс. В результате специалисты разработали разные планы обменов для финансовой системы, для бухгалтерских баз и для системы управленческого учета, а также интеграцию с сайтом компании.
Настроено автоматическое расписание обменов, которое позволяет всем подразделениям компании оперативно получать необходимые для работы данные.
На данный момент в 1С:MDM автоматизировано 100 рабочих мест. Схема интеграций выглядит следующим образом:
Адаптация 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией
Ввод нормативно-справочной информации
Каждая компания имеет свои особенности учета НСИ, поэтому функционал 1С:MDM также может требовать адаптации.
В условиях большого объема и высокой скорости появления новых данных, в компании "Вальд" для ряда справочников была реализована возможность автоматического заполнения заявок на ввод НСИ при создании новых элементов или изменении существующих.
Для контроля качества данных и исключения дублей реализована автоматическая проверка заявок на соответствие выбранным критериям. Заявки затем согласуются менеджером.
Разработан алгоритм массовой загрузки позиций через объединенные заявки. Это позволяет менеджерам одновременно вводить или изменять множество элементов НСИ, а не создавать заявки по одной.
АРМ для массовой загрузки новых позиций НСИ
Для первичного создания номенклатурных позиций сотрудники компании часто использовали Excel-файлы с собственными шаблонами. Чтобы сохранить возможность работы с ними в 1С:MDM, разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) "Загрузка сырых данных".
АРМ предоставляет окно для массовой загрузки новых позиций из MS Excel или внесения изменений в уже существующие. При этом сохраняются логика системы и регламент учета НСИ: каждая загрузка через АРМ автоматически формирует заявки на ввод или изменение данных и проходит проверку качества.
Структуризация НСИ
Проработка атрибутивного состава заявок — ключевой этап нормализации НСИ. В рамках проекта были разработаны правила профилирования заявок, включая проверки на использование специальных символов в наименованиях и артикулах номенклатуры.
Для улучшения структуризации запросов по НСИ:
-
В заявки добавлены дополнительные аналитики.
-
Разработан механизм генерации штрихкодов с использованием различных диапазонов в зависимости от вида продукции.
-
Реализованы настройки отображения заявок и доступ к их атрибутам в зависимости от роли пользователя для обеспечения сохранности данных.
-
Введены запреты на использование спецсимволов в наименованиях и артикулах, а также добавлены счетчики символов.
Пример сформированной карточки номенклатуры с заполненными техническими характеристиками и регистром штрихкодов:
Исключение дублирования НСИ
На старте проекта у клиента отсутствовал единый регламент по учету НСИ, что приводило к большому количеству дублей в данных.
Для решения этой проблемы специалисты группы компаний "СофтБаланс" разработали алгоритм автоматической проверки на дубли по заранее определенным критериям, согласованным на этапе обследования и моделирования. Одним из таких критериев был уникальный код товара из используемой управленческой системы. Всего было определено около семи таких параметров. Разработанный алгоритм автоматической проверки используется при формировании заявок на ввод и изменение элементов справочников в 1С:MDM.
Ранее у заказчика не осуществлялась проверка на схожие или полностью дублирующие элементы НСИ. Специалисты разработали механизм поиска таких элементов справочника на основании технических характеристик номенклатуры.
Эта же возможность реализована и при создании номенклатуры. По команде "Поиск дублей" система проводит проверку и выводит для пользователя список дублирующих элементов.
Результаты проекта
В результате внедрения системы "1С:MDM Управление нормативно справочной информацией" в компании:
-
Организовано централизованное управление нормативно-справочной информацией – теперь в компании есть мастер-база для единого управления НСИ.
-
Сокращены трудозатраты на ввод и отслеживание дублирующей информации.
-
Выросло качество данных за счет введения правил профилирования.
-
Обеспечена сходимость, достоверность и полнота данных во всех используемых системах.
-
Благодаря настроенным ролям и маршрутам согласований заявок оптимизирована работа контролеров и IT-отдела компании в целом.
-
Выросла скорость обработки платежных документов и подготовки отчетов, что было очень важно для бухгалтерии и финансовой службы.
-
Детально проработанный атрибутивный состав заявок позволяет заказчику более обширно и детально анализировать свою деятельность.
-
Созданы условия для получения более детальной аналитики по НСИ – для анализа и формирования отчетности, а также для ведения учета НСИ в новых внедряемых информационных системах в соответствии с заданными требованиями.